La tua preparazione determina se riuscirai a ottenere i tuoi risultati desiderati
L'agenda di una riunione è l'elenco degli elementi che i partecipanti sperano di ottenere durante una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita ai partecipanti diversi giorni prima di una riunione, con almeno 24 ore di anticipo in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi per l'incontro.
In combinazione con i verbali della riunione, la documentazione che i partecipanti ricevono in seguito a una riunione, l'ordine del giorno è il piano per la riunione e il follow-up riportato per la riunione precedente.
Quando sviluppi un'agenda per una riunione che non è pianificata regolarmente, i seguenti passaggi ti assisteranno. Più avanti in questo articolo, vedrai un modello di agenda per una riunione regolarmente programmata. I due tipi di riunioni condividono argomenti simili all'agenda ma non sono esattamente gli stessi.
Sviluppare un programma di incontri
In primo luogo, identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarvi a pianificare la riunione. Quindi, decidi cosa speri di realizzare tenendo la riunione. Stabilisci obiettivi realizzabili per il tuo incontro. Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace. Assicurati di non aver pianificato più di quanto sia ragionevolmente realizzabile entro i tempi della riunione.
Come disse Stephen Covey nelle "Sette abitudini di persone altamente efficaci", "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti alla riunione.
Costruire un ordine del giorno è fare un piano per l'incontro. Si inizia con l'obiettivo principale o lo scopo che si sta tentando di realizzare tenendo la riunione. Una volta deciso il tuo obiettivo, devi determinare se hai bisogno dell'assistenza di altri dipendenti per pianificare la tua agenda. In caso affermativo, invitali a unirsi a te nel fare l'agenda della riunione di solito via email o testo in modo da non creare la necessità di un incontro aggiuntivo.
Decisioni da prendere mentre sviluppi l'agenda del tuo meeting
Dopo aver determinato il tuo obiettivo generale, tu o il tuo team, dovete prendere le seguenti decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo dell'incontro, ognuno di questi elementi viene visualizzato nell'agenda della riunione.
- Partecipanti necessari per l'incontro effettivo,
- Gli articoli che richiedono discussioni o azioni che porteranno al raggiungimento dell'obiettivo o dello scopo,
- La quantità di tempo che anticipi il gruppo avrà bisogno per la discussione di ogni oggetto,
- Una data e ora per l'incontro,
- Un luogo adatto, che terrà tutti i partecipanti comodamente, per l'incontro,
- Pre-lavoro per la riunione. Ciò includerà qualsiasi lettura, documentazione, dati, verbali di riunione da una riunione precedente o qualsiasi altra preparazione che renderà il vostro incontro effettivo di successo. Questa preparazione deve essere allegata alla comunicazione e all'ordine del giorno della riunione quando li distribuisci ai partecipanti invitati.
Oltre agli elementi decisionali di cui sopra, gli elementi di agenda della riunione standard dovrebbero includere:
- Riesaminare lo scopo della riunione, l'agenda, i risultati attesi e il prodotto.
- Rivedi i minuti della riunione precedente.
- Riesaminare i progressi dei partecipanti in merito agli impegni e agli elementi di azione realizzati nella riunione precedente.
- L'addetto alle note o il leader deve rivedere gli impegni presi dai partecipanti durante l'attuale riunione come punto finale all'ordine del giorno.
Decidi chi deve partecipare per realizzare l'agenda del tuo meeting
Una volta che hai deciso che è necessario un incontro per raggiungere il tuo obiettivo, devi sviluppare l'elenco dei partecipanti.
Non tutti i dipendenti possono o dovrebbero partecipare a ogni riunione, ma invitare i giusti partecipanti aumenterà le probabilità di successo.
Come identificare i partecipanti necessari per realizzare l'agenda del meeting
Determina i partecipanti per una sola volta o per una breve serie di incontri o per una riunione regolarmente programmata o in corso ponendo domande come quelle seguenti.
