Le informazioni mediche dei dipendenti non vengono mai trovate in un file del personale dipendente
Il file medico del dipendente è il repository di tutto ciò che ha a che fare con la salute, i benefici per la salute, i congedi legati alla salute dei dipendenti e le selezioni di benefit e la copertura per il dipendente. Il datore di lavoro conserva una cartella clinica separata per ciascun dipendente. Il contenuto di questi file non viene mai combinato con nessun altro file del dipendente come il file personale.
Poiché il file medico contiene informazioni riservate e riservate, deve risiedere in un luogo sicuro, bloccato, inaccessibile. Anche il file cabinet che contiene i file medici dei dipendenti deve essere bloccato e lo staff delle risorse umane dovrebbe avere le uniche chiavi. L'accesso ai file medici dei dipendenti è limitato al solo personale delle Risorse Umane.
L'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) del 1996 (HIPAA) impone ai datori di lavoro di proteggere le cartelle cliniche dei dipendenti come riservate; le cartelle cliniche devono essere conservate separatamente e separatamente da altri documenti aziendali. Non archiviare mai le cartelle cliniche dei dipendenti nella cartella personale del dipendente.
A causa della riservatezza delle informazioni, le registrazioni devono essere isolate dai file a cui possono accedere dipendenti come supervisori o manager. (In realtà, questo è anche raccomandato per i file del personale in generale - dare solo accesso al personale delle risorse umane.)
Contenuto del file medico dei dipendenti
Questi sono i tipi di articoli che dovrebbero essere immagazzinati in modo sicuro nella cartella clinica del dipendente. In caso di dubbio, commetti sul lato della protezione delle informazioni mediche dei tuoi dipendenti.
- Applicazioni e moduli di assicurazione sanitaria
- Applicazioni e forme di assicurazione sulla vita
- Informazioni sul beneficiario designate
- Applicazioni per qualsiasi altro beneficio per i dipendenti che potrebbe richiedere informazioni mediche come l'assicurazione visione
- Richieste per assenze mediche pagate o non pagate
- Rapporti di Family Medical and Leave Act (FMLA) e relative applicazioni e documenti
- Documenti FMLA firmati dal medico
- Documentazione sulle malattie di un membro della famiglia o di un bambino per il quale si richiede FMLA per fornire assistenza continua
- Documentazione di congedo medicalmente correlata per dipendenti che non sono idonei per il periodo di assenza dal lavoro di FMLA
- Esami, appunti, corrispondenza e raccomandazioni del medico
- Scuse relative al medico per assenteismo o ritardo da un medico
- Restrizioni di lavoro medico con la documentazione del medico raccomandante
- Rapporti sugli incidenti e infortuni, compresi i documenti richiesti da OSHA
- Rapporti di risarcimento per infortunio o malattia dei lavoratori
- Qualsiasi altra forma o documento che contenga informazioni mediche private su un dipendente.
Se conservi questi file al 100% riservati, i tuoi dipendenti si fidano di te e sosterrai lo spirito e il significato della legge.
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