L'ambito del progetto definisce tutto il lavoro da completare durante il progetto. Lo scopo descrive cosa deve essere realizzato con il progetto. Definisce il prodotto finale da consegnare al cliente entro un determinato momento e con un budget o costo specificato. Inoltre, l'ambito definisce i limiti del lavoro, consentendo ai membri del team di valutare con precisione ciò che è e non fa parte dello sforzo richiesto.
La potenza di un ambito di progetto attentamente costruito:
Una dichiarazione di ambito attentamente specificata è un fattore determinante per il successo del progetto e una parte integrante della pratica di una gestione efficace del progetto. I vantaggi includono:
- La dichiarazione consente al team di progetto e ai clienti di garantire che condividano una visione comune delle caratteristiche, della qualità e dei tempi previsti del progetto.
- L'ambito consente al team di progetto di identificare e coinvolgere chiaramente gli stakeholder: individui o gruppi che sono interessati dal progetto e ottengono il loro supporto e coinvolgimento.
- Lo scopo è di aiutare i membri del team a concentrarsi solo sul lavoro richiesto per soddisfare le esigenze del cliente.
- Se vengono suggerite modifiche che vanno oltre i limiti dell'ambito originale, l'istruzione serve da guida per stimare e proporre modifiche. Se le modifiche vengono accettate da tutte le parti interessate, la dichiarazione sull'ambito viene rivista.
Creazione dell'ambito del progetto:
Il project manager in collaborazione con i membri del team, i clienti, lo sponsor esecutivo e gli stakeholder chiave lavora per comprendere e descrivere il risultato richiesto dall'iniziativa del progetto, spesso indicato come deliverable. Questo deliverable include un costo o un intervallo di costo accettabile che viene convalidato nella pianificazione e nella stima delle attività. Definisce inoltre le caratteristiche chiave da includere e le tempistiche per la consegna finale del progetto. Una volta concordati dal cliente, dal responsabile del progetto, dal team di progetto e dallo sponsor esecutivo, qualsiasi modifica a questa dichiarazione deve essere effettuata utilizzando un processo di modifica attentamente controllato e documentato.
Impatto a cascata del progetto Ambito su altri:
Una volta concordato l'estratto conto o il documento, i team di lavoro coinvolti utilizzano le informazioni contenute nell'istruzione per stimare il proprio lavoro, i tempi e i costi. Più precisa e accurata è la dichiarazione dell'ambito, più è probabile che i team di lavoro produrranno stime accurate e requisiti di risorse.
Le istruzioni sull'ambito del progetto identificano ciò che non è incluso nell'iniziativa:
Non è insolito che il documento dell'ambito del progetto elenchi anche elementi specifici che non fanno parte dell'ambito del progetto e quindi sono esclusi dal lavoro da consegnare. Ad esempio, un progetto per costruire una casa potrebbe stabilire che l'ottenimento di permessi ambientali deve essere fatto dal proprietario ed è al di fuori della portata del progetto dell'appaltatore che costruisce la casa.
L'impatto di un ambito di progetto scarsamente costruito:
La mancanza di chiarezza attorno allo scopo del progetto è una fonte comune di stress e fallimento del progetto. Un documento di riferimento vago o ambiguo lascia aperte molte questioni di dibattito e chiamate di giudizio non informate, incidendo sulle caratteristiche, sulla qualità, sui tempi e sul costo dell'iniziativa.
Un'altra sfida con una dichiarazione di portata vaga accoppiato con processi di cambiamento deboli è chiamata: scope creep. Lo scorrimento dello spazio si verifica quando il cliente richiede e i team di lavoro aggiungono funzionalità aggiuntive al deliverable, oltre l'intento oi limiti dei piani originali.
Cambiare l'ambito:
Mentre frequenti modifiche alla portata ritardano il completamento del progetto e potenzialmente aggiungono costi significativi, ci sono alcune situazioni in cui è necessario e ragionevole adeguare l'ambito. I Project Manager si affidano a un processo di "change management" che identifica la modifica richiesta, rivede tutte le stime di tempi, costi e carichi di lavoro corrispondenti e rivaluta il progetto per i nuovi rischi considerati i cambiamenti. In genere, il project manager e lo sponsor esecutivo prendono la decisione finale sulla modifica dell'ambito una volta che la situazione è stata completamente analizzata.
Le modifiche sono documentate in un registro delle decisioni e quindi comunicate al team di progetto più ampio.
Conosciuto anche come requisiti di progetto, obiettivi del progetto
Esempi: lo scopo del progetto era la consegna di un sito Web di una pagina, conforme alle specifiche del progetto, entro 2 settimane.