Mentre una semplice lista di cose da fare può essere sufficiente per completare piccoli progetti in giro per la casa quando si tratta di gestione del progetto, di solito è necessario un piano d'azione più dettagliato. Uno dei modi più popolari e pratici per gestire i tempi di tutte le attività di un progetto consiste nell'utilizzare un diagramma di Gantt.
Cos'è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è un grafico che mostra tutti i diversi sotto-compiti di un progetto e come si relazionano tra loro in termini di tempo. È un modo di visualizzare la pianificazione del progetto e aiuta a portare a termine il lavoro in tempo. Mostra tutte le attività che devono essere eseguite, la quantità di tempo che ogni attività deve svolgere, i tempi in cui devono essere completate le singole attività e la relazione tra le varie attività. In questo modo, tutto viene eseguito nei tempi previsti e non si perde tempo ad attendere il completamento di un'attività che avrebbe dovuto essere già eseguita.
Ecco nove componenti chiave dei diagrammi di Gantt.
Le date sono visualizzate lungo la parte superiore
Uno dei componenti principali di un diagramma di Gantt, le date consentono ai responsabili di progetto di vedere non solo quando l'intero progetto inizierà e terminerà, ma anche quando ogni attività avrà luogo.
Le attività sono elencate in basso a sinistra
I progetti di grandi dimensioni sono sempre costituiti da un gran numero di attività secondarie. Un diagramma di Gantt aiuta i project manager a tenere traccia di tutte le sotto-attività in un progetto, quindi nulla viene dimenticato o ritardato.
Le barre sono utilizzate per rappresentare l'intervallo di tempo previsto per ciascuna attività
Dopo aver elencato le attività secondarie, le barre vengono utilizzate per mostrare esattamente quando ogni sub-attività deve aver luogo. Questo aiuta a garantire che ogni sub-attività venga eseguita nei tempi previsti, in modo che l'intero progetto venga completato in tempo.
Quando i diagrammi di Gantt sono stati inizialmente sviluppati, sono stati scritti a mano, facendo cambiare o aggiornare il grafico laborioso. Fortunatamente, con l'attuale software di gestione dei progetti, i project manager possono facilmente aggiungere, sottrarre e modificare attività senza dover modificare manualmente l'intero grafico.
Le pietre miliari sono visualizzate come diamanti
Le pietre miliari sono quelle attività che sono strumentali al completamento e al successo di un progetto. A differenza dei dettagli minori, che devono essere anche fatti, il completamento di una pietra miliare offre un senso di soddisfazione e di avanzamento. In un diagramma di Gantt, le pietre miliari vengono visualizzate come diamanti (o, a volte, una forma diversa) alla fine di una determinata barra delle applicazioni.
Le dipendenze sono indicate da piccole frecce
Mentre alcune delle attività possono essere eseguite in qualsiasi momento, altre devono essere completate prima o dopo l'inizio o la fine di un'altra attività secondaria. Queste dipendenze sono indicate da piccole frecce tra le barre delle attività su un diagramma di Gantt.
Viene mostrato lo stato di Shading sulle barre delle attività
Mentre molte sotto-attività possono essere completate abbastanza velocemente, ci saranno molte volte in cui vorrete vedere a colpo d'occhio come sta andando il vostro progetto. Questo può essere ottenuto ombreggiato le barre delle applicazioni per rappresentare la porzione di ogni attività che è già stata completata.
Un indicatore di linea verticale mostra la data corrente
Un altro modo per vedere il processo del progetto a colpo d'occhio, un indicatore di linea verticale indica la data corrente sul grafico. Ti aiuta a gestire il tuo tempo in modo efficace come puoi vedere a colpo d'occhio quanto hai ancora da fare e vedere se sei sulla buona strada per completare il progetto in tempo.
Identifica l'ID del compito
Nel mondo del business frenetico di oggi, è probabile che si svolgano diverse attività contemporaneamente. Includere l'ID di attività sul diagramma di Gantt aiuta tutte le persone coinvolte a identificare rapidamente l'attività di cui si sta parlando.
Le risorse sono assegnate e identificate
Mentre non tutti i grafici di Gantt elencano i nomi delle persone che lavoreranno su di esso, se il tuo progetto sarà completato da un numero di individui, elencando i nomi e le attività che vengono loro assegnate può essere incredibilmente utile.
Quando si gestisce un progetto, è necessario assicurarsi che tutte le singole attività siano completate in modo tempestivo ed efficiente. Un diagramma di Gantt ti aiuterà a fare proprio questo.