In molte organizzazioni, gli addetti alla reception sono il volto dell'azienda. Ogni nuovo cliente, richiedente lavoro, dipendente o venditore di terze parti passerà o farà il check-in con un addetto alla reception, quindi i datori di lavoro sono desiderosi di trovare qualcuno che sia responsabile, amichevole e calmo.
Abilità del receptionist su cui concentrarsi durante un'intervista
Gli addetti alla reception devono disporre di solide capacità organizzative e comunicative, comprese competenze trasversali come il servizio clienti, il multitasking e la possibilità di effettuare chiamate rapide.
A causa dei crescenti progressi tecnologici sul posto di lavoro, anche i receptionist devono possedere determinate capacità tecniche. Dovresti avere esperienza nell'uso di sistemi telefonici e macchine per ufficio come stampanti, copiatrici, scanner e fax (sì, ancora), oltre a applicazioni informatiche come MS Office e software specifici del settore.
Domande per l'intervista al receptionist
Esamina un elenco di domande frequenti per i receptionist, con esempi delle migliori risposte.
1. Che cosa sai di questa azienda e dei nostri servizi?
Avere familiarità con il tuo potenziale datore di lavoro mostra rispetto e interesse da parte tua. Fai i compiti prima dell'intervista.
2. Che cosa ti motiva a fare il lavoro di accoglienza e amministrativo?
Questa è probabilmente una questione culturale o incentrata sui personaggi. Rendi la tua risposta discreta, ma onesta.
3. Che cosa fai per tenere il passo in un ambiente di lavoro frenetico?
Il tuo intervistatore vuole essere sicuro di poter tenere il passo. Il modo in cui lo fai è probabilmente irrilevante, ma dovresti avere una risposta chiara e sicura pronta.
Risposta esemplificativa: la cosa numero uno che faccio è mantenere la calma, dal momento che un atteggiamento frenetico e stressato non è utile e non è un buon aspetto di fronte a nessuno staff o clienti. Cerco di triage i compiti, in modo tale che io sia sempre al lavoro per svolgere il compito più importante. Di solito, questo è tutto ciò che riguarda uno dei clienti dell'azienda. Inoltre, tengo una lista corrente di tutto ciò che devo fare, così da non trascurare nessuna responsabilità importante.
4. Come mantieni il tuo programma giornaliero organizzato?
Allo stesso modo, come organizzi la tua giornata non è proprio il punto, il punto è dimostrare di essere ben organizzato e di completare tutte le tue mansioni in modo competente e tempestivo.
Risposta esemplificativa: inizio ogni giorno creando un elenco di tutto ciò che devo realizzare. Controllo il mio calendario per eventuali riunioni o appuntamenti, quindi posso essere consapevole di loro e ottenere una copertura sulla reception, se necessario. Nel mio lavoro, la comunicazione è fondamentale, quindi rispondo costantemente al telefono e controllo le mie e-mail per le nuove richieste, quindi aggiorno il mio elenco delle attività da svolgere di conseguenza.
5. Che sistema di messaggistica e programmi di calendario usi?
Il tuo intervistatore potrebbe voler sapere se hai familiarità con il tuo potenziale datore di lavoro, ma il punto della domanda potrebbe anche essere quello di valutare la tua conoscenza del tuo campo. Se conosci molti programmi diversi e puoi spiegare in modo intelligente le tue preferenze, dimostrerai una vasta esperienza e una profonda comprensione del tuo campo. Potresti anche chiederti di altri aspetti tecnici del lavoro del receptionist o della tua competenza informatica in generale.
6. Che ruolo ha un addetto alla reception nella prima impressione di un'organizzazione di un cliente?
Il tuo intervistatore deve essere sicuro di aver compreso la posizione per cui ti stai candidando, ma questa domanda potrebbe anche essere culturale, toccando la tua filosofia di lavoro.
Risposta esemplificativa: un addetto alla reception può fare una grande impressione, positiva o negativa, sui clienti. Poiché sono una delle prime persone a essere viste dai clienti, un'interazione frustrante o scarsa può davvero spiacere la loro opinione sulla società o sull'esperienza complessiva che hanno avuto. Per me, è simile a quando l'ospite ti saluta in un ristorante. Se sembrano frenetici o si comportano in modo sgarbato, allora possono sentirsi in seguito come se il tuo cibo non fosse così delizioso. Ecco perché mi assicuro sempre di salutare le persone con un sorriso sul mio viso e mi assicuro che tutti i clienti si sentano come se avessero tutta la mia attenzione.
