La gestione dei progetti è un lavoro che ha un sacco di gergo e terminologia. Una volta che sai cosa significa tutto, è abbastanza semplice seguire le discussioni e contribuire in modo efficace. Aumenterà la tua sicurezza sul lavoro se riesci a capire di cosa parlano tutti gli altri e ad aiutarti a prendere sul serio sul lavoro se usi i giusti termini. Ecco una guida ai termini di gestione del progetto che dovresti sapere.
Rischio
'Rischio' è un termine che si riferisce a cosa potrebbe andare storto nel tuo progetto. Ad esempio, se stai creando un nuovo blocco di uffici, il prezzo dell'acciaio potrebbe aumentare e ciò potrebbe avere un impatto sul tuo budget. Ma potrebbe non salire. Allo stesso modo, se stai programmando di organizzare il tuo picnic aziendale annuale all'esterno, potrebbe essere un bel tempo, ma potrebbe piovere. In breve, un rischio è qualcosa che non è ancora successo.
È importante sapere quali sono i rischi che circondano il tuo progetto, perché è possibile pianificare per loro. Puoi mettere in azione il tuo "Piano B" oi piani di emergenza per cercare di evitare il rischio che si verifichi in primo luogo. Con il prezzo dell'acciaio e il tempo, non c'è molto che tu possa realmente fare per impedirgli di accadere, ma puoi fare dei piani in caso lo facciano. Ad esempio, è possibile noleggiare un tendone o fare scorta di ombrelli in modo che se piove durante il giorno del picnic, le persone possono comunque divertirsi.
Problema
Problemi e rischi sono spesso confusi dai membri del team di progetto, ed è importante come project manager assicurarsi che stai parlando di questi argomenti in modo appropriato. Un rischio è qualcosa che non è ancora successo, mentre un problema è qualcosa che è accaduto. I problemi sono solo problemi che il tuo team di progetto sta affrontando. Potresti averlo visto arrivare (e gestito come un rischio per iniziare) o potrebbe essere completamente inaspettato. Ad ogni modo, è successo ora e devi fare qualcosa al riguardo!
Pietra miliare
Le pietre miliari sono punti temporali che segnano momenti chiave durante il progetto. Sono spesso usati per:
- Inizio di una fase
- Fine di una fase
- Fine di un importante lavoro o di un grande compito
- Notando una particolare scadenza fissa
- Date inamovibili sul piano
Pensa alle pietre miliari come al tipo di data che scriveresti sul tuo calendario a casa: i grandi momenti importanti in un progetto come finire il test o la festa di lancio. Le pietre miliari sono una delle nove componenti di un diagramma di Gantt, quindi le vedrai nei tuoi schemi di progetto visualizzati come un diamante.
Sponsor
Lo sponsor del tuo progetto si trova nel Project Board. Sono la persona che "possiede" il progetto e ricevono i benefici. Ad esempio, se si sta avviando un nuovo sistema IT per il team factory da utilizzare, il General Manager di fabbrica sarà lo sponsor del progetto. Il team IT farebbe parte del team di progetto ma non assumerebbe un ruolo di sponsorizzazione. Lo sponsor del progetto è la persona a cui puoi rivolgervi quando hai bisogno della direzione del senior management. Questo potrebbe essere al fine di:
- Sblocca un problema
- Trova alcune risorse
- Approvare il budget
- Prendere decisioni
- Accetto le specifiche finali
E così via. Il project manager riferisce efficacemente allo sponsor per tutta la durata del progetto, sia in termini di struttura di gestione della linea che di reportistica settimanale o mensile (o in tempo reale) del progetto.
Stakeholder
Le parti interessate sono le altre persone coinvolte e interessate dal progetto. Alcuni progetti avranno ampi gruppi di parti interessate, che coprono tutti i dipartimenti dell'organizzazione. Altri avranno uno scopo più limitato. Alcune parti interessate sono al di fuori della vostra organizzazione, come il governo o gli organismi di regolamentazione.
Devono anche essere tenuti informati con notizie rilevanti. La maggior parte delle parti interessate sarà di supporto (o ambivalente) ai cambiamenti apportati dal progetto, ma non tutti saranno! Incontrerai le parti interessate che non accetteranno il tuo progetto a braccia aperte!