- Chi deve possedere la soluzione che il gruppo sviluppa?
- Chi è il proprietario del processo che il gruppo sta discutendo?
- Chi ha bisogno di sapere le informazioni che stai distribuendo?
- Chi può fornire dati e fatti per guidare il processo decisionale?
- Chi ha esperienza o esperienza da condividere con il gruppo?
- Chi deve supportare l'implementazione di qualsiasi soluzione o attività?
- Chi deve fornire il permesso o le risorse per raggiungere il risultato dell'incontro?
- Chi potrebbe opporsi all'attuazione di qualsiasi soluzione o direzione?
Avete bisogno di un'agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate?
Non tutte le riunioni richiedono un programma personalizzato sviluppato. La maggior parte dei dipendenti ha regolarmente programmato riunioni per i propri dipartimenti o gruppi di lavoro. Hai anche squadre e progetti a cui partecipi.
Un progetto in corso potrebbe non richiedere un nuovo ordine del giorno per ogni riunione, ma il tuo team sarà ben servito adottando un approccio standard alla tua riunione.
La riunione dei dipendenti regolarmente pianificata è suddivisa in tre segmenti per i quali ciascuno ha gli elementi dell'agenda standard: Elementi informativi, Elementi azione e Pianificazione anticipata.
Componenti di un ordine del giorno delle riunioni per riunioni regolarmente programmate
Articoli informativi
Scrivi gli articoli dell'agenda che sono informativi per ogni riunione. Ad esempio, il gestore aggiorna il gruppo sui risultati della riunione del senior management.
Elementi di azione
Metti all'ordine del giorno tutti gli elementi che ti aspetti che il gruppo vorrà rivedere ad ogni riunione regolarmente programmata. Ad esempio, prestazioni per il budget per il periodo di tempo e l'identificazione di risparmi sui costi e miglioramenti continui che il gruppo intende raggiungere.
Pianificazione anticipata
Inserisci all'ordine del giorno tutti gli elementi che il gruppo desidera pianificare o preparare in anticipo. Ad esempio, gli obiettivi a breve termine per il prossimo mese o la necessità dell'assistenza dei collaboratori per i prossimi compiti.
Se si seguono queste linee guida quando si sviluppa l'agenda della riunione, si aumenta la probabilità che la riunione produca risultati.
Esempio di agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate
Utilizzare questo programma di esempio per una riunione pianificata regolarmente per garantire che la riunione produca i risultati che si cercano.
- Riscaldamento e saluti. Considera un breve rompighiaccio a seconda della frequenza con cui il gruppo si incontra.
- Riesaminare lo scopo della riunione, l'agenda, i risultati attesi e il prodotto.
- Rivedi i minuti della riunione precedente.
- Fornire le informazioni di reparto e aziendali appropriate di cui ha bisogno la squadra.
- Riesaminare i progressi su elementi di azione, piani d'azione e impegni. Rivedi i progressi del gruppo sugli obiettivi.
- Discutere e prendere decisioni sugli argomenti dell'agenda per questo incontro.
- Identifica i prossimi passi.
- Identificare lo scopo, i risultati e l'ordine del giorno per il prossimo incontro.
- Al termine dell'incontro, l'addetto alle note dovrebbe rivedere gli impegni assunti dalle persone durante la riunione.
- Identifica qualsiasi assistenza necessaria da persone che non fanno parte del gruppo e assegna ai partecipanti di prendere contatto.
- Determina chi al di fuori dei partecipanti alla riunione ha bisogno di sapere cosa e decidere come si realizzerà la comunicazione.
- Invia minuti fuori entro 24 ore dalla riunione o immediatamente se il nota prenditore ha preso le note elettronicamente (la norma).
Altro relativo alla partecipazione a riunioni efficaci
- Incontro e saluto Incontro rompighiaccio per il pranzo
- Sviluppa norme di gruppo
- Campione standard di squadra