Pulito o disordinato non importa. Efficace.
Ogni giorno vengono lanciate sempre più informazioni. La nuova posta, i rapporti di varie commissioni, fatture, proposte e altro hanno colpito la tua scrivania più volte al giorno. Sei troppo occupato per affrontarlo subito, quindi inizia a accumularsi. Il tuo desktop inizia a sembrare una zona di guerra.
Il problema qui non è che la tua scrivania sia disordinata. Il problema è che cose importanti si perdono. O viene sepolto dal nuovo materiale che entra, o è nel nuovo materiale ma non viene notato.
Di conseguenza, passi troppo tempo a cose che sono semplicemente urgenti piuttosto che a quelle che sono importanti.
Quando il tuo capo vuole sapere quanto tempo può avere quel rapporto per il Vice Presidente, non vuoi dirle che non hai notato il memo che ti ha inviato richiedendo il rapporto. Né il tuo capo sarà entusiasta di sapere che il layout per la nuova linea di prodotti è in ritardo perché lo hai messo da parte e si è coperto e te ne sei dimenticato.
Alcune persone ti diranno che il modo migliore per risolvere questo problema è una scrivania pulita. Altri dicono che un disastro va bene. Chi ha ragione? Nessuno dei due. E entrambi
Scrivania ingombra, mente ingombra
Non molto tempo fa, c'era un'espressione popolare "una scrivania ingombra è il segno di una mente ingombra". Quell'espressione ha dato origine a un'intera industria progettata per aiutare i dirigenti aziendali a pulire i loro desktop come un segno della loro acutezza mentale.
Non c'è dubbio che hai visto film in cui il capo si trova nel suo ufficio in cima a un grattacielo del centro.
Si siede dietro una scrivania di vetro senza cassetti. Gli unici ornamenti sono l'impressionante set di penne per la firma di documenti importanti e un telefono o citofono per poter dare ordini.
D'altra parte...
Molte persone non vedono nulla di sbagliato con pile di carta che coprono il desktop, persino rovesciandosi sui sedili della sedia e sul pavimento dell'ufficio.
Citano frasi come "una scrivania ingombra è un segno di genio" e "una scrivania disordinata è solo un segno di una scrivania disordinata".
Conosciamo tutti qualcuno la cui scrivania è così. Non vedi come riescano a capire se il desktop è in metallo o in legno. Eppure, quando chiedi loro qualcosa, vanno dritti in una pila, sfogliano 2 o 3 fogli e tirano fuori ciò che hai chiesto.
Cosa funziona per te
Entrambe le parti sono corrette. Il problema non è corretto. Il problema è che ti renderà più efficace. Ci sono alcune linee guida fondamentali che si applicano ad entrambi gli approcci, ma la chiave è lavorare in un modo che ti permetta di essere più efficace. Quasi tutti hanno bisogno di liberarsi di una parte della confusione sulla loro scrivania, ma non avere più di un singolo oggetto sulla scrivania in qualsiasi momento non funzionerà per molti di noi.
Molte persone stanno lavorando su diversi progetti contemporaneamente (o quasi alla stessa ora). I tipi creativi sentono il bisogno di avere l'ispirazione che li circonda. Gli individui orientati ai dettagli necessitano di volumi di materiale di riferimento a portata di mano. Alcune persone ritengono che le pile di lavoro li faccia sembrare occupati e, quindi, li mantengano più sicuri in periodi di cassa integrazione. Altri ritengono che una scrivania pulita mostri quanto siano efficienti nel portare a termine il lavoro.
Ciò che è importante è fare ciò che funziona per te.
Come domare il mostro
Sia che tu stia andando per il desktop in vetro sterile, o semplicemente vuoi portare un po 'più di ordine nel caos del tuo desktop, ci sono alcune linee guida fondamentali:
- Voglio davvero migliorare.
Non raccomando l'approccio veramente severo che alcuni fanno. Sfortunatamente, ciò lascia delle scuse troppo facili per te. Questo tentativo di rendere la scrivania meno ingombrante e più efficiente dipende da uno sforzo serio. - Mantieni, getta o muovi.
Trova tre contenitori. Etichetta il più piccolo "keep". Etichetta il più grande "lancio". Avere un altro contenitore con l'etichetta "sposta". Le cose veramente importanti andranno nel tuo contenitore di conservazione per essere ordinate in seguito. Tutto ciò che vuoi portare a casa o dare via va nel contenitore "sposta". Tutto il resto va nel contenitore di lancio. (Idealmente, il tuo contenitore di lancio sarà diviso in due parti: una parte sarà spazzatura da smaltire, l'altra saranno prodotti di carta, che possono essere riciclati).
- Inizia con il più vecchio.
Puoi dire guardando loro quale pila è la più vecchia. Di solito, è il più lontano dalla tua sedia. Sarà più facile buttare via gli oggetti da questa pila. - Valuta ogni pezzo una sola volta
Guarda ogni oggetto nel mucchio. Decidi in quale contenitore andrà. Non puoi rimetterlo sulla tua scrivania per dopo, devi decidere ora. Metti tutto in uno dei tre contenitori. Non c'è altra opzione. - Chiediti questo ...
La prima domanda è "ho questo da qualche altra parte, o posso ottenerlo da qualcuno?" Se hai una copia nella tua e-mail, o in un rapporto, o sulla scrivania della persona che ha preparato l'analisi di mercato, ecc, non è necessario conservare un'altra copia. Lancialo. Quindi chiedi "perché ho bisogno di questo?" Se la risposta è a) agire su di essa, b) fare qualcosa con essa quando ottengo maggiori informazioni da qualcuno, o c) riferirmi come faccio altro lavoro, metterlo nel mucchio di macerie. (Dopo che ti sei sbarazzato del disordine, riordinerai il tuo ammasso di riserva in base a queste tre categorie, quindi sentiti libero di separarli ora. Risparmierà tempo più tardi.) Se la tua risposta era qualcos'altro, getta quell'oggetto. - Sii spietato. Sii coraggioso.
Mentre avanzi in ogni pila, avvicinandoti e avvicinandoti alle cose che sono appena arrivate, sii spietato nelle tue decisioni. Non prendete prigionieri. Se davvero non ne hai bisogno, buttalo. E sii coraggioso. Non aggrapparti a qualcosa solo perché qualcuno potrebbe chiederti qualcosa a riguardo un giorno. Non costruire una fortezza di carta per proteggersi.
Gestisci il problema
Il tuo desktop non deve essere sterile e completamente privo di carta, anche se può esserlo se questo ti aiuta. Il tuo obiettivo è organizzare il tuo desktop in modo da massimizzare la tua efficienza. Se ciò significa più pile sulla tua scrivania rispetto alla persona della porta accanto, va bene, a patto che tutto ciò che hai conservato ti aiuti a raggiungere il tuo obiettivo di maggiore efficienza.