Attività commerciale

Come rispondere ad una richiesta di controllo di riferimento

Rispondere quando i potenziali datori di lavoro chiedono referenze

Rispondere ad una richiesta di controllo di riferimento è un affare complicato. La paura di rappresaglie e azioni legali impedisce a molti datori di lavoro di rispondere a tutti. Queste raccomandazioni ti aiuteranno a rispondere in modo ragionevole alle richieste di controllo di riferimento, proteggendo al contempo gli interessi legittimi della tua azienda e dei tuoi attuali dipendenti.

Segui la politica di controllo di riferimento stabilita della tua azienda

Innanzitutto, molte aziende richiedono che i manager inviino richieste di referenze scritte a Risorse umane.

Se il riferimento del manager è positivo, tuttavia, è possibile accettare che il gestore fornisca un riferimento verbale direttamente a un datore di lavoro.

Tutto ciò che viene inviato in un formato scritto dovrebbe provenire da Risorse umane, o lo staff delle risorse umane dovrebbe rivedere la risposta per coerenza e tutelare i migliori interessi dell'azienda. Un formato di controllo di riferimento comune ti chiede di fornire queste informazioni sull'ex dipendente.

  • Titolo del lavoro e, occasionalmente, responsabilità di lavoro,
  • Stipendio finale,
  • Date di impiego,
  • Fornisce una checklist che chiede all'ex datore di lavoro di classificare caratteristiche come "lavoro di squadra" e "affidabilità".

Questa documentazione è meglio lasciare alle Risorse umane, almeno, chiedere allo staff delle risorse umane di rivedere qualsiasi risposta scritta che si potrebbe pensare di inviare. Non rispondere alle domande che ti chiedono di valutare numericamente un ex dipendente in qualsiasi aspetto del lavoro o delle caratteristiche del lavoro.

Le valutazioni numeriche non sono confrontabili in base a qualsiasi significato condiviso della definizione del termine, né il significato dei numeri su una scala numerica definita su queste forme.

Pertanto, nella migliore delle ipotesi, è una comunicazione imperfetta. Nel peggiore dei casi, potrebbe danneggiare le prospettive di lavoro del tuo ex dipendente.

Assicurarsi che il dipendente abbia un'autorizzazione firmata su file

In secondo luogo, verificare che la firma dell'ex dipendente autorizzi il controllo di riferimento sui documenti inviati dalla società richiedente.

Senza il permesso di concessione della firma dell'ex dipendente, non è necessario fornire alcuna informazione sul dipendente.

Rispondere ad una richiesta di controllo di riferimento con un riferimento positivo

Se il manager può, con poche riserve, raccomandare l'ex dipendente, in consultazione con lo staff delle risorse umane, il manager può restituire la chiamata al datore di lavoro che chiede informazioni. Quando si risponde a una telefonata, il manager deve accertarsi che la firma del dipendente che autorizza il controllo di riferimento sia archiviata su Risorse umane prima di restituire la chiamata.

Quando un ex dipendente era un buon impiegato e lasciava la tua azienda in buone condizioni (forse un coniuge trasferito e la distanza non era commutabile), vuoi dare l'assistenza dell'ex dipendente per trovare una nuova posizione.

Oppure, forse sei stato utilizzato come riferimento da un dipendente che ti ha segnalato in una volta, anche se non di recente. Se hai commenti positivi da fare sul dipendente, puoi rispondere al potenziale datore di lavoro con i commenti positivi che puoi dare.

Domande sul controllo di riferimento che non vuoi toccare

Rispondi solo alle domande a cui ti senti di rispondere se ricevi una telefonata o un documento di richiesta di riferimento. Un manager dovrebbe parlare solo con le aree delle abilità e dell'esperienza del dipendente di cui ha conoscenza diretta.

Ci sono diverse domande a cui un manager non dovrebbe rispondere:

  • Domanda di esempio: Bisogna pronosticare se il tuo ex dipendente avrà successo nella posizione per cui è stato preso in considerazione. (Hai una sfera di cristallo, qualcuno?) Non puoi rispondere a questa domanda. Anche se la posizione sembra simile, non è possibile prevedere i colleghi, la cultura del datore di lavoro, il loro rapporto con i clienti o la miriade di fattori che aiutano il successo o meno di un dipendente.
    Buona risposta: quando l'impiegato ha lavorato per me, nella sua posizione con la mia azienda, era un valido collaboratore il cui lavoro è stato apprezzato.
  • Domanda di esempio: quali sono stati i punti deboli del dipendente?
    Una buona risposta: non aveva punti deboli che valessero la pena di menzionare il fatto che influiva sulla sua capacità di svolgere il suo lavoro in modo intelligente quando lavorava per me.
  • Domanda di esempio: perché il dipendente ha lasciato la posizione in cui ti ha segnalato?
    Buona risposta: Ha cercato di aumentare la responsabilità e di completare la sua conoscenza della nostra azienda e dei prodotti.
    Buona risposta: Ha lasciato la nostra organizzazione per motivi personali che erano importanti per lei.

