Attività commerciale

Domande e risposte sull'intervista di lavoro amministrativo

Quando intervisti per un lavoro di assistente amministrativo, l'intervistatore vorrà conoscere le qualifiche che hai per la posizione e il modo in cui ti inserirai in azienda e nel dipartimento. Gli intervistatori di posizioni amministrative chiedono spesso quali sono le competenze specifiche che possiedi per il tuo lavoro e le tue abilità per le persone meno quantificabili.

Suggerimenti per la gestione dell'intervista

Sappiate che la discussione probabilmente andrà oltre le soft skills come le vostre abilità comunicative, attitudine per l'organizzazione o tempestività. Dovresti essere pronto a parlare anche di abilità difficili.

Preparati a discutere dei programmi software

Poiché molte posizioni di assistente amministrativo richiedono l'uso frequente di software specifici, potrebbe essere necessario discutere vari programmi con cui hai lavorato, come hai utilizzato questi programmi e il tuo livello di esperienza.

  • Risposta esemplificativa: Mi piace usare la tecnologia e conoscere nuovi programmi. Ho anche un talento per insegnare ai colleghi che potrebbero non essere così esperti nell'uso dei sistemi. Nel mio ultimo lavoro alla Kent Associates, mi sono offerto volontario per rivedere i sistemi di gestione dei progetti per il team di professionisti che ho supportato. Il mio capo ha approvato la mia raccomandazione e abbiamo introdotto un sistema basato sul web, Asana, che ci aiuta a tracciare progetti e condividere informazioni su una piattaforma web.
  • Risposta esemplificativa: Sono la persona giusta in ufficio per le diapositive PowerPoint e mi piace aiutare i nostri addetti alle vendite a stupire i clienti con le loro presentazioni. Sono anche un utente avanzato di Excel e creo macro complessi per preparare le proiezioni di budget per le proposte di progetto.

    Sii pronto a discutere i processi amministrativi

    Dovresti essere pronto a discutere del tuo flusso di lavoro e dei processi amministrativi nelle posizioni precedenti. Come professionista amministrativo, non ci dovrebbero essere dubbi sul fatto che tu sia organizzato e orientato ai dettagli. Il tuo intervistatore vorrà sapere come manifestare queste qualità nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

    • Risposta esemplificativa: le abilità organizzative e l'attenzione ai dettagli sono tra i miei punti di forza. Ho prosperato in situazioni in cui posso portare ordine a progetti complessi. Ad esempio, ho supportato otto professionisti che stavano pianificando eventi promozionali per i clienti. Ho sviluppato un modello per tenere traccia degli obiettivi e dei progressi per ogni progetto e impostarlo su un'unità condivisa in modo che tutti i membri dello staff potessero tenere traccia dei progressi con i progetti e gli eventi del team.
    • Risposta esemplificativa : quando lavoravo per il gruppo Alfred, ho creato un manuale delle procedure che illustrava i passaggi nell'elaborazione delle richieste di prestito e lo metteva online in modo che tutti i funzionari di prestito potessero seguire lo stesso processo.

      Tienilo sempre positivo

      Sii consapevole del tuo comportamento durante l'intervista. Poiché gli assistenti amministrativi spesso si interfacciano molto strettamente con le persone per le quali lavorano, è importante essere positivi, professionali ed educati. Avrai voglia che l'intervistatore non abbia dubbi sul fatto che lavorare con te sarebbe un'esperienza piacevole.

      • Risposta esemplificativa: Ho lavorato alla reception nella nostra agenzia, ed è stato fondamentale che ho fatto una prima impressione positiva per i clienti attuali e potenziali. Sono una persona naturale "può fare" e le mie recensioni hanno lodato regolarmente il mio orientamento al servizio clienti.
      • Risposta esemplificativa: La società esamina i clienti dopo interazioni e il mio nome è emerso costantemente come uno staff che è stato utile, piacevole e professionale. Il mio capo ha commentato quanto spesso i clienti mi chiedono quando si chiama l'ufficio per l'assistenza.

        Prepararsi per l'intervista

        Analizzare la descrizione del lavoro per cercare di capire se esiste un particolare dominio su cui si concentra la posizione. Ad esempio, c'è un'enfasi sulla pianificazione del viaggio, il coordinamento del progetto, la programmazione giornaliera delle riunioni, l'assistenza personale o altro? In tal caso, assicurati di sottolineare la tua esperienza più pertinente quando rispondi alle domande di interviste specifiche per il lavoro.

