Elenco delle competenze e responsabilità dell'ufficio Assistente

Elenco delle abilità di Assistente di Office per curriculum, lettere di copertura e interviste

Gli assistenti di ufficio sono a volte noti come segretari o assistenti amministrativi, ma ciò che fanno è di assistenza nel funzionamento di un ufficio. Se l'ufficio appartiene a uno studio legale, a uno studio medico, a un'istituzione educativa o a una società, i bisogni sono simili; qualcuno deve archiviare i record, mantenere i programmi e occuparsi delle comunicazioni di routine a nome delle persone che usano l'ufficio. Che qualcuno potrebbe essere te.

Responsabile del posto di lavoro

Mentre le posizioni degli assistenti di ufficio sono generalmente simili tra loro, il lavoro è ancora variabile: varia solo da un giorno all'altro, piuttosto che da un ufficio all'altro. Oggi potresti fare da receptionist, domani potrebbe essere necessario riparare la stampante e il giorno dopo dovrai portare l'intero schedario nel ventunesimo secolo. Avrai bisogno di un set di abilità molto ampio per avere successo.

Gli assistenti d'ufficio sono tra i grandi eroi non celebrati del mondo degli affari, perché quando fai bene il tuo lavoro, nessuno se ne accorge. L'ufficio sembra funzionare da solo. Ma alcune persone apprezzano il lavoro veloce e flessibile, la sensazione di essere al centro di tutto. E una buona segretaria può ancora trovare lavoro quasi ovunque, in qualsiasi tipo di organizzazione.

Come usare le liste delle abilità

Puoi utilizzare questi elenchi di competenze durante la tua ricerca di lavoro. In primo luogo, i nomi di queste abilità funzionano come parole chiave, quindi usane il maggior numero possibile quando scrivi il tuo curriculum. Non affidarti all'assunzione di supervisori per capire che hai ciò che vogliono, dirglielo direttamente.

In secondo luogo, puoi utilizzare le stesse parole chiave nella tua lettera di presentazione. Concentrati in particolare su quelli a cui il tuo potenziale datore di lavoro si preoccupa di più. Dovrai fare la tua ricerca, perché mentre i lavori di assistente di ufficio sono spesso simili, i supervisori assoldati variano nelle loro priorità. La descrizione del lavoro includerà probabilmente un elenco di competenze richieste. Presta attenzione ad esso.

Infine, puoi usare questa discussione per pianificare il tuo colloquio. Assicurati di aver preparato almeno un esempio per volta in cui hai dimostrato le 6 migliori abilità elencate qui.

Può anche aiutare a rivedere i nostri elenchi di abilità elencati per lavoro e tipi di abilità.

Le migliori competenze di Assistente di Office Six

Di seguito è riportato un elenco delle sei competenze più importanti per un assistente di ufficio, oltre a un elenco più lungo delle competenze che i datori di lavoro potrebbero aspettarsi di avere.

Abilità di comunicazione verbale: la comunicazione è un'abilità soft fondamentale per un assistente di ufficio. Dovrai interagire con il tuo supervisore, il tuo collega d'ufficio, i professionisti che assisti e, eventualmente, i clienti o le persone in altri uffici della stessa organizzazione. Lavorate tutti come una squadra e voi siete il principale hub di comunicazione. Dovrai essere allegro, disponibile, ben informato, articolato e un buon ascoltatore ogni giorno.
Abilità comunicative scritte: la maggior parte degli assistenti d'ufficio scrive molto. Potrebbero scrivere appunti, compilare moduli o scrivere lettere o e-mail. Alcuni creano contenuti per il sito web aziendale o modificano il testo per conto terzi. Una comunicazione scritta chiara e professionale è d'obbligo.

Cordialità: un assistente di ufficio potrebbe essere la prima persona che un cliente vede entrando nell'ufficio. Se al momento l'occupante principale dell'ufficio è fuori, l'assistente d'ufficio potrebbe essere l'unica persona con cui il visitatore interagisce. Devi essere pronto a salutare ogni visitatore con un sorriso e una parola gentile e ad aiutarli con tutto ciò di cui hanno bisogno per quanto tu sia in grado. Quindi, buone capacità interpersonali sono una necessità.
Competenze tecnologiche: ai vecchi tempi, i segretari facevano molta tipizzazione. I tempi sono cambiati e così anche la tecnologia, ma gli assistenti d'ufficio possono ancora aspettarsi di passare molto tempo davanti a una tastiera. Invece di una macchina da scrivere, dovrai conoscere la tua varietà di applicazioni software. Sapere come fare qualche supporto tecnico leggero e come riparare una stampante recalcitrante non fa male, neanche.

Organizzazione: gli assistenti di ufficio devono essere estremamente organizzati per gestire efficacemente le loro numerose attività. Avrai anche bisogno di aiutare a mantenere altre persone organizzate, dal mantenere i calendari per mantenere ordinato l'ufficio.
Capacità di risoluzione dei problemi : la risoluzione dei problemi o le capacità di pensiero critico sono importanti per qualsiasi assistente di ufficio, poiché spesso si tratta della persona che gli altri arrivano con domande o problemi.

Elenco delle abilità di Assistente di Office

A - G

Supporto amministrativo
Rispondere ai telefoni
appuntamenti
Fatturazione
calendari
Clericale
Rapporti con i clienti
Comunicazione
Computer
Coordinare le attività dell'ufficio
Corrispondenza
Assistenza clienti
Inserimento dati
Consegna di posta
Dirigere i visitatori
Deposito elettronico
E-mail
Eccellere
Rapporti spese
limatura
Flessibile
Inoltro di chiamate telefoniche
amichevole
Operazioni di front desk
Salutare gli ospiti

H - M

Internet
interpersonale
posta
Lettere
incontri
Messaggio
Microsoft Office
Microsoft Word
Gestione dei soldi

N - S

Doveri d'ufficio
Attrezzatura da ufficio
Inventario di forniture per ufficio
Forniture per ufficio
Supporto per l'ufficio
Organizzazione
lavoro d'ufficio
Attitudine positiva
Capacità di risoluzione dei problemi
QuickBooks
Affidabilità
Rispondi alle richieste
Instradamento di chiamate telefoniche
programmazione
Screening e direzione delle chiamate
spedizione
Fogli di calcolo
Centralino

T - Z

Lavoro di squadra
Tecnologia
Telefono
Gestione del tempo
L'organizzazione del viaggio
Digitando
Comunicazione verbale
Benvenuto Visitatori
Elaborazione di testi
Comunicazione scritta