Il dipartimento IT deve essere coinvolto
Lasciare andare un dipendente può essere un lavoro sporco, ma il reparto IT deve aiutarlo a farlo, sempre se sei intelligente.
È necessario coinvolgere l'IT nel processo di risoluzione dei dipendenti perché un ex dipendente che ha ancora accesso alla rete di un'azienda e ai dati aziendali di proprietà è una minaccia alla sicurezza. Nella maggior parte delle terminazioni, gli ex dipendenti non penserebbero mai di danneggiare i tuoi sistemi informatici, ma perché correre il rischio di imbattersi nell'unico uovo difettoso?
Inoltre, è intelligente conservare alcune risorse tecnologiche, dati e registri se l'ex dipendente o la società stessa decidono di perseguire un contenzioso.
Infine, è essenziale integrare l'IT nel processo per garantire che i controlli sulla terminazione dei dipendenti siano sufficientemente completi per soddisfare i requisiti Sarbanes-Oxley pertinenti.
Le politiche di sicurezza delle informazioni e di conservazione dei dati devono essere specifiche dell'azienda e adattate alle leggi in base alle quali la vostra azienda opera.
3 Principi IT che le aziende devono affrontare
Tuttavia, ci sono almeno tre ampi principi informatici a cui un'azienda deve aderire quando e dopo aver risolto un dipendente.
- Notifica tempestiva della disdetta al dipartimento IT - anche un avviso anticipato della riunione di terminazione è apprezzato in modo che l'IT possa bloccare l'accesso durante la riunione.
- Ogni azienda dovrebbe avere una politica rigorosamente applicata che indichi chiaramente chi deve notificare chi, quando il lavoro di qualcuno sta finendo o è terminato. Questa politica dovrebbe inoltre stabilire che tali notifiche vengano fornite immediatamente, in modo che tutti i reparti coinvolti possano agire tempestivamente.
Un contatto per la sicurezza delle informazioni dovrebbe essere tra coloro che sono stati informati e le responsabilità di questa persona dovrebbero comportare la ricerca, la documentazione e la revoca dell'accesso di un dipendente alle informazioni proprietarie archiviate elettronicamente e ai suoi sistemi informativi.
- Revoca prudente dell'accesso. Una volta notificato, l'IT è responsabile della revoca immediata dell'accesso e della conservazione di tutti i record di cui l'azienda potrebbe aver bisogno ora o in futuro.
Cosa fare quando l'occupazione è terminata
Nel caso di un dipendente licenziato, l'IT dovrebbe revocare immediatamente tutti gli accessi al computer, alla rete e ai dati dell'ex dipendente.
L'accesso remoto deve essere rimosso e l'ex dipendente deve essere privato di tutte le proprietà dell'azienda, comprese le risorse tecnologiche come un computer portatile e la proprietà intellettuale come i file aziendali contenenti informazioni su clienti, vendite e marketing.
Tuttavia, nel caso di un dipendente la cui fine del rapporto di lavoro è imminente, l'IT dovrebbe consultare il manager del dipendente, l'ufficio delle risorse umane e altri decisori chiave per determinare il modo appropriato in cui scaglionare la revoca dell'accesso nei giorni restanti della persona. di lavoro.
Proprio come la concessione di autorizzazioni di accesso e sicurezza dovrebbe essere documentata per riferimento futuro, la revoca dell'accesso dovrebbe anche essere documentata, in particolare per scopi legali. L'obiettivo, ovviamente, dovrebbe sempre essere quello di revocare l'accesso in modo da avere un buon senso commerciale, dal punto di vista finanziario, tecnologico e legale.
Conservazione preventiva dei dati
Ogni azienda deve disporre di politiche di ridondanza e conservazione dei dati che soddisfino le proprie esigenze aziendali e aderiscano alle leggi vigenti. Tali politiche riguardano il backup, il ripristino e la conservazione dei dati aziendali in generale.
Tuttavia, una società dovrebbe anche attuare politiche che descrivono dettagliatamente quando e come l'IT dovrebbe fare per preservare dati potenzialmente potenzialmente sensibili, record, registri e altri materiali che potrebbero avere un valore legale, se la società e l'ex dipendente intraprendono una battaglia legale.
È particolarmente importante farlo nel caso di un ex dipendente che deteneva una posizione di alto livello o lasciava la compagnia sotto una nuvola di sospetti.
L'appropriazione e l'applicazione di questi tre principi dovrebbe essere il lavoro collettivo del personale dirigente dell'azienda, dei reparti IT e risorse umane e del consulente legale specializzato in informatica forense e delle leggi che regolano l'uso della tecnologia informatica da parte dell'azienda.
I risultati di questo sforzo cooperativo dovrebbero essere una maggiore protezione dei dati aziendali e una migliore preparazione per le controversie riguardanti il furto di dati aziendali, l'hacking e altre forme di usi illeciti o informatici della tecnologia informatica. Lavorare con l'IT come partner stimato garantisce che questi obiettivi siano raggiunti in caso di interruzione del rapporto di lavoro.