Terminazioni di impiego: come evitare problemi legali

È possibile licenziare legalmente un dipendente se si presta attenzione ad evitare la discriminazione

La decisione di porre fine al lavoro di un individuo comporta il rischio di una possibile sfida legale. A seconda delle politiche di un datore di lavoro o se un dipendente ha un contratto di lavoro, un dipendente può, ad esempio, avere una violazione del contratto o una richiesta di dimissioni illecite.

Un datore di lavoro a volontà, vale a dire un datore di lavoro che si riserva il diritto di licenziare dipendenti senza causa, in genere non deve preoccuparsi di tali affermazioni. Come tutti gli altri datori di lavoro, tuttavia, un datore di lavoro deve ancora essere preoccupato per molte altre possibili affermazioni.

Negli ultimi anni, a volontà non sempre protegge un datore di lavoro, quindi avere sempre più importanza la documentazione delle prestazioni dei dipendenti e dei motivi della risoluzione.

Possibili richieste di discriminazione in caso di cessazione del rapporto di lavoro

Tutti i datori di lavoro devono essere consapevoli di possibili richieste di discriminazione che possono derivare dalla cessazione del rapporto di lavoro. Per prevalere, l'ex dipendente avrebbe dovuto dimostrare di essere stato licenziato, almeno in parte, a causa dello stato protetto del suo dipendente (genere, religione, razza, nazionalità, età, disabilità e così via).

Inoltre, i dipendenti licenziati potevano chiedere che il loro ex datore di lavoro li diffamasse:

• fare commenti falsi e denigratori su di loro a colleghi o altre parti;
• li trattava in un modo destinato a causare disagio emotivo;
• invadere la loro privacy divulgando impropriamente il motivo di una risoluzione involontaria; o
• li ha risolti in rappresaglia per aver esercitato un diritto legale, come segnalare pratiche discriminatorie o altre pratiche di lavoro illegali o prendere un congedo ai sensi della legge sul congedo per la famiglia e il congedo per motivi militari.

Motivi commerciali legittimi per la risoluzione del contratto di lavoro

Anche se i datori di lavoro volontari possono licenziare dipendenti per qualsiasi motivo, o per nessuna ragione, le cessazioni sono più facili da difendere quando sono giustificati da una ragione aziendale legittima. Legittimi motivi di business potrebbero includere problemi con il contributo del dipendente, cattiva condotta, una riorganizzazione che comporta l'eliminazione della posizione del dipendente o considerazioni finanziarie del datore di lavoro.

Indipendentemente dalla natura del rapporto di lavoro, un datore di lavoro dovrebbe prendere in considerazione la definizione di regole di lavoro che elencano la condotta che potrebbe comportare la disciplina o la risoluzione.

I datori di lavoro a discrezione dovrebbero includere un disclaimer nelle regole che chiarisca che l'esistenza delle regole aziendali non annulla o in alcun modo cambia lo stato di volontà dei dipendenti.

Inoltre, i datori di lavoro (a volontà o in altro modo) dovrebbero includere un disclaimer in cui si afferma che i motivi elencati non sono onnicomprensivi e che il datore di lavoro conserva il diritto di licenziare i dipendenti che, a discrezione del datore di lavoro, hanno commesso una cattiva condotta o che non hanno eseguita ad un livello accettabile.

Inoltre, se viene prevista una disciplina progressiva, il datore di lavoro dovrebbe mantenere la flessibilità di licenziare immediatamente i dipendenti quando le circostanze lo richiedono.

Domande che i datori di lavoro devono chiedere prima dell'occupazione

Prima di decidere di licenziare un dipendente, il datore di lavoro deve porsi le seguenti domande:

• Il dipendente ha una spiegazione legittima delle sue azioni o delle sue scarse prestazioni? Prima di decidere se interrompere un dipendente, condurre un'indagine approfondita degli eventi in questione e ottenere la versione o la spiegazione del dipendente. Valutare se una terza persona neutrale possa trovare plausibile la spiegazione del dipendente.
• La punizione è commisurata al crimine"? Valutare se una terza parte neutrale sarebbe d'accordo sul fatto che la risoluzione fosse equa, data la natura della condotta o la gravità dei problemi di performance.

