Come con tutti i file dei dipendenti, limitare l'accesso tranne a quelli che hanno bisogno di sapere
Il file del libro paga dei dipendenti è il repository di tutto ciò che ha a che fare con lo stipendio di un dipendente. Il motivo principale per creare un file del libro paga è limitare l'accesso al resto delle informazioni riservate che si trovano nel file personale.
Il file del libro paga consente al personale addetto alla contabilità di pagare il dipendente senza accedere alle informazioni riservate dei dipendenti. Il personale contabile può tenere i registri del libro paga dove ha senso per pagare il dipendente. Nei casi in cui le buste paga e la contabilità sono esternalizzate, questa è una pratica ancora più raccomandata per i registri del libro paga del dipendente.
Il file del libro paga limita l'accessibilità alle informazioni riservate dei dipendenti. Il file dei salari dei dipendenti consente al personale contabile e finanziario di disporre delle informazioni necessarie per pagare il dipendente in una posizione comoda. La posizione dovrebbe essere sicura e non raggiungibile da altri dipendenti.
È necessario convincere il personale addetto alla contabilità del fatto che le informazioni contenute nei file del libro paga sono riservate e non devono essere condivise senza il permesso e il passaggio dal personale delle risorse umane. Né il personale contabile deve condividere alcuna informazione su aumenti dei dipendenti, promozioni, bonus e qualsiasi altra informazione riservata ai dipendenti.
Le Risorse umane non hanno bisogno di monitorare l'accesso della contabilità ai file del libro paga dei dipendenti. Come raccomandato per i file relativi ai dipendenti, come il personale e i file medici, è necessario limitare l'accesso al file del libro paga. Solo le persone che hanno bisogno di avere le informazioni per fare il loro lavoro dovrebbero vedere i contenuti.
Contenuto di un file del libro paga dipendente
Questo è un suggerimento, ma non del tutto completo, un elenco di ciò che appartiene a un file del libro paga dei dipendenti.
- Lettera di offerta firmata dal responsabile delle assunzioni, dalle risorse umane e dal dipendente
- Autorizzazione al pagamento firmata da Risorse umane e il responsabile delle assunzioni quando esiste un contratto di lavoro dipendente
- Forma W-4
- Pratiche burocratiche e autorizzazioni relative a qualsiasi benefit per i dipendenti che comporta una detrazione sui salari
- Modulo di autorizzazione del deposito diretto
- Forme di contabilità del tempo stipendiate
- Fasce orarie settimanali
- Record dell'orologio orario, dove usato
- Record di presenze
- Richieste di rimborso spese comprese documentazione e ricevute di viaggio e altre spese autorizzate
- Moduli di rimborso delle tasse scolastiche e ricevute per pagamento, libri e così via
- Paga in anticipo i moduli di richiesta
- Documenti di prestito della società e programma di pagamento
- Ordini e registri di sequestro
- Autorizzazione per il rilascio di informazioni private
- Risolvi i documenti relativi a ciascun dipendente
- Documenti relativi a qualsiasi bonus, partecipazione agli utili o riconoscimento
- Forme W-2
- Autorizzazione per qualsiasi altra azione sui salari che la tua azienda consente
Conosciuto anche come file dei dipendenti, record dei dipendenti, file delle risorse umane, documentazione
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