Attività commerciale

Come sviluppare un'agenda di riunione efficace

La tua preparazione determina se riuscirai a ottenere i tuoi risultati desiderati

L'agenda di una riunione è l'elenco degli elementi che i partecipanti sperano di ottenere durante una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita ai partecipanti diversi giorni prima di una riunione, con almeno 24 ore di anticipo in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi per l'incontro.

In combinazione con i verbali della riunione, la documentazione che i partecipanti ricevono in seguito a una riunione, l'ordine del giorno è il piano per la riunione e il follow-up riportato per la riunione precedente.

Quando sviluppi un'agenda per una riunione che non è pianificata regolarmente, i seguenti passaggi ti assisteranno. Più avanti in questo articolo, vedrai un modello di agenda per una riunione regolarmente programmata. I due tipi di riunioni condividono argomenti simili all'agenda ma non sono esattamente gli stessi.

Sviluppare un programma di incontri

In primo luogo, identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarvi a pianificare la riunione. Quindi, decidi cosa speri di realizzare tenendo la riunione. Stabilisci obiettivi realizzabili per il tuo incontro. Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace. Assicurati di non aver pianificato più di quanto sia ragionevolmente realizzabile entro i tempi della riunione.

Come disse Stephen Covey nelle "Sette abitudini di persone altamente efficaci", "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti alla riunione.

Costruire un ordine del giorno è fare un piano per l'incontro. Si inizia con l'obiettivo principale o lo scopo che si sta tentando di realizzare tenendo la riunione. Una volta deciso il tuo obiettivo, devi determinare se hai bisogno dell'assistenza di altri dipendenti per pianificare la tua agenda. In caso affermativo, invitali a unirsi a te nel fare l'agenda della riunione di solito via email o testo in modo da non creare la necessità di un incontro aggiuntivo.

Decisioni da prendere mentre sviluppi l'agenda del tuo meeting

Dopo aver determinato il tuo obiettivo generale, tu o il tuo team, dovete prendere le seguenti decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo dell'incontro, ognuno di questi elementi viene visualizzato nell'agenda della riunione.

  • Partecipanti necessari per l'incontro effettivo,
  • Gli articoli che richiedono discussioni o azioni che porteranno al raggiungimento dell'obiettivo o dello scopo,
  • La quantità di tempo che anticipi il gruppo avrà bisogno per la discussione di ogni oggetto,
  • Una data e ora per l'incontro,
  • Un luogo adatto, che terrà tutti i partecipanti comodamente, per l'incontro,
  • Pre-lavoro per la riunione. Ciò includerà qualsiasi lettura, documentazione, dati, verbali di riunione da una riunione precedente o qualsiasi altra preparazione che renderà il vostro incontro effettivo di successo. Questa preparazione deve essere allegata alla comunicazione e all'ordine del giorno della riunione quando li distribuisci ai partecipanti invitati.

    Oltre agli elementi decisionali di cui sopra, gli elementi di agenda della riunione standard dovrebbero includere:

    • Riesaminare lo scopo della riunione, l'agenda, i risultati attesi e il prodotto.
    • Rivedi i minuti della riunione precedente.
    • Riesaminare i progressi dei partecipanti in merito agli impegni e agli elementi di azione realizzati nella riunione precedente.
    • L'addetto alle note o il leader deve rivedere gli impegni presi dai partecipanti durante l'attuale riunione come punto finale all'ordine del giorno.

    Decidi chi deve partecipare per realizzare l'agenda del tuo meeting

    Una volta che hai deciso che è necessario un incontro per raggiungere il tuo obiettivo, devi sviluppare l'elenco dei partecipanti.

    Non tutti i dipendenti possono o dovrebbero partecipare a ogni riunione, ma invitare i giusti partecipanti aumenterà le probabilità di successo.

    Come identificare i partecipanti necessari per realizzare l'agenda del meeting

    Determina i partecipanti per una sola volta o per una breve serie di incontri o per una riunione regolarmente programmata o in corso ponendo domande come quelle seguenti.

    • Chi deve possedere la soluzione che il gruppo sviluppa?
    • Chi è il proprietario del processo che il gruppo sta discutendo?
    • Chi ha bisogno di sapere le informazioni che stai distribuendo?
    • Chi può fornire dati e fatti per guidare il processo decisionale?
    • Chi ha esperienza o esperienza da condividere con il gruppo?
    • Chi deve supportare l'implementazione di qualsiasi soluzione o attività?
    • Chi deve fornire il permesso o le risorse per raggiungere il risultato dell'incontro?
    • Chi potrebbe opporsi all'attuazione di qualsiasi soluzione o direzione?

    Avete bisogno di un'agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate?

    Non tutte le riunioni richiedono un programma personalizzato sviluppato. La maggior parte dei dipendenti ha regolarmente programmato riunioni per i propri dipartimenti o gruppi di lavoro. Hai anche squadre e progetti a cui partecipi.

    Un progetto in corso potrebbe non richiedere un nuovo ordine del giorno per ogni riunione, ma il tuo team sarà ben servito adottando un approccio standard alla tua riunione.

    La riunione dei dipendenti regolarmente pianificata è suddivisa in tre segmenti per i quali ciascuno ha gli elementi dell'agenda standard: Elementi informativi, Elementi azione e Pianificazione anticipata.

