Utilizzare la facilitazione per rendere le riunioni più produttive
La facilitazione è un processo che i formatori, i team builder, i leader delle riunioni, i manager e i comunicatori utilizzano per aggiungere contenuti, processi e strutture per soddisfare le esigenze di un individuo, gruppo o gruppo. In generale, la facilitazione viene utilizzata per aiutare un gruppo di persone a raggiungere l'obiettivo stabilito nel proprio incontro.
Il ruolo principale di un facilitatore è quello di aggiungere valore a una sessione o ad una riunione di pianificazione di gruppo mantenendo il gruppo in attività e muovendosi insieme nella stessa direzione.
Il facilitatore garantisce inoltre che ciascun membro del gruppo partecipi alla riunione.
Facilitazione di gruppo
La facilitazione di gruppi o team è fornita da dipendenti interni o consulenti esterni, che sono esperti in:
- Presentare contenuti e informazioni,
- Progettare e formulare un processo che aiuti il gruppo a raggiungere i suoi obiettivi,
- Fornire una struttura appropriata per un incontro, una formazione, una sessione di team building o un altro evento di lavoro, in modo che la missione del gruppo sia compiuta nella sessione,
- Promuovere la responsabilità condivisa per i risultati dell'incontro, e
- Attingere dai partecipanti le risposte a domande e soluzioni ai problemi.
Facilitazione individuale
Quando gli individui prendono parte al processo, di solito è perché due o più dipendenti stanno vivendo conflitti, disaccordi, necessità di stabilire obiettivi reciproci, o c'è bisogno di presentare un progetto, un processo o un'esperienza. Un facilitatore esperto può fornire la struttura, il contenuto e il processo necessari ai singoli dipendenti per raggiungere una soluzione reciprocamente soddisfacente ai loro problemi.
Caratteristiche degli individui che forniscono facilitazione
La facilitazione è un'abilità appresa che viene in modo più naturale per le persone che dimostrano caratteristiche come:
- Forti capacità di leadership di gruppo,
- Profonda conoscenza dei processi e delle strutture di gruppo,
- Conoscenza delle dinamiche di gruppo e interpersonali e comprensione della comunicazione verbale e non verbale,
- La capacità di presentare in modo creativo la formazione e il contenuto del team building in modo tale da incoraggiare la partecipazione dei partecipanti alla sessione,
- Empatia per le persone e le