Migliora la tua fiducia nel tuo progetto con Risk Management
I migliori project manager hanno piena fiducia del loro line manager e sponsor del progetto. I dirigenti dei loro progetti li credono quando dicono che hanno bisogno di finanziamenti aggiuntivi, più risorse o aiutano a risolvere un problema.
Quando lavori in situazioni rischiose, hai bisogno del kit giusto. Come un escursionista con uno zaino di corda e ramponi, hai bisogno degli strumenti per affrontare anche il rischio del progetto.
Puoi aumentare la fiducia del tuo manager nel tuo progetto con un piano di gestione dei rischi. Un semplice processo in 5 passaggi può trasformare enormemente il modo in cui il tuo capo vede il tuo progetto (e te).
Cos'è la gestione del rischio nella gestione dei progetti?
La gestione dei rischi nella gestione dei progetti è il processo di identificazione, valutazione e risposta ai rischi del progetto.
I rischi del progetto sono cose che potrebbero influenzare il progetto (positivamente o negativamente, ma in genere le persone interpretano il rischio come eventi che avrebbero un impatto negativo sul progetto).
Se il tuo progetto è grande o piccolo, avrà dei rischi ad esso associati. Questi potrebbero essere qualsiasi cosa, dal rischio che la parata della tua scuola venga cancellata dal rischio di un aumento di prezzo di un componente critico del tuo nuovo circuito stampato.
Il rischio del progetto, se non gestito correttamente, può rendere più difficile consegnare il progetto con successo. I rischi non controllati possono aggiungere tempo alla pianificazione, lavorare per il tuo tempo e denaro per il tuo budget. I manager si innervosiscono per questo genere di cose. Tutto ciò può essere evitato con un piano di gestione dei rischi.
Pianificazione della gestione dei rischi
Un piano di gestione dei rischi è un ottimo modo per aumentare la tua fiducia nelle capacità del tuo team di progetto di fornire - e ciò si traduce in aumentando anche la fiducia del tuo manager. Vuoi che credano di poterlo fare e vuoi che siano consapevoli di cosa potrebbe impedirti di realizzare il progetto con successo. Un piano di gestione dei rischi è uno strumento perfetto per farlo.
E indovina cosa? È davvero facile iniziare.
La gestione del rischio del progetto è una semplice procedura in 5 fasi. Non rendiamolo più complicato di quanto dovrebbe essere. Questo è qualcosa su cui puoi iniziare oggi, prepararti a discuterne durante la tua prossima riunione e farlo finire mentre qualcuno sta digitando i minuti.
Un processo di gestione del rischio in 5 fasi
Come con così tante parti della gestione del progetto, la gestione del rischio è un processo. I 5 passaggi sono:
- Iniziato
- Identificare
- Valutare
- Pianifica le risposte
- Strumento
Se quei termini non significano molto per te in questo momento, ti preghiamo di seguirlo - ho intenzione di spiegarlo tutto.
Step 1: Iniziare
Innanzitutto, si desidera impostare il contesto per la gestione dei rischi nell'ambiente di gestione del progetto.
Probabilmente non c'è molto lavoro da fare qui perché qualcuno nella tua azienda avrà già preparato una politica sui rischi aziendali e tutto ciò che devi fare è rintracciarlo. Questo spiegherà l'approccio al rischio della compagnia e potrebbe anche richiedere i modelli di cui hai bisogno. I modelli ti salvano sempre un lavoro, quindi fai attenzione anche a quelli!
Anche se non si dispone di una politica di rischio aziendale, qualcun altro che gestisce i progetti insieme a voi potrebbe disporre di un piano di gestione dei rischi di progetto che è possibile copiare. Perché reinventare la ruota? Riutilizzare documenti è un must se vuoi risparmiare tempo e fare di più.
Usa ciò che hai scoperto per produrre un piano di gestione dei rischi per il tuo progetto. Questo fa parte del tuo piano generale di gestione del progetto e parla di come intendi affrontare la gestione del rischio sul tuo progetto.
Se non sai cosa metterlo, continua a leggere! I prossimi passi ti daranno un'idea migliore di cosa parlare nel tuo piano di gestione del rischio.
Ciò migliora la fiducia di: Mostrando al tuo manager che hai un approccio per gestire l'incertezza del tuo progetto e che gestirai attivamente il rischio.
Passaggio 2: identificazione
Una volta che hai definito un approccio, puoi iniziare a lavorarci.
Ora identificate i rischi che influenzeranno il vostro progetto. Questa è sempre e solo un'istantanea nel tempo e il tuo registro dei rischi è qualcosa che vorresti tornare di volta in volta per assicurarti che qualcosa di nuovo sia messo lì.
È possibile identificare i rischi utilizzando una lista di controllo dei rischi comuni, intervistando i soggetti interessati sul progetto (in particolare gli attori difficili in quanto hanno molto da dire su cosa potrebbe andare storto), facendo brainstorming e usando il buon senso.
Stai cercando cose che potrebbero causare problemi se mai accadessero. (Ricorda, i rischi non sono ancora accaduti. I problemi del progetto sono cose che sono già accadute.)
Comunque tu vai a farlo, dovresti sicuramente coinvolgere altre persone. Da solo, non avrai l'intera immagine e finirai per perdere le cose.
I rischi possono e devono essere identificati da chiunque. In qualità di project manager, il tuo compito è quello di incoraggiare i tuoi colleghi ad aumentare i rischi con te in modo che, come squadra, puoi fare qualcosa per loro.
