Rendi le riunioni meno noiose in modo da realizzare il loro scopo
Le riunioni sono una parte inevitabile del business. Condividete informazioni, scambiate idee, create soluzioni e create processi e sistemi. Il problema è che molti di questi incontri sono dolorosamente noiosi, il che significa che le persone che partecipano hanno il cervello completamente sintonizzato.
Se le persone non prestano attenzione e sono concentrate, l'incontro è solo uno spreco di tempo per tutti. Come puoi rendere le riunioni noiose più eccitanti in modo che realizzino qualcosa? Ecco 5 consigli pratici:
1. Divieto di smart phone
Sì, è come dire alla gente di buttare i loro bambini nella tana dei lupi prima di venire all'incontro. La gente insisterà sul fatto che devono avere i loro telefoni, dopotutto potrebbe verificarsi un'emergenza. Sì. Il mondo potrebbe finire durante la riunione di pianificazione trimestrale, ma è improbabile.
Il problema con la tecnologia odierna è che ti consente di concentrarti su ciò che non è di fronte a te: l'incontro. La cosa divertente è che se le persone fossero faccia a faccia con le persone che stavano scrivendo durante la tua riunione, avrebbero mandato messaggi a qualcun altro. I telefoni restano nei banchi.
Senza il telefono, due cose accadono durante la riunione. Sei costretto a rimanere nel presente e i tempi di fermo vengono spesi comunicando con gli altri partecipanti. Perché è così importante? Perché scoprirai che le tue riunioni sono più interessanti quando conosci i tuoi colleghi.
Come li conosci? Parlando con loro. Cosa fai quando hai il telefono? Non parli con le nuove persone.
2. Preparare, Preparare, Preparare
Un incontro in cui il lead o il moderatore arriva in ritardo, non ha un ordine del giorno, e lo alieggia, è noioso e noioso. Un incontro ben preparato può essere affascinante e coinvolgente. Quando il leader ha un piano e uno scopo, l'incontro sarà più interessante. Quando non c'è direzione o obiettivo, l'incontro non sarà interessante.
L'altra parte della preparazione sta migliorando le tue abilità. Sei stato a riunioni che sono state produttive e interattive e ti hanno fatto sentire di poter andare avanti e realizzare grandi cose. E hai partecipato a riunioni in cui sei abbastanza sicuro che se ti addormentavi nessuno ti mancherà e non ti mancherà nulla di importante. La differenza è la persona che gestisce la riunione.
Se le tue riunioni sono noiose, dai un'occhiata allo specchio. Trova un modo per migliorare. Puoi prendere una lezione formale (il tuo dipartimento risorse umane potrebbe aiutarti con i suggerimenti), puoi chiedere feedback e mentoring da un collega le cui capacità di ammettere incontri o puoi frequentare un corso online. Un sacco di aiuto è disponibile per te, e molto è gratuito per l'assunzione quando vuoi rendere più eccitanti le tue solite riunioni noiose.
3. Tutti partecipano
Perché dovrebbero partecipare tutti? Bene, perché se la partecipazione non è necessaria, puoi gestire l'intero problema via email. Sul serio. Ci sono pochissime volte in cui è necessario portare un gruppo per trasmettere informazioni.
Sì, ci sono alcune cose come licenziamenti di massa o una completa ristrutturazione aziendale che andrà meglio se un manager parla all'intero gruppo, ma nella maggior parte dei casi, le riunioni dovrebbero sempre essere interattive.
Quanto interattivo? Bene, questo dipende dallo scopo dell'incontro. Se è una sessione di brainstorming, tutti dovrebbero parlare. Se qualcuno non sta parlando, chiama quella persona. Gli introversi potrebbero non gradire quel tipo di incontro e non dovresti organizzare riunioni ad alta pressione per introversi mettendoli sul posto.
Ma la vostra cultura di incontro deve assicurare che tutti partecipino a queste sessioni di brainstorming e che sappiano che la loro partecipazione è richiesta in anticipo.
Se si tratta di una riunione di pianificazione, di una riunione sull'impostazione degli obiettivi o anche di una riunione di un rapporto trimestrale, dovrebbe esserci tempo per l'immissione, se porre domande o fare commenti. L'atmosfera deve incoraggiare la partecipazione, ma con alcuni limiti (vedi sotto).
4. Non permettere a nessuna persona di dominare
Se conduci l'incontro, è naturale che tu debba parlare di più. Dopo di te, però, non vuoi che un'altra persona domini la conversazione. Questo può rendere noioso un incontro. Ricordati di reindirizzare i commenti e chiamare le persone che conosci come esperti nell'area per diffondere un conversatore compulsivo.
Ad esempio, quando Jane ha fatto il suo quarto commento e inizia ad andare per un quinto, l'ha tagliata nel modo migliore possibile dicendo "Grazie, Jane, conosciamo la tua posizione. Mi piacerebbe sentire cosa ha da dire Karen. E, Jim e Bob non hanno ancora avuto la possibilità di parlare.
A volte, prima di un incontro, devi parlare con i Janes del tuo ufficio per ricordare loro che il punto di riunirsi in gruppo è condividere idee con tutti e se domina, l'incontro non avrà lo stesso successo. Oppure, subito dopo l'incontro funziona bene, come avrai nuovi esempi se necessario.
Le persone che hanno avuto il tempo di partecipare ad una riunione portando la loro conoscenza ed esperienza meritano la possibilità di parlare e condividere le loro opinioni. Come leader, puoi imparare a controllare il comportamento che mina la riunione.
5. Crea oggetti utilizzabili
Un incontro che termina senza azioni era solo una perdita di tempo. È una discarica di informazioni, nel qual caso un incontro non era il modo migliore di procedere. Un incontro interessante ed emozionante si conclude con le cose che le persone possono e dovrebbero fare, sia per promuovere i loro obiettivi individuali o gli obiettivi dell'azienda o, idealmente, entrambi. Se le persone non stanno andando via sapendo quali sono i loro prossimi passi, allora l'incontro fallisce.
Oltre ad avere oggetti utilizzabili, è necessario un follow-up. Questo può avvenire in una seconda riunione o individualmente, ma deve succedere. Le persone si sintonizzano se sanno che gli elementi di azione sono tutti per lo spettacolo.
Le riunioni non sostituiranno mai i viaggi a Disneyland per l'eccitazione, ma puoi renderli più interessanti, interessanti e produttivi. Apporta questi cinque cambiamenti e renderà le tue solite riunioni noiose più eccitanti per le persone che frequentano. E questa è una buona cosa per il successo della tua organizzazione.