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10 cose che ogni nuovo Program Manager dovrebbe conoscere

La gestione del programma è una scelta di carriera gratificante e ben remunerata, ma può anche essere un ruolo stimolante. Se hai appena ottenuto il tuo primo lavoro di gestione del programma o vuoi sapere se dovresti fare il salto in una carriera di gestione del programma, è importante capire cosa comporta la carriera. Considerare queste 10 cose di cui ogni nuovo responsabile del programma dovrebbe essere a conoscenza prima di iniziare il ruolo.

La gestione del programma non è uguale alla gestione del progetto

La gestione del progetto riguarda la pianificazione del lavoro, l'organizzazione di compiti e risorse, il controllo dei processi e la realizzazione di un obiettivo specifico. Sia che si tratti di aprire un nuovo ufficio, di avviare una nuova app o di costruire uno stadio olimpico, i progetti hanno un inizio, una parte centrale e una fine definiti con una chiara serie di obiettivi.

La gestione del programma è diversa e generalmente molto più ampia. Un gestore del programma può supervisionare più progetti contemporaneamente, ognuno dei quali potrebbe avere il proprio team di progetto e il project manager. Questi progetti potrebbero essere tutti parte di un programma più ampio progettato per offrire qualcosa di valore all'organizzazione nel tempo.

Aspetta che ci sia l'incertezza

I programmi sono intrinsecamente incerti. Mentre si potrebbe sapere qual è il quadro generale, è solo una dichiarazione di visione quando si avvia. Il percorso esatto su come arrivarci e quali progetti saranno necessari per un lungo periodo di tempo è qualcosa che devi risolvere mentre procedi.

Inizierai con una pianificazione dettagliata di ciò che sai e creerai un'immagine di come affrontare il resto man mano che ti avvicini. Estendi progressivamente i tuoi orizzonti di pianificazione e consegna fino a che non puoi andare oltre.

Blocca il tempo a intervalli regolari per pianificare i passaggi successivi. Puoi anche sfruttare questa opportunità per assicurarti di essere ancora sulla buona strada per fornire valore aziendale.

Attenzione per il burnout

Mentre un progetto potrebbe essere finito in un anno o giù di lì, i programmi possono allungarsi su-apparentemente indefinitamente.

I responsabili del programma devono proteggere le loro squadre dal burnout. Non puoi lavorare alla massima velocità all'infinito, quindi assicurati che i membri dello staff ricevano tempi di inattività adeguati. Questo dovrebbe includere periodi di tempo più tranquillo al lavoro con meno risultati e tempo adeguato lontano dall'ufficio per le vacanze.

Gestisci le assenze per malattia da vicino, osserva i tuoi rapporti straordinari e sii consapevole del fatto che il benessere della tua squadra è fondamentale se vuoi ridurre l'attrito e mantenere le persone di talento per la vita del programma.

Devi gestire il ritmo

Quando si consegna un programma che ha una data di completamento distante, è necessario gestire il ritmo del lavoro. È difficile mantenere lo slancio nel corso di più anni, quindi il tuo ruolo di manager del programma è quello di destreggiarsi tra priorità e progetti in modo da fornire regolarmente risultati misurabili.

Mescola le vittorie veloci e i progressi costanti verso gli obiettivi di immagine più grandi. Questo aiuta il team a vedere che stai andando avanti e assicura che ci siano alcune storie di successo a breve termine da condividere per mantenere alta la motivazione. Infine, aiuta gli investitori e i dirigenti a vedere che ci sono progressi.

Allena la tua squadra per il successo

I programmi spesso offrono qualcosa di nuovo, unico o trasformativo per un'organizzazione. Una delle sfide per lavorare su questo tipo di iniziative è che probabilmente non hai le competenze interne per essere in grado di completare tutti i compiti e i progetti richiesti.

Va bene e c'è da aspettarselo. Il tuo lavoro come nuovo program manager è quello di assicurarti di poter migliorare, riqualificare e sviluppare le persone che hai in modo che insieme puoi soddisfare tutti i requisiti delle risorse.