Tutti i rischi identificati dovrebbero essere registrati nel registro dei rischi. Se hai un coordinatore di progetto nel team o in una persona che supporta il progetto, possono farlo. Altrimenti, fa parte dei compiti amministrativi che devi svolgere.
Ciò migliora la fiducia: Dimostrando di essere a conoscenza dei principali rischi che potrebbero influire sul progetto e di disporre di un mezzo per rimanere costantemente consapevoli dei nuovi rischi.
Passaggio 3: valutazione
I rischi vengono quindi valutati per probabilità e impatto. Questo dettagliato articolo su come valutare un rischio di progetto ti copre per questo. Dagli una buona lettura se non hai familiarità con il processo.
Come ulteriore misura, puoi anche valutare la prossimità, il che significa quanto vicino è il rischio che si verifichi il rischio. Un rischio con alta prossimità potrebbe presto accadere. Un rischio con bassa prossimità potrebbe accadere ad un certo punto nel lontano futuro. Questo può darti un altro fattore per dare priorità al tuo tempo ed energia quando si tratta di affrontare i rischi.
Ciò migliora la fiducia di: Garantire che il tuo manager e tutti i membri del team abbiano una chiara idea di cosa succederebbe se uno di questi rischi si concretizzasse in realtà.
Passaggio 4: Pianifica le risposte
Ora veniamo alla parte carnosa del vostro piano di gestione del rischio. In questo passaggio, si elabora come gestire il rischio identificando una risposta appropriata.
Lo facciamo perché fino ad ora tutto ciò che hai è un elenco di ciò che potrebbe accadere per buttare il tuo progetto fuori rotta in futuro e quanto grande sarebbe un accordo. Quello che il tuo manager vorrà sapere dopo è: cosa hai intenzione di fare al riguardo?
In generale, ci sono 4 cose che puoi fare per affrontare e gestire un rischio del progetto. Loro sono:
- Evitare
- Trasferimento
- Mitigare (cioè ridurre)
- Accettare.
Questi sono trattati in dettaglio in questa immersione profonda nelle strategie di risposta al rischio per il rischio negativo.
Alcuni dei tuoi rischi potrebbero avere un esito positivo. Ad esempio: c'è il rischio che tu vendi così tanto del tuo nuovo prodotto che blocchi le linee telefoniche. Sarebbe un bel problema avere, ma è ancora un rischio che dovremmo pianificare.
Esistono diversi modi in cui puoi prepararti a un rischio positivo, tra cui:
- Sfruttare
- Condividere
- accrescere
- Accettare.
Questi sono discussi in modo più dettagliato in questo articolo sulle strategie di risposta al rischio per il rischio positivo.
Avrai bisogno di capire quale strategia di risposta è la migliore per ogni rischio sul tuo registro. Ad esempio, potresti decidere che il rischio che il tetto della fabbrica crolli sia qualcosa che accetti semplicemente perché non è probabile che accada. Tuttavia, il rischio che l'avvelenamento da cibo porti via metà della tua forza lavoro è qualcosa che stai andando a mitigare attivamente riqualificando tutto il personale della ristorazione. Se è già accaduto prima ed è probabile che a meno che tu non faccia qualcosa, vorrai attenuare il rischio.
Una volta che la risposta è stata identificata e concordata, i titolari dei rischi possono essere nominati per attuare il piano d'azione per la gestione dei rischi. In altre parole, hai bisogno che qualcuno sia responsabile di vedere attraverso i compiti che sei d'accordo.
Ciò migliora la fiducia: mostrando al manager che hai considerato cosa fare in merito alle cose che potrebbero causare problemi al tuo progetto e che stai mettendo in atto piani per ridurre l'incertezza e il rischio sul progetto.
Passaggio 5: implementazione
Il piano di gestione del rischio dovrebbe ora includere chi sarà responsabile delle attività di mitigazione del rischio per ciascun rischio. Dovrebbero ora lavorare attraverso tali compiti in modo da gestire attivamente i rischi aperti.
Ciò migliora la fiducia dimostrando che tu e il tuo team di progetto potete seguire ciò che avete detto che avreste fatto. Riferendo su ciò che hai raggiunto e sui rischi che hai mitigato, mostra al tuo team di gestione che sei seriamente intenzionato a fornire e fare ciò che è necessario per rendere il tuo progetto a prova di futuro contro i problemi.
Una volta che un rischio è passato - quando non è più rilevante perché è successo o non può più accadere - puoi chiuderlo dal tuo registro dei rischi.
Mettere in atto questo piano di gestione dei rischi del progetto può distinguerti dagli altri gestori. Il tuo capo avrà la prova che puoi pensare in modo strategico e creativo a ciò che potrebbe causare la rottura del tuo progetto e, cosa più importante, fare qualcosa al riguardo. Sarai la persona a gestire attivamente i problemi prima che accadano, spazzando via i blocchi stradali e preparandoti a tutto!
Essere visto come bravo a gestire il rischio del progetto è un modo sicuro per essere visto come un paio o mani sicure dal management. Non hai bisogno di un sacco di esperienza o certificati per iniziare a gestire con successo il rischio del progetto (anche se esistono delle qualifiche formali nella gestione del rischio). Questo semplice processo in 5 fasi significherà presto che la gestione del rischio del progetto è incorporata nei piani del progetto.