    Questi sono i tipi di domande di controllo di riferimento che un potenziale datore di lavoro chiederà se restituite una chiamata di controllo di riferimento.

    Risposta a una richiesta di verifica di riferimento: non positiva

    Se il dipendente lasciasse la propria azienda sotto una nuvola, se il dipendente era inadatto per il proprio lavoro, un dipendente che non contribuiva per altri motivi o non gestibile, indirizza la chiamata o il modulo al personale delle Risorse Umane per una risposta standard.

    A volte ci sono circostanze insolite in cui un dipendente lascia la tua azienda. Forse un impiegato stava guardando la pornografia sul suo computer, sì, ha chiesto al suo direttore delle risorse umane di fungere da uno dei suoi riferimenti. Un altro ex dipendente potrebbe aver minacciato la violenza o aver commesso un atto violento mentre era assunto dalla sua azienda.

    Mentre questi ex dipendenti raramente elencano la tua azienda come riferimento, preparati. Queste chiamate devono essere inviate allo staff delle risorse umane per la risposta standard.

    C'è un avvertimento qui, tuttavia. Parlate con il vostro avvocato prima di rispondere a qualsiasi controllo di riferimento su un dipendente potenzialmente violento. Se non si rivela un comportamento violento a un potenziale datore di lavoro e l'ex dipendente commette un atto violento mentre è al lavoro del nuovo datore di lavoro, la sua azienda può essere ritenuta responsabile di non rivelare tali informazioni. Quindi, controlla con il tuo avvocato in circostanze insolite in cui ti sei separato con un dipendente.

    Quando un ex dipendente chiede una lettera di riferimento generica

    Non è consigliabile dare una lettera di riferimento generica agli ex dipendenti. Una volta che un documento esiste, vive per sempre. I potenziali impiegati hanno fornito alle risorse umane copie di lettere che erano 10 e 20 anni non aggiornate, a volte appena leggibili da più sessioni di fotocopie.

    Trascorso un certo periodo di tempo, non hai idea di che tipo di dipendente sia diventato il tuo ex dipendente, a meno che non sia la rara eccezione che rimane in contatto. E non sai mai come il dipendente userà la tua lettera o come le tue parole saranno interpretate dai potenziali datori di lavoro. Adottare una politica in cui si afferma che i manager non devono mai fornire lettere di referenza generiche e scritte.

    Informa l'ex dipendente che la tua azienda sarà felice di fornire conferma dell'occupazione dalle Risorse umane a specifici datori di lavoro che chiedono direttamente.

    Considerazioni finali sulla risposta a una richiesta di controllo di riferimento

    Pochi dipendenti fissano l'obiettivo di non riuscire a lavorare. Eppure, i dipendenti falliscono e le aziende e i dipendenti partecipano in parte. Tieni presente quando ti viene chiesto un riferimento che ogni ex dipendente meriti l'opportunità di ricominciare da capo, indipendentemente dai termini in cui si sono separati dalla tua organizzazione.

    Forse l'ex dipendente non era adatto alla posizione che deteneva nella tua azienda. La tua cultura aziendale potrebbe essere stata una completa discrepanza con le esigenze del dipendente. Il dipendente potrebbe aver avuto una visione diversa delle esigenze del suo lavoro da quella del suo capo. Forse la sua vita personale e il suo matrimonio si stavano distruggendo durante il suo mandato con la vostra azienda.

    Non si conoscono mai tutti i dettagli e le ragioni per cui un dipendente non riesce o si sposta. È facile con il dipendente dalle alte prestazioni che si pente di aver perso per un lavoro migliore, una mossa familiare o un'opportunità da sogno. È più difficile con l'esecutore marginale.

    Sii onesto o fornisci informazioni minime. Non fare previsioni sulla riuscita della sfera di cristallo né fornire valutazioni e classifiche numeriche per termini indefiniti. Se necessario, fornire le informazioni minime che descrivono le prestazioni dell'ex dipendente. Ogni volta che è possibile, dare una pausa al dipendente e parlare con il potenziale datore di lavoro.

    Dati recenti relativi al controllo di riferimento hanno indicato che i datori di lavoro stanno prendendo molto seriamente il controllo di riferimento in questi giorni. Oltre il 90 percento dei datori di lavoro controlla i riferimenti. Ogni volta che è possibile, dai una pausa ai tuoi ex dipendenti, quando puoi farlo in modo coscienzioso.

    
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