In genere, una lettera stampata è riservata alle comunicazioni professionali più importanti o ad altre comunicazioni professionali: lettere di raccomandazione, lettere di accompagnamento, lettere di dimissioni, corrispondenza legale, comunicazioni aziendali, ecc. Dal momento che si tratta di una modalità di comunicazione formale, è necessario per assicurarti di sapere di formattare una lettera.
La corretta formattazione è particolarmente importante se si invia una copia cartacea al destinatario anziché a un'e-mail: la lettera deve adattarsi correttamente alla pagina e avere un bell'aspetto.
Il seguente formato di lettera di esempio include le informazioni che è necessario includere durante la scrittura di una lettera, insieme ai consigli sul carattere appropriato, sulla formula, sulla spaziatura, sulla chiusura e sulla firma per la corrispondenza commerciale.
Esempio di formato lettera
Informazioni di contatto (le tue informazioni di contatto Se scrivi su carta intestata che include le tue informazioni di contatto, non è necessario includerlo all'inizio della lettera).
Il tuo nome
Il tuo indirizzo
La tua città, stato, codice postale
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica
Data
Informazioni di contatto (la persona o l'azienda a cui si sta scrivendo)
Nome
Titolo
Azienda
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
Saluto ( esempi di saluto)
Caro signor / m. Cognome: (usa un saluto formale, non un nome, a meno che tu non conosca la persona estremamente bene, se non conosci il genere della persona, puoi scrivere il loro nome completo. Ad esempio, potresti scrivere "Caro Pat Crody" invece di "Dear Mr. Crody" o "Dear Ms. Crody". Si noti che il nome della persona è sempre seguito da due punti (:) in una lettera commerciale e non da una virgola. Se non si conosce il nome del destinatario, è ancora comune (e sicuro) usare il vecchio stile "A chi può interessare:").
Corpo di lettera
Il primo paragrafo della tua lettera dovrebbe fornire un'introduzione sul perché stai scrivendo in modo che il tuo scopo sia ovvio fin dall'inizio.
Quindi, nei paragrafi seguenti, fornire ulteriori informazioni e dettagli specifici sulla richiesta o le informazioni fornite.
L'ultimo paragrafo della tua lettera dovrebbe reiterare la ragione per cui stai scrivendo e ringraziare il lettore per aver esaminato la tua richiesta.
Se del caso, dovrebbe anche chiedere cortesemente una risposta scritta o l'opportunità di organizzare un incontro per discutere ulteriormente la richiesta.
Chiusura
Cordiali saluti, ( Esempi di chiusura )
Firma
Firma scritta a mano (per una lettera cartacea - utilizzare inchiostro blu o nero per firmare la lettera)
Firma tipizzata
Se stai inviando una lettera email, ecco cosa includere e come formattare la tua firma.
Suggerimenti per la formattazione della tua lettera
- Quando scrivi una lettera, la tua lettera dovrebbe essere semplice e mirata, in modo che lo scopo della tua lettera sia chiaro.
- Spazio singolo alla lettera e lasciare uno spazio tra ogni paragrafo. Sinistra giustificare la tua lettera.
- Utilizzare un carattere semplice come Arial, Times New Roman, Courier New o Verdana. La dimensione del carattere dovrebbe essere 10 o 12 punti.
- Lascia una riga vuota dopo il saluto e prima della chiusura.
- Le lettere commerciali devono sempre essere stampate su carta bianca piuttosto che su carta colorata o su supporto personale.
Verifica errori di formattazione e errori di battitura
Una volta scritta la lettera commerciale, correggila (usando il controllo ortografico) sullo schermo. Quindi stampalo e rileggilo almeno un'altra volta, verificando eventuali errori o errori di battitura. (Spesso è più facile individuare gli errori su una copia cartacea.)
Fai attenzione anche agli errori di formattazione, come due paragrafi che non hanno uno spazio intermedio o linee che sono rientrate in modo errato.
Quindi, prima di inserire la lettera in una busta, non dimenticare di firmare sopra il nome digitato, usando inchiostro blu o nero.
Se stai usando Microsoft Word o un altro programma di elaborazione testi per scrivere la tua lettera, ci sono modelli disponibili che possono aiutarti a formattare correttamente la tua lettera. Ecco ulteriori informazioni sui modelli di lettera di Microsoft Word gratuiti.
Altre informazioni sulla scrittura delle lettere
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Inizia con le nozioni di base su come scrivere una lettera commerciale utilizzando un formato generale e rivedere i vari modelli di lettere commerciali. Inoltre, è possibile consultare questi esempi di lettera commerciale relativi all'occupazione. Rivedi maggiori dettagli sulla formattazione e dai un'occhiata a un altro esempio di come formattare una lettera commerciale.
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Non tutte le lettere commerciali sono stampate e spedite, quindi è importante rivedere queste linee guida per e-mail professionali e lettere .