Potrebbero esserci alcune aree in cui è necessaria una determinata risorsa solo per un periodo limitato. Ad esempio, non istruirai uno dei tuoi dipendenti su come guidare un carrello elevatore se è un'abilità di cui hai bisogno per una sola settimana. Tuttavia, se stai trasformando il modo in cui viene gestita la presenza online della tua azienda, probabilmente sarebbe prezioso avere in casa competenze di sviluppo del sito web insieme ad alcune competenze sui social media o sull'ottimizzazione dei motori di ricerca. Queste sono le competenze su cui si baserà l'azienda a lungo termine.

Prendi le decisioni su quali di questi hai bisogno di avere incorporato nel team e quali dovrebbero essere esternalizzati, quindi assicurati che il tuo programma possa fornire le attività di formazione e reclutamento necessarie per essere pronto a gestire gli output come ogni progetto fornisce.

La governance è più complessa

Se vieni da un contesto di gestione del progetto, la governance non sarà una sorpresa per te. È il modo in cui le strutture di progetto e di programma sono organizzate e controllate per garantire che il processo decisionale sia fatto nel modo giusto e che siano coinvolte le persone giuste. È fondamentale per garantire che il lavoro venga portato avanti in modo adeguato al business case complessivo e aiuta a responsabilizzare le persone.

La governance è anche il modo in cui l'ufficio di gestione del progetto e gli alti dirigenti possono garantire che un programma sia sulla buona strada per fornire benefici. Fornisce inoltre un percorso formale per chiudere i progetti o un intero programma se è possibile dimostrare che tali benefici non saranno più conseguiti.

La governance è più complessa in un ambiente di programmazione che in un ambiente di progetto. I gruppi di progetto e i gruppi direttivi normalmente hanno un abbonamento a livello di exec. È normale che il risultato finale di un programma sia normalmente la trasformazione del business.

La pianificazione è più difficile ...

I project manager che sono coinvolti in un programma in genere mettono insieme i loro piani di progetto, quindi un gruppo di gestione del programma - sotto la tua direzione come manager del programma - si riunisce e i piani sono integrati.

Questo è più facile a dirsi che a farsi. Richiede l'identificazione delle dipendenze tra i progetti e le attività del progetto. Ti costringe a guardare i requisiti delle risorse per l'intero programma e a destreggiarsi tra le attività per soddisfare la disponibilità delle persone chiave.

Una volta stabilito il piano di programma integrato, è possibile seguirlo in una tabella di Gantt o in un altro strumento software. Poiché i project manager tracciano i loro progetti in tempo reale, dovrai apportare modifiche al piano del programma, tenendo tutti informati sui cambiamenti e spiegando cosa significa per le loro aree di lavoro.

... Ma non devi pianificare ogni linea

In qualità di program manager, ti affidi ai project manager per fare la pianificazione dettagliata. Non è pratico o desiderabile che tu stia seguendo un programma con migliaia di attività.

Avete bisogno di una visione arrotolata e di alto livello dei progetti con dettagli sufficienti per mostrare se qualcosa avrà un impatto a livello di programma.

Il modo più semplice per farlo è con app software dedicate. Cercare di gestire il tuo programma multimilionario su un foglio di calcolo di base sarebbe troppo impegnativo.

Devi delegare

Comunque sei bravo a delegare, essere in un ruolo di gestione del programma significa che devi migliorare ancora.

La buona notizia è che dovresti avere un team di project manager e potresti anche avere un ufficio di gestione del programma dedicato per supportare il tuo cambiamento trasformativo.

C'è molto lavoro da fare su un programma e impostarlo per assicurarsi che tutte le parti mobili si muovano insieme al momento giusto è un enorme sforzo. Non puoi farlo da solo e non dovresti provare. Calcola quanto tempo hai bisogno di fare l'avvio del programma e quindi assicurati di avere una squadra in atto per sostenerti.

Se non hai nessuno nel tuo ufficio di gestione del programma, chiedi a qualcuno di essere trasferito al team di gestione del programma. C'è molto da fare per loro. Ad esempio, qualcuno in un ruolo di coordinamento del progetto sarebbe perfettamente in grado di fornire il coordinamento richiesto a livello di programma, liberandoti per essere coinvolto in attività strategiche.

Non aver paura del conflitto

Ci sono molti filoni per i programmi. Dai progetti con parti interessate difficili a scadenze apparentemente irraggiungibili, ogni giorno ti darà opportunità di conflitto. Fai attenzione alle cose che interrompono le prestazioni del progetto e preparati a intervenire quando necessario per risolvere una situazione di conflitto prima che inizi.

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