Mentre alcune metodologie di progetto come approcci agili comprimono o ripetono le fasi successive in cicli più veloci e iterativi, il lavoro di ogni fase è visibile e distinto in ogni progetto.
Segue un processo a cinque fasi
- Iniziazione: formazione del team di progetto, noleggio del progetto e kick-off.
- Pianificazione: finalizzazione dello scopo del progetto, definizione della ripartizione dettagliata del lavoro, valutazione del rischio, identificazione dei requisiti delle risorse, completamento del programma e preparazione del lavoro effettivo.
- Esecuzione: esecuzione del lavoro effettivo richiesto dalla definizione e dall'ambito del progetto.
- Monitoraggio e controllo: gestione, reporting e controllo effettivi delle risorse e dei budget durante la fase di esecuzione.
- Chiusura del progetto: consegna del progetto, valutazione delle lezioni apprese, aggiornamento del gruppo di progetto.
Flusso di progetto tradizionale
Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, il movimento attraverso le fasi è lo stesso. Il progetto è avviato o avviato con una carta che identifica il project manager e descrive l'importanza del progetto.
Una volta che il progetto è stato avviato, passa alla fase di pianificazione. Qui, il nucleo e i gruppi di lavoro identificano il lavoro necessario da completare per raggiungere lo scopo del progetto e sviluppare stime e valutazioni per tempo, costi, risorse e rischi.
Dopo la fase di pianificazione, il lavoro inizia e si svolge in un ordine definito necessario per passare da un'attività precedente o precedente a attività successive. Le dipendenze del progetto svolgono un ruolo importante in questa fase.
Mentre l'esecuzione procede, il project manager ei membri del team monitorano, riferiscono e controllano il progetto complessivo, con particolare attenzione alle attività del percorso critico. Questo lavoro continua fino a quando la fase di esecuzione è completa e il progetto viene consegnato al cliente.
La fase finale, la chiusura del progetto, prevede il completamento della consegna, la valutazione delle lezioni apprese e l'aggiornamento del team di progetto in modo che i membri possano passare alla loro successiva iniziativa.
Per progetti di tipo di sviluppo agili o iterativi, la pianificazione e l'esecuzione avvengono in brevi sprazzi o sprint, con le fasi ripetute fino al completamento del progetto per la soddisfazione del cliente.
Spiegazione dettagliata per ogni fase
Iniziazione: un solido avvio del progetto non solo renderà il tuo progetto un successo, ma getterà le basi per tutte le fasi future. Durante l'iniziazione, i membri del team del progetto verranno assegnati, li informeranno sugli obiettivi generali del progetto e chiederanno al cliente o al proprietario del progetto quante più domande possibili in modo da poter pianificare il progetto in modo efficiente. È anche un ottimo momento per creare entusiasmo per il team sul progetto e raccogliere ogni dettaglio dell'ultimo minuto che possa influenzare la pianificazione del progetto. Ulteriori passaggi includono:
- Analisi degli stakeholder
- Assegnazione di uno sponsor esecutivo
- Sviluppo e comunicazione di documenti charter
- Incontro formale di avvio
Pianificazione : una volta avviato il progetto e raccolto tutte le informazioni pertinenti, inizierai a pianificare il tuo progetto. La fase di pianificazione dipende dalle dimensioni del tuo progetto, dalla quantità di informazioni che devi organizzare e dalla grandezza della tua squadra. Il risultato della pianificazione dovrebbe essere un chiaro piano o programma di progetto, da cui ognuno seguirà i compiti assegnati. Utilizzare un programma di pianificazione del progetto come Microsoft Project o Basecamp è estremamente utile quando si pianifica un progetto. Se non si ha accesso a uno di questi programmi, eseguire una ricerca generale online per un software di pianificazione del progetto gratuito.
Anche se l'utilizzo di un programma di pianificazione del progetto è utile, non è sempre necessario. Usare Excel e Word per creare il tuo piano e comunicarlo al team è altrettanto efficace. Attività specifiche nella fase di pianificazione includono:
- Creazione di un piano di comunicazione per le varie parti interessate coinvolte.
- Sviluppo di una struttura dettagliata per la ripartizione del lavoro.
- Identificare il percorso critico.
- Tracciare le risorse sul piano del progetto e perfezionare la sequenza del lavoro sulla base delle dipendenze del progetto e dei vincoli di risorse.
- Sviluppare un programma dettagliato.
- Valutare i rischi e sviluppare un piano di prioritizzazione e attenuazione dei rischi.
Esecuzione: ora che hai un solido piano di progetto, il team può iniziare l'esecuzione del progetto rispetto alle attività assegnate. È il palcoscenico in cui ognuno inizia a fare il lavoro. Ti consigliamo di avviare ufficialmente la fase di esecuzione con incontri di persona per garantire che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per iniziare a eseguire la loro parte del progetto. Far partire il team sulla strada giusta è parte integrante del successo del progetto, quindi articolare chiaramente il programma e il piano di comunicazione.
Monitoraggio e controllo: mentre il progetto è in fase di esecuzione, inizierai a monitorarlo e controllarlo per assicurarti che si muova come previsto. Esistono vari modi per monitorare e controllare un progetto. I check-in occasionali con i capigruppo, gli "stand-up" organizzati quotidianamente o le riunioni di status settimanali più formali sono efficaci. Le informazioni che emergono da questi incontri o canali di comunicazione informeranno il ciclo di feedback e in definitiva qualsiasi ripensamento e adeguamento necessari al progetto.
Altre importanti attività in questa fase includono:
- Aderendo al piano di comunicazione prestabilito per garantire la consapevolezza delle parti interessate sullo stato del progetto.
- Monitoraggio di team di lavoro e attività di lavoro sul percorso critico.
- Identificazione delle opportunità per migliorare le prestazioni della pianificazione mediante il tracciamento rapido o il completamento delle attività in parallelo o laddove necessario, bloccando la pianificazione aggiungendo risorse.
- Monitoraggio dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati.
- In alcuni casi, il monitoraggio, il calcolo e la segnalazione del valore ottenuto per il piano di progetto.
- Monitorare e mitigare i rischi e perfezionare il piano di rischio secondo necessità.
Chiusura del progetto: una volta che tutti i dettagli e le attività del progetto sono stati completati e approvati dal cliente o dal proprietario del progetto; puoi finalmente chiudere il tuo progetto. La chiusura di un progetto è tanto importante quanto l'avvio, la pianificazione e l'esecuzione. Dovrai documentare tutte le informazioni dal progetto e organizzarle ordinatamente in modo da poter tornare indietro se necessario. È anche un buon momento per tenere un post-mortem sul progetto in modo che tutti i membri del team possano riflettere su ciò che è andato bene o sbagliato durante il progetto.
Dovrebbe anche essere documentato in modo che il risultato possa essere condiviso con altri membri del progetto e archiviato in una cartella della cronologia del progetto. Infine, è importante aggiornare formalmente il team di progetto, fornendo feedback e valutazioni delle prestazioni come indicato dalla politica della vostra azienda.