7. Come hai aggiunto valore alla tua ultima azienda?
Vai avanti e parla di benefici immateriali - se tutti dicessero che hai illuminato l'intera atmosfera dell'ufficio, dillo. Ma se possibile, vieni dotato anche di numeri. Hai salvato i soldi del tuo datore di lavoro? Aumento delle vendite? Se sì, quanti soldi sono stati coinvolti?
8. Parlami di un periodo in cui hai avuto a che fare con un cliente o un cliente arrabbiato, sia al telefono o di persona. Come hai gestito la situazione?
Questa è una delle numerose domande che ti potrebbero essere poste riguardo al modo in cui gestisci condizioni stressanti e difficili. Potresti anche chiederti come hai risposto a un'attività criminale o non etica. Essere onesti. Non esagerare e inoltre non venderti breve.
Risposta esemplificativa: come addetta alla reception di un medico, mi occupavo spesso di pazienti frustrati al telefono. Una volta, una donna era così furiosa che il dipartimento di fatturazione non l'aveva richiamata lo stesso giorno, che cominciò a urlarmi al telefono. E 'stato spiacevole! Quello che cerco di fare in queste situazioni è pensare a quanto stressato deve sentirsi la persona a comportarsi in questo modo. Dopo un minuto in cui lei urlò, dissi: "Devi essere davvero frustrato. Puoi dirmi di più su cosa sta succedendo?" Ciò ha aiutato a rallentare la conversazione e a ridurre il suo volume.
Ha spiegato l'intera situazione e l'ho rassicurata sul fatto che la nostra persona incaricata della fatturazione era appena uscita per il giorno e sarebbe stata in contatto. Le ho anche detto che avrei messo un appunto sulla scrivania della persona incaricata della fatturazione, chiedendole di chiamare la donna come prima cosa da fare. Alla fine della telefonata, era molto più calma e si scusò per le sue prime dure parole.
9. Sei disposto a fare gli straordinari?
Se non sei disposto a fare gli straordinari, dillo. Se sei disposto a fare gli straordinari ma solo entro certi limiti, dillo pure. Sì, ci sono aziende in cui non si fanno gli straordinari che ti costano il lavoro, ma assumere un impegno che non puoi mantenere o sacrificare il tuo benessere o quello della tua famiglia per il tuo lavoro non è un'opzione accettabile. Hai bisogno di un lavoro che corrisponda alla tua disponibilità.
Risposta esemplificativa: mi sento a mio agio a fare gli straordinari un paio di volte al mese, purché abbia in anticipo un preavviso di un giorno. Avere un heads-up mi rende più facile riorganizzare i miei piani. In un pizzico, posso anche molto probabilmente fare lo straordinario lo stesso giorno, ma preferirei davvero avere un preavviso di un giorno.
10. Hai già lavorato come receptionist?
11. Quanti impiegati hanno lavorato nel tuo ultimo ufficio?
Risposta esemplificativa: nel mio ultimo ufficio c'erano cinque dipendenti. È abbastanza piccolo da farci sentire un po 'come una famiglia. Sai, tutti sapevano che Martha, nel reparto di fatturazione, aveva bisogno di due tazze di caffè prima di poter fare domande complicate. Prima però, il mio ufficio era abbastanza grande - 60 impiegati. Mi sentivo a mio agio in entrambi gli ambienti, anche se il primo mese nel grande ufficio era un po 'impegnativo dal momento che dovevo capire chi ha fatto cosa e dove indirizzare le chiamate con molte opzioni disponibili.
12. Quante persone in media hai interagito quotidianamente con il tuo ultimo lavoro?
13. Descrivi i tuoi compiti precedenti come assistente amministrativo, segretario o receptionist.
Risposta esemplare : come receptionist di ABC Financials, ero la prima persona per i clienti. Ho risposto alla linea telefonica generale, oltre a rispondere ai telefoni per i cinque VP della compagnia. Inoltre, ero incaricato di ricevere pacchi e distribuire la posta, di salutare e scortare clienti e venditori nelle sale riunioni e di tenere il passo con l'indirizzo di posta elettronica generale della società. Avevo anche molte responsabilità amministrative: gestivo i calendari di quei VP, organizzavo i loro viaggi d'affari e aiutavo a creare e perfezionare presentazioni PowerPoint e altri materiali da distribuire agli eventi.
14. Hai avuto bisogno di gestire attività sensibili o riservate in passato? Eri a tuo agio nel gestire queste attività?
15. Come dare la priorità a chiamate, clienti, consegne e altri problemi che devono essere risolti immediatamente?
Risposta esemplificativa : il multitasking è essenziale quando l'ufficio è occupato. Ogni volta che non è maleducato, cerco di svolgere alcune attività contemporaneamente. Ad esempio, posso rispondere facilmente a una telefonata mentre firmo un pacco dal corriere. Quando il multitasking non è possibile, focalizzo la mia attenzione su clienti e clienti come priorità numero uno. Se necessario, chiederò se possono darmi un minuto per fare un altro compito prima e, se le cose sono veramente impegnate, cerco di chiamare un collega per fornirmi una copertura.
16. Come mantieni il tuo programma giornaliero organizzato?
17. Parlami di un periodo in cui hai dovuto fare il multitasking al lavoro.
18. Quanto sono forti le tue abilità informatiche?
Risposta esemplificativa: ho competenze informatiche molto forti. Oltre ad avere familiarità con Microsoft Office, ho anche effettuato degli aggiornamenti al sito Web dell'azienda nel mio ultimo ruolo, quindi mi sento a mio agio con Wordpress. Quando inizio a utilizzare un nuovo programma o applicazione, di solito trovo che la maggior parte delle mie domande possa essere risolta con una ricerca online, anche se apprezzo molto ricevere un tutorial da un collega.
19. Quali contributi avete apportato in termini di aumento delle entrate, riduzione dei costi e risparmio di tempo?
20. Qual è la tua velocità di battitura e qual è il tuo livello di errore medio?
21. Parlami della tua esperienza nel servizio clienti.
Risposta esemplificativa: ho lavorato nel servizio clienti da quando ero un adolescente. Il mio primo lavoro è stato lavorare in una libreria, dove ho aiutato i clienti a trovare libri ea volte coperto il registratore di cassa. Durante il college, ho avuto anche un lavoro part-time al dettaglio, questa volta, vendendo vestiti. Poi, naturalmente, in qualità di receptionist della ABC Company, mi sono occupato anche dei clienti, anche se in questo ruolo non stavo effettuando direttamente alcuna vendita. Mi sento davvero a mio agio a interagire con i clienti e a risolvere i loro problemi, sia che stiano cercando il libro che stanno cercando o cambiando il loro tempo di incontro con un dirigente.
22. Che tipo di protocollo di sicurezza hai seguito nel tuo ultimo lavoro?
23. Qual è stata la procedura per accettare le consegne? Pacchetti personali?
24. Parlami di un momento in cui sei stato costretto a condividere informazioni riservate o private.
25. Parlami di un periodo in cui sei andato al di sopra e al di là di un precedente lavoro.
Come ottenere la migliore impressione
Una posizione di reception può essere considerata di livello base, ma può anche essere il primo passo verso la scala aziendale. Un potenziale datore di lavoro sarà attratto da una persona sicura e sicura di sé. Spesso sarai la prima persona che i loro clienti o pazienti incontreranno quando entrerai in ufficio per la prima volta.
Assicurati che la tua prima impressione sia la migliore possibile. Ecco come prepararsi per un colloquio. Insieme a un curriculum straordinario, prenditi il tempo di vestire la parte quando intervisti. Se ottieni il lavoro, sarai la persona di prima linea ed è importante mostrare al datore di lavoro la tua immagine professionale.
Se non sei sicuro di cosa indossare per il colloquio, consulta questi suggerimenti su come vestirti per un colloquio. Se il tuo curriculum e il tuo abbigliamento professionale sono puntuali e sei pronto a rispondere a domande probabili, riuscirai a ottenere la posizione per cui stai intervistando.