I leader di riunione sono la chiave per un incontro di successo che raggiunge i suoi obiettivi
Il leader dell'incontro è il dipendente responsabile della pianificazione, dell'organizzazione, della gestione dei dettagli e dell'invito dei partecipanti a una riunione. Lui o lei è l'impiegato che è responsabile e responsabile dello stato di avanzamento della riunione. Agiscono prima, durante e dopo l'incontro per assicurarsi che l'incontro raggiunga i suoi obiettivi con successo.
Chi guida la riunione?
Il leader dell'incontro è fondamentale per rendere le riunioni e le squadre di successo. L'impiegato che funge da leader dell'incontro è di fondamentale importanza. In alcuni incontri, il capo è il capo dipartimento, il capo squadra o la persona nominata dal senior management a guidare un'iniziativa. Questi dipendenti sono stati selezionati per il loro ruolo di leader a causa delle loro abilità percepite come manager o leader.
Altre volte, un dipendente può emergere come leader in modo naturale. Questi leader sono dipendenti che gli altri dipendenti guardano e rispettano. In altre occasioni, una squadra può decidere di ruotare il ruolo di leadership tra tutti i membri. Ciò consente a tutti i membri del team di continuare a sviluppare le proprie capacità di incontrare i leader e di creare incontri di successo, in generale.
Responsabilità del leader dell'incontro
Di seguito sono riportate le responsabilità chiave di un leader dell'incontro.
- Determina l'obiettivo, il compito o lo scopo che deve essere raggiunto. Questo è spesso un compito o parte della descrizione del lavoro del leader.
- Decide se una riunione è il miglior metodo possibile per ottenere l'obiettivo o lo scopo o raggiungere il risultato desiderato. Rispondi alla domanda, è necessario un incontro?
- Determina chi deve aiutare a pianificare la riunione.
- Con una squadra o come leader, decide l'ordine del giorno per la riunione. (Nelle riunioni in corso, questo compito viene svolto alla fine della riunione corrente.)
- Determina la data, l'ora e la posizione più frequentemente utilizzando un calendario organizzativo condiviso.
- Mette insieme gli incontri pre-lavoro come la lettura, le informazioni finanziarie, la cronologia, i verbali della riunione del team correlati e così via.
- Invita i partecipanti e distribuisce i compiti e il pre-lavoro consentendo il maggior tempo possibile in modo che i partecipanti vengano preparati alla riunione.
- Assicura che l'incontro abbia un registratore o un minuto per documentare i procedimenti e qualsiasi impegno, azione o decisione. Nomina un cronometrista, quando necessario per lo svolgimento ordinato di una riunione.
- Può utilizzare un rompighiaccio per riscaldare i partecipanti e creare un ambiente in cui i partecipanti alla riunione si sentano a proprio agio a comunicare tra loro e scambiare idee e informazioni.
- Arriva presto e guida l'incontro mantenendolo in funzione, in pista e coinvolgendo tutti i partecipanti, in modo che ciascuno ritenga che la loro presenza sia essenziale per l'incontro. Questo assicura la loro partecipazione al prossimo incontro
- Aromatizza la riunione aziendale in modo che i partecipanti non si sentano noiosi e annoiati. Sia che si utilizzi rompighiaccio, umorismo o divertenti esempi, nessun incontro dovrebbe finire senza una risata.
- Assicura che i passaggi successivi e le azioni siano assegnati e gestiti.
- Esamina la riunione e pianifica l'ordine del giorno del prossimo incontro.
- Follow-up con i partecipanti tra una riunione e l'altra per assicurarsi che gli elementi di azione siano sulla buona strada e offrire assistenza e / o risorse se il volontario ha problemi.
Altri ruoli leader
Il leader dell'incontro assume queste responsabilità ma ha anche ruoli correlati alla comunicazione, ai rapporti e alle prestazioni del compagno di squadra.
Ogni membro di una squadra o di una riunione che ha una funzione interfunzionale ha l'obbligo di tenere informato il suo dipartimento o la sua funzione sulle attività e sui progressi di una riunione o di una squadra in corso. Hanno anche la responsabilità di cercare input da colleghi che non sono nella squadra o nell'incontro. Non tutti i dipendenti possono partecipare a ogni riunione.
Il leader ha la responsabilità aggiuntiva di mantenere gli alti dirigenti coinvolti e informati attraverso una comunicazione e un feedback efficaci. Costruire la proprietà dei dipendenti al di fuori del team o della riunione, in particolare i leader dell'organizzazione, garantisce che il team o l'incontro riescano a sviluppare, implementare e integrare le proprie soluzioni o idee.
Se un partecipante alla riunione si sta comportando in modo inefficace nell'incontro, il leader ha la responsabilità di correggere il comportamento attraverso tecniche efficaci di leader del meeting durante l'incontro e un coaching efficace al di fuori dell'incontro. Un partecipante alla riunione che monopolizza l'incontro con le sue opinioni o critica gli altri membri per la loro deve essere corretto prima che l'individuo saboti il successo della riunione.
Queste azioni sono necessarie fino a quando i partecipanti alla riunione raggiungono un livello di comfort e maturità che consente loro di assistere il leader intervenendo in se stessi mentre si verificano eventi inefficaci e membri disfunzionali interrompono il progresso.
Un leader di riunione efficace non garantisce che un progetto o una squadra si comportano con successo, ma lui o lei è un fattore chiave che contribuisce quando progetti, dipartimenti, riunioni o squadre hanno successo.
I verbali delle riunioni contribuiscono in modo efficace alle riunioni di successo quando i minuti vengono adeguatamente scritti e distribuiti in modo tempestivo.