        Fai una lista delle abilità che menzionano nella pubblicazione del lavoro, e sentiti libero di aggiungere anche quelle che ritieni siano applicabili. Quindi dai un'occhiata alle tue abilità amministrative e di ufficio e abbina le tue qualifiche al lavoro. Questo ti aiuterà a personalizzare le tue risposte nel modo più pertinente alla posizione specifica.

        Assistente amministrativo Intervista Domande e risposte

        Durante la preparazione, può essere utile rivedere le domande che potrebbero essere poste e riflettere su come inquadrare una risposta, evidenziando esperienze e successi specifici da precedenti lavori.

        • Quali competenze informatiche hai e quali programmi ti senti a tuo agio? - Le migliori risposte
        • Sei a tuo agio nell'usare un telefono con più linee e gestire un elevato volume di chiamate telefoniche? - Le migliori risposte
        • In questa azienda, ci piace pensare a noi stessi come a una squadra che lavora insieme per gli stessi obiettivi. Come ti senti a lavorare in un ambiente di squadra? - Le migliori risposte
        • Come ti sentiresti a supervisionare due o tre altri dipendenti? - Le migliori risposte
        • Qual è il tuo più grande punto di forza e in che modo aiuterà le tue prestazioni in questa posizione? - Le migliori risposte
        • Qual'è la tua più grande debolezza? - Le migliori risposte
        • Come gestisci lo stress e la pressione? - Le migliori risposte
        • Com'è stato lavorare per il tuo supervisore? - Le migliori risposte
        • Cosa ti aspetti da un supervisore? - Le migliori risposte
        • Preferisci lavorare in modo indipendente o in una squadra? - Le migliori risposte
        • Lavori bene con le persone? - Le migliori risposte
        • Dare alcuni esempi di lavoro di squadra. - Le migliori risposte
        • Domande di intervista al receptionist. - Elenco delle domande

        Domande da porre all'intervistatore

        Dovresti anche fare delle ricerche sulla compagnia ed essere pronto a fare domande pertinenti quando ti viene data l'opportunità. Può essere utile fare alcune domande prima del tempo che potresti chiedere o discutere ulteriormente, se non hai avuto la possibilità prima nel colloquio. Spesso questo si avvicina alla fine dell'intervista, quindi vuoi lasciarli con una buona impressione. Un ottimo modo per farlo è mostrare il tuo interesse e la preparazione per il colloquio di lavoro legando le domande che ti sono state poste con alcune tue domande.

        • Quali sono le responsabilità di questa posizione?
        • Puoi descrivere un giorno tipico (settimana) in questo dipartimento?
        • Quali sono i punti di forza in questo reparto? Quali sono i punti deboli?
        • Cosa direbbero i tuoi assistenti del passato è stata la parte migliore del lavoro per te? Cosa direbbero che fosse il peggiore?
        • In che direzione vedi andare la società nei prossimi cinque anni? Pensi che ci siano delle minacce al suo successo?
        • Perché il tuo ultimo assistente ha lasciato la posizione? Quali erano i suoi punti di forza? Quali erano le sue debolezze? Cosa sta facendo ora?
        • Quali caratteristiche ha avuto il tuo miglior assistente? E il tuo peggior assistente?
        • Con quale frequenza vengono eseguite le revisioni delle prestazioni? Chi li conduce?
        • Quali sono le competenze più importanti per te in un assistente amministrativo?
        • Come ricompensa e incoraggia le persone che lavorano nel tuo dipartimento?
        • Ci sono problemi di produzione in corso in questo reparto?
        • Come hai affrontato i problemi del personale in passato?
        • Quali sono alcune delle più grandi sfide per una persona in questa posizione?
        • Qual è l'aspetto più gratificante di questa posizione, secondo lei?
        • La (azienda / dipartimento) supporta l'appartenenza ad associazioni professionali e lo sviluppo professionale continuo?
        • Come descriveresti il ​​ruolo dello staff amministrativo in questo ufficio?
        • Si prevedono ore straordinarie o di fine settimana?
        • Cosa ti piace di più di lavorare per questa azienda? Ci sono cambiamenti che faresti?
        • Cosa ti piace di meno di lavorare qui?
        • Incoraggia il dipartimento a lavorare in gruppo o a concentrarsi maggiormente sui contributi individuali?

        Domande generali di intervista di lavoro

        Oltre alle domande di colloquio di lavoro specifiche, ti verranno poste anche domande più generali sulla tua storia lavorativa, istruzione, punti di forza, punti deboli, risultati, obiettivi e piani. Ecco una lista delle domande più comuni di intervista e di risposte campione.

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