    Componenti di un ordine del giorno delle riunioni per riunioni regolarmente programmate

    Articoli informativi

    Scrivi gli articoli dell'agenda che sono informativi per ogni riunione. Ad esempio, il gestore aggiorna il gruppo sui risultati della riunione del senior management.

    Elementi di azione

    Metti all'ordine del giorno tutti gli elementi che ti aspetti che il gruppo vorrà rivedere ad ogni riunione regolarmente programmata. Ad esempio, prestazioni per il budget per il periodo di tempo e l'identificazione di risparmi sui costi e miglioramenti continui che il gruppo intende raggiungere.

    Pianificazione anticipata

    Inserisci all'ordine del giorno tutti gli elementi che il gruppo desidera pianificare o preparare in anticipo. Ad esempio, gli obiettivi a breve termine per il prossimo mese o la necessità dell'assistenza dei collaboratori per i prossimi compiti.

    Se si seguono queste linee guida quando si sviluppa l'agenda della riunione, si aumenta la probabilità che la riunione produca risultati.

    Esempio di agenda per riunioni per riunioni regolarmente programmate

    Utilizzare questo programma di esempio per una riunione pianificata regolarmente per garantire che la riunione produca i risultati che si cercano.

    • Riscaldamento e saluti. Considera un breve rompighiaccio a seconda della frequenza con cui il gruppo si incontra.
    • Riesaminare lo scopo della riunione, l'agenda, i risultati attesi e il prodotto.
    • Rivedi i minuti della riunione precedente.
    • Fornire le informazioni di reparto e aziendali appropriate di cui ha bisogno la squadra.
    • Riesaminare i progressi su elementi di azione, piani d'azione e impegni. Rivedi i progressi del gruppo sugli obiettivi.
    • Discutere e prendere decisioni sugli argomenti dell'agenda per questo incontro.
    • Identifica i prossimi passi.
    • Identificare lo scopo, i risultati e l'ordine del giorno per il prossimo incontro.
    • Al termine dell'incontro, l'addetto alle note dovrebbe rivedere gli impegni assunti dalle persone durante la riunione.
    • Identifica qualsiasi assistenza necessaria da persone che non fanno parte del gruppo e assegna ai partecipanti di prendere contatto.
    • Determina chi al di fuori dei partecipanti alla riunione ha bisogno di sapere cosa e decidere come si realizzerà la comunicazione.
    • Invia minuti fuori entro 24 ore dalla riunione o immediatamente se il nota prenditore ha preso le note elettronicamente (la norma).

      Altro relativo alla partecipazione a riunioni efficaci

      • Incontro e saluto Incontro rompighiaccio per il pranzo
      • Sviluppa norme di gruppo
      • Campione standard di squadra

      
      Articoli Interessanti
      Raccomandato
      Gestione degli aspetti finanziari del recupero dopo la chirurgia Essere di fronte a un intervento chirurgico non è una prospettiva facile. Tuttavia, se il tuo medico ti ha detto che devi sottoporti ad un intervento chirurgico per migliorare la tua salute, è importante dedicare del tempo a scoprire tutti i benefici che potresti avere che possono coprirti finanziariamente dal recupero post-operatorio.
      Tutto ciò che devi veramente sapere Quando un datore di lavoro ti chiama e ti chiede di presentarti per un colloquio di lavoro, è un grosso problema. Significa che ha guardato il tuo curriculum e, sulla base di ciò, pensa di essere qualificato per il lavoro. Potresti chiedertelo, "se il capo sa già che sono qualificato, perché preoccuparsi di un colloquio?&quo
      Ci sono molti percorsi di carriera equini che possono essere di interesse per chi cerca una carriera come istruttore di equitazione, sposo, veterinario, direttore di fattoria, allenatore e innumerevoli altri. Ci sono anche molte competenze chiave che tutti i professionisti dell'industria dei cavalli dovrebbero possedere
      Cosa puoi fare quando la tua ricerca di lavoro non funziona? Potrebbe richiedere un po 'di lavoro, incluso espandere il tuo networking, rinnovare il tuo curriculum, guardare al di fuori del tuo campo preferito e ottenere un aiuto professionale con la tua ricerca di lavoro. Ecco alcuni suggerimenti e consigli su cosa fare quando invii il tuo curriculum e fai domanda per un posto di lavoro, ma non ottieni interviste, figuriamoci offerte di lavoro
      Linee guida per la redazione di domande di lavoro e consigli sul formato Hai bisogno di scrivere una lettera per candidarti? Non sei sicuro di cosa includere o come formattare la tua lettera? Cosa si aspetta che un datore di lavoro legga nelle lettere che ricevono dai candidati? Ecco tutte le informazioni necessarie per scrivere una lettera di domanda di lavoro che ti aiuterà a garantire un colloquio di lavoro.
      Impara come usare la tua leva Ottenere ciò che vuoi è divertente, ma ottenere ciò di cui hai bisogno è un'abilità essenziale. Se vuoi imparare come sigillare un importante affare o convincere qualcuno a collaborare a un progetto, devi imparare come negoziare. Le capacità di negoziazione sono utili anche quando arriva il momento di cambiare i termini di un contratto o semplicemente per far concordare tutti i tuoi parenti su una data per la prossima riunione di famiglia. Più