Quando il multitasking ti rende meno produttivo, prova questo
Adoro il multitasking.
Ho pensato che mi avrebbe reso più produttivo e mi avrebbe fatto sembrare superumana, facendo un po 'di questo e un po' di tutto allo stesso tempo, ma i risultati hanno dimostrato il contrario: non ho mai fatto niente alla fine della giornata e era spesso frustrato.
Anche la ricerca della Stanford University mi ha dato torto. Forbes ha una storia su uno studio dell'Università di Londra che dimostra non solo che il multitasking ti rende meno produttivo, ma ti rende persino stupido!
Quindi, mi sono imbattuto nel metodo GTD. Sembrava incredibile e ho trovato una versione semplificata per aiutarmi a essere più produttivo e felice sul lavoro.
Ecco come lo faccio.
1. Pensalo
Per prima cosa, devi avere un obiettivo.
Può essere qualsiasi cosa, dalla firma di un contratto di lavoro a una campagna di beneficenza. Oppure, può essere un viaggio del personale aziendale, come nel mio caso.
Sapevo esattamente cosa volevo ottenere, quindi questa era la mia destinazione. Non c'era bisogno di preoccuparsi di come arrivarci perché sapevo che avrei riempito i dettagli in seguito.
2. Svuotalo
Proprio come ha detto David Allen, la tua mente è per avere idee, non tenerle.
Ora che hai fatto la parte più facile, passiamo al prossimo passo: togli tutti i pensieri dalla tua testa.
Sapevo che molti dei nostri dipendenti vorrebbero visitare il Giappone, portare le loro famiglie e gli amici, vedere le bellissime foglie d'acero in autunno, provare il famoso udon di Sanuki, ecc., E sapevo che dovevo trovare un'agenzia di viaggi ragionevole per aiutarmi.
Puoi usare una penna o un taccuino per scrivere le idee o digitarle su TextEdit, Blocco note o Google Documenti. Oppure fai quello che ho fatto, usa una semplice app per prendere appunti e web come Evernote.
La cosa bella di questa app gratuita è che ogni volta che un pensiero arriva a te, puoi aggiungerlo subito alle note perché è disponibile su tutti i tuoi dispositivi. In questo modo, è meno probabile che manchi un dettaglio importante, ad esempio (sul mio progetto), se qualcuno del personale fosse vegetariano o avesse delle allergie.
3. Break It
Quindi, metti le tue idee a cui appartengono nelle categorie appropriate e suddividili in oggetti utilizzabili.
Allontanati dalla prendere appunti per qualcosa che ti aiuterà a farlo. Strumenti di gestione delle attività, in particolare quelli con un numero illimitato e livelli di attività come Quire, torneranno utili ora.
Guardando i miei appunti, che erano entrambi disordinati e brutti, ho creato un elenco di attività come "Itinerario" con attività secondarie (o secondarie), tra cui "Quali luoghi visitare", "Quali ristoranti dove mangiare" e "Quali negozi acquistare" a 'in un progetto che ho chiamato' Staff Trip 2015 '.
Mentre ci sei, puoi aggiungere specifiche come la data di scadenza e i tag per le tue attività come "Urgente" o "Più tardi". Questo ti aiuta a ricordarti cosa dovrebbe essere fatto prima. Puoi anche riordinarli in qualsiasi momento se la loro priorità cambia.
4. Fallo
Infine, è il momento di scendere allo specifico.
Questo è probabilmente il passo più dispendioso in termini di tempo, in cui dovrai discutere, ottenere aiuto esterno e completare ogni attività prima di arrivare a destinazione - nel mio caso, Aeroporto Narita, nel tuo caso alla chiusura di qualunque progetto tu stia lavorando .
Ad esempio, alcuni mesi prima di atterrare all'aeroporto di Narita, dovevamo prima discutere l'itinerario tra di noi. Avevo discusso di questo nel Passaggio 3 e poi ho dovuto cercare le migliori agenzie di viaggio, discutere di quale collaborare, contattare l'agenzia e così via.
Fortunatamente, ho potuto eseguire lo zoom su una particolare attività o filtro per data di scadenza e tag per rimanere concentrato utilizzando i miei strumenti di gestione delle attività, quindi non mi sono sentito sotto pressione o sopraffatto.
Quindi, eccomi qui, finire questo post con il mio televisore spento, iTunes chiuso e la mia bocca chiusa, mentre mi sentivo bene e orgoglioso di me stesso. Puoi esserlo anche tu.