Quando assegni il lavoro ai subordinati, controlli molti aspetti dei loro progressi, ma sei principalmente preoccupato che il lavoro venga svolto correttamente e sia fatto in tempo.
Ottieni lavoro fatto in tempo
Ottenere il loro lavoro in tempo è più facile da controllare. Questo perché il tempo è più facile da misurare rispetto alla qualità. È necessario stabilire requisiti chiari, compresi tappe e scadenze, ma è anche necessario consentire una certa flessibilità. Pianifica i loro programmi, o chiedi loro di pianificare i loro programmi, per includere un po 'di tempo libero. Ci saranno sempre alcuni eventi imprevisti, quindi è prudente costruire almeno un po 'di spazio in un programma. La quantità di allentamento consentita nel loro programma varierà da individuo a individuo con gli individui più anziani e di talento che hanno bisogno di un minore allentamento.
Utilizzo di un rapporto sullo stato di avanzamento per tenere traccia del programma
Il metodo più comune per monitorare se il lavoro è fatto in tempo è il rapporto periodico, di solito fatto su base settimanale per piccoli progetti e su base mensile per progetti più grandi. Quando devi sottoporre i tuoi subordinati a rapporti scritti sullo stato di avanzamento, uno degli elementi su cui riporteranno è la loro adesione al programma. Un metodo comune utilizzato per indicare rapidamente lo stato è i colori semaforo. Se il progetto è in programma, mostrerebbero un simbolo verde. Se il progetto è in ritardo, lo mostrerebbero come un simbolo rosso.
A volte il giallo viene anche usato per indicare quando c'è un piccolo problema che non è abbastanza grave da giustificare il colore rosso.
Vuoi anche che segnalino tutto ciò che sta bloccando i loro progressi. Questa sezione dovrebbe includere ciò che hanno cercato di chiarire il blocco e i risultati di tali sforzi. Se stanno richiedendo assistenza da te o da qualcuno al di fuori della loro sfera, questo dovrebbe essere chiaramente indicato.
Non dimenticare di averli inclusi anche i loro risultati. Se hanno fatto qualcosa che ha eliminato un blocco, prevenuto il problema, o in qualche altro modo ha contribuito a mantenere intatto il programma che dovrebbe essere annotato nel loro rapporto sui progressi.
Infine, la relazione sullo stato di avanzamento dovrebbe mostrare la percentuale completa, il piano rispetto all'attuale. La maggior parte dei progetti fa pochi progressi all'inizio, poi salgono rapidamente e alla fine del progetto fanno ancora lenti progressi. La pianificazione del progetto che tu e il tuo dipendente avete sviluppato dovrebbero tener conto di ciò. Indipendentemente dal fatto che tu abbia incluso questo nel programma, devi valutare i progressi segnalati dal dipendente. La percentuale programmata completa dovrebbe riflettere, in generale, la quantità di tempo assegnata al progetto.
In un progetto con un programma di tre mesi, il dipendente dovrebbe segnalare la percentuale completa pianificata di circa 1/3 alla fine del primo mese. Se hanno riportato un numero molto più piccolo o molto più grande, sarebbe prudente per te sembrare un po 'più profondo. Inoltre, è necessario esprimere un giudizio sull'accuratezza di quanto riportano per una percentuale effettiva completa. In base alle tue conoscenze del progetto e al suo stato generale, dovresti essere in grado di giudicare, approssimativamente, se la percentuale di completamento riportata dal dipendente è accurata o meno.
Ad esempio, se riportano una cifra completa pianificata del 60% e una percentuale reale effettiva del 65%, ma sai che il progetto è stato afflitto da difficoltà, dovresti esaminare il report più in dettaglio.
Ottieni lavoro fatto bene
È più difficile misurare e monitorare se il tuo dipendente sta svolgendo correttamente il lavoro. Questo perché è più difficile definire e quantificare cosa significa "fatto bene". Anche in questo caso, come per gli orari, è necessario definire aspettative e obiettivi chiari e specifici. E mentre con i programmi si consente una certa flessibilità e flessibilità, è necessario essere meno flessibili per quanto riguarda la qualità. Buono è buono
Non perdere di vista il tuo obiettivo. Quando parliamo di "fatto bene", ricorda che stai andando per "eccellente" non "perfetto". E non dimenticare di concentrarti sui risultati piuttosto che sul processo.
Tracciamento dei progressi per averlo fatto bene
Il modo migliore per tenere traccia dei progressi dei dipendenti rispetto al lavoro svolto correttamente è un frequente incontro e un uso liberale di "show and tell". Quando un dipendente riferisce di aver compiuto progressi apprezzabili, invitali a mostrarti cosa hanno fatto. All'inizio del progetto, il lavoro potrebbe essere un po 'approssimativo e solo parzialmente completo. Questo è normale. Tuttavia, con il passare del tempo, le dimostrazioni dei dipendenti dovrebbero mostrare progressi nel rendere il lavoro più fluido e completo.
La chiave durante queste revisioni di qualità è assicurarsi che la stima del dipendente della qualità del lavoro svolto finora corrisponda al proprio. Ad esempio, se si rivede il progetto che è a metà metà e il dipendente indica che la qualità del lavoro è a quel livello, è necessario assicurarsi di essere d'accordo. Se ti sembra che la qualità del lavoro svolto fino a questo punto sia ancora approssimativa e preliminare, devi discutere della differenza con il dipendente e azzerarne le aspettative. Se non lo fai, quando pensano di aver raggiunto la qualità finale, è probabile che tu ritenga che il lavoro sia solo moderatamente terminato.
Linea di fondo
Quando rivedi il lavoro che hai delegato ai subordinati, ricorda che sei ancora responsabile del loro lavoro. Quindi assicurati che il lavoro sia fatto in tempo e fatto bene come discusso sopra. Al primo segno di difficoltà, è necessario intervenire e adeguare gli standard del dipendente in modo che sia conforme al proprio.