• La decisione di terminare in modo incoerente con le azioni precedenti dell'azienda? Ad esempio, il dipendente ha recentemente ricevuto una revisione favorevole delle prestazioni, una promozione o un aumento di stipendio? In caso affermativo, ciò renderebbe più difficile per un datore di lavoro giustificare la cessazione di un dipendente per motivi legati alle prestazioni se fosse coinvolto in un procedimento giudiziario.
• La decisione di porre fine al dipendente è prematura? Determina se le alternative alla risoluzione sono più appropriate, ad esempio dando a un dipendente un'ultima possibilità, utilizzando la disciplina progressiva per attirare la loro attenzione o posizionare il dipendente su un piano di miglioramento delle prestazioni.

• Il dipendente ha diritti di pre-risoluzione? Assicurarsi che siano seguite tutte le procedure di pre-cessazione previste dalla società. (Nota: possono esistere procedure speciali per i dipendenti del settore pubblico che hanno determinati diritti di processo dovuto non concessi ai dipendenti del settore privato.)
• La compagnia ha amministrato la disciplina in modo coerente? Garantire che i membri di qualsiasi classificazione protetta siano trattati allo stesso modo dei dipendenti al di fuori della classificazione protetta che hanno assunto comportamenti simili, in circostanze simili (gravità della condotta, reati precedenti, durata del lavoro e così via).

Azioni che un datore di lavoro deve intraprendere in seguito alla cessazione del rapporto di lavoro

A seguito della cessazione del rapporto di lavoro, un datore di lavoro può ridurre la probabilità di una sfida giudiziaria in vari modi.

• Assicurarsi che siano seguite le procedure di post-terminazione appropriate. I dipendenti del settore pubblico possono avere diritto a un'audizione post-terminazione. I dipendenti del settore privato avrebbero anche diritto a un'udienza se previsto dalle norme aziendali, dal manuale del dipendente o da un contratto di lavoro o un contratto di lavoro.
• Sii sincero con il dipendente. Sii sincero quando consulti il ​​dipendente del motivo del licenziamento. Non zuccherare la ragione per evitare di ferire i sentimenti del dipendente. Se un dipendente in seguito fa causa, queste affermazioni influenzeranno negativamente la difesa del datore di lavoro.

• Rispetta i sentimenti del dipendente. Non fare nulla per mettere in imbarazzo il dipendente durante il processo di chiusura. Quando possibile, evitare di scortare il dipendente dal posto di lavoro di fronte ai colleghi. I dipendenti che sono stati umiliati hanno maggiori probabilità di contestare la loro risoluzione.
• Rispetta la privacy del dipendente. Dopo la risoluzione, avvisare solo i dipendenti e i dirigenti che hanno necessità di conoscere il motivo della risoluzione e consigliare loro di non discutere la questione con nessuno.
• Ottieni una liberatoria. Se vengono forniti eventuali indennità di fine rapporto quali indennità di fine rapporto, pagamento di premi assicurativi medici, consulenza per l'outplacement e così via), oltre a quelli dovuti a un dipendente in base alla politica aziendale, considerare di subordinare i benefici al fatto che il dipendente abbia firmato una richiesta di risarcimento. Affinché una liberatoria sia efficace contro le richieste di discriminazione per età federale (dipendenti di età pari o superiore a 40 anni), la versione deve contenere diverse disposizioni specifiche, tra cui un periodo di riflessione di 21 giorni e un periodo di revoca di 7 giorni.

• Evitare dichiarazioni post-terminazione incoerenti. Non fare dichiarazioni di risoluzione posticipata in un avviso di cessazione, lettera di referenza o risposta all'ufficio di compensazione della disoccupazione dello stato che sono in contraddizione con o contraddicono il motivo per la risoluzione. Tali dichiarazioni scritte, come i commenti all'ex dipendente, creeranno problemi di credibilità per il datore di lavoro.
• Mantenere i documenti pertinenti. Un datore di lavoro deve proteggere il file del personale del dipendente e conservare tutti i documenti, incluso il prodotto di scarso lavoro del dipendente, che supporta la decisione di licenziare il dipendente.

• Aiutare il dipendente a trovare altro lavoro. Prendi in considerazione la possibilità di fornire servizi di outplacement e, in alcuni casi, un riferimento neutrale per aiutare il dipendente a trovare un altro lavoro. Quanto prima viene impiegato un dipendente, tanto meno è probabile che il dipendente debba agire contro il suo ex datore di lavoro.

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Questo articolo contiene una breve panoramica delle potenziali questioni legali in caso di interruzione del rapporto di lavoro. Non è inteso per essere una discussione completa sull'argomento. Inoltre, poiché ogni insieme di fatti e circostanze può sollevare problemi giuridici diversi, questo articolo non intende essere e non deve essere considerato un parere legale.