Attività commerciale

Chi dovrebbe recensire e firmare una lettera di offerta a un candidato di lavoro?

Chi dovrebbe recensire una lettera di offerta per un candidato di lavoro?

Cara Susan,

A proposito di lettere di offerta, quale livello di dipendenti o manager delle risorse umane è tenuto a rivedere una lettera di offerta preparata da un Assistente risorse umane e per quanti mesi dovrebbe continuare questo processo di revisione se l'Assistente risorse umane è un nuovo dipendente? Se l'Assistente risorse umane è un dipendente esperto?

Chi dovrebbe essere il firmatario di una lettera di offerta? Dovrebbe essere l'Assistente Risorse umane che prepara la lettera di offerta o il dipendente o manager di livello superiore che rivede la lettera di offerta (se è prevista una revisione)?

Grazie mille per l'assistenza che puoi fornire nel rispondere a queste domande.

Cara Belinda,

Le mie risposte a queste due domande sono strettamente le mie opinioni, in quanto non sono coinvolte questioni legali nelle risposte. Quando ho lavorato come direttore delle risorse umane ad interim per una società cliente, tra l'ex responsabile delle risorse umane e il mio subentro, l'Assistente risorse umane ha inviato una lettera di offerta con lo stipendio sbagliato. Lo capii subito quando lo estrassi dalla pila di documenti che mi salutò al mio arrivo perché era troppo basso per il lavoro.

Parla di un punto di apprendimento istantaneo.

Mentre riconosco che in alcune organizzazioni il direttore delle risorse umane, il direttore o il vicepresidente, mai un assistente alle risorse umane, nella mia esperienza, firma le lettere di offerta di lavoro che vanno ai candidati, si tratta di cattive pratiche nel settore privato. Non è la persona delle risorse umane che sta facendo l'offerta. La persona delle risorse umane sta consultando il responsabile delle assunzioni che dovrebbe prendere la decisione finale su un candidato e firmare la lettera di offerta.

La lettera di offerta è l'impegno del manager per il nuovo dipendente. Effettuando l'offerta, lui o lei conferma il suo impegno per il successo del nuovo dipendente. Accogliere un nuovo dipendente è parte dell'intero processo di reclutamento, selezione e assunzione. Sono tutti componenti nel processo di onboarding.

L'offerta di lavoro è un'altra parte di accogliere il nuovo dipendente nella tua organizzazione e far sentire il nuovo dipendente desiderato. Invia un messaggio più potente quando viene dal nuovo capo del potenziale dipendente.

Eccezioni alle pratiche raccomandate

Nel settore pubblico, nelle aziende Fortune 500 e nei luoghi di lavoro rappresentati dal sindacato, riconosco che questa pratica può essere diversa. Quando un'organizzazione è grande e gli impiegati sono sparsi in molti luoghi, logisticamente, ciò aggiunge tempo e confusione al processo di creazione di offerte di lavoro.

Le organizzazioni più grandi hanno l'ulteriore sfida di coerenza tra più sedi, quindi gran parte della sistematizzazione delle pratiche occupazionali spetta alle risorse umane.

In un posto di lavoro rappresentato dal sindacato, specialmente nel settore pubblico, il manager può non avere l'ultima parola su chi ottiene il lavoro. Può essere determinato contrattualmente da fattori quali l'anzianità e l'istruzione. In questi casi, ha anche senso che i documenti provengano dallo staff delle risorse umane. Sono responsabili di accertarsi che le condizioni e le pratiche di lavoro rispettino il contratto.

In ciascuna di queste istanze, la funzione Risorse Umane dovrebbe chiedere al proprio legale di riesaminare il formato e il processo della lettera di offerta per garantire che siano idonei, legali e protetti dal datore di lavoro.

A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere ad un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

Dovrebbe un direttore delle risorse umane o un direttore rivedere tutte le lettere di offerta di lavoro?

Il mio prendere lontano dall'esperienza che ho menzionato in precedenza in questo articolo, è che qualsiasi documento che obblighi l'azienda legalmente o finanziariamente deve essere esaminato da un manager o direttore delle risorse umane. Ecco perché:

  • Una lettera di offerta e molti altri documenti che vengono inviati dallo staff delle risorse umane legalmente obbligano la società. Certo, quando viene trovato un errore di $ 10.000, è possibile ritirare l'offerta e spiegare che si trattava di un refuso da parte di un dipendente inesperto, ma perché aprire l'azienda a una situazione in cui è necessario estendere un'offerta di salario modificata, un nuovo infelice il dipendente potrebbe ancora svolgere il lavoro, oppure potresti perdere un candidato perfettamente adatto che viene sgonfiato e ferito, a causa di un errore. Inoltre, potrebbe aprire la tua azienda per azioni legali.
  • Onorare l'offerta di lavoro errata, usando lo stesso esempio, è ugualmente poco attraente. Prima che la società estenda l'offerta, qualcuno in Risorse umane ha fatto ricerche sul mercato, ha esaminato gli altri dipendenti in lavori simili e ha concluso con un'offerta di lavoro adeguata. Quindi, le ramificazioni si stanno estendendo ulteriormente se altri dipendenti apprenderanno il differenziale salariale.
  • Indipendentemente dal livello di esperienza di un assistente alle risorse umane che dovrebbe, in un ufficio delle risorse umane, preparare l'offerta per l'invio, un secondo paio di occhi che riesamina tutto ciò che potrebbe potenzialmente obbligare l'azienda finanziariamente o aprire le porte a un'azione legale, è intelligente. Le organizzazioni si aspettano maggiore vigilanza e supervisione da parte di dipendenti titolati a manager o direttori.
  • Una mancata comunicazione potrebbe comportare termini e condizioni di lavoro errati che non sono stati negoziati o promessi a un candidato. Ad esempio, l'assistente delle risorse umane potrebbe sapere che il lavoro avrebbe pagato $ 40.000, ma nel processo di negoziazione, al candidato è stato offerto più un bonus di firma e, nel quotidiano occupato, il manager non è riuscito a dire l'assistente alle risorse umane.

    Quando un candidato riceve un'offerta non corretta, rivaluta l'integrità della tua azienda. Si crea una barriera all'accettazione che non era necessaria in quanto il candidato si preoccupa di come gestire la situazione.
  • I documenti che vanno a persone che stai cercando di reclutare nella tua azienda devono essere impeccabili. Segnalano un messaggio al potenziale dipendente sulla cultura della vostra azienda. Anche un errore di battitura può dare una pausa al candidato. Una copia del documento vivrà anche nei file della tua azienda per anni. Quindi, nella maggior parte dei casi, un secondo paio di occhi che esaminano il documento è una pratica intelligente.

Non vedo la revisione di documenti che obbligano l'azienda finanziariamente o potenzialmente, legalmente, come critica alla conoscenza, all'esperienza o alla diligenza di un assistente delle risorse umane. È una pratica commerciale intelligente per tutti questi motivi.

Nota sulle offerte di lavoro: le risorse umane dovrebbero chiedere al loro avvocato di esaminare il formato e il processo delle lettere di offerta per assicurarsi che siano corretti, legali e fornire al datore di lavoro una protezione legale. A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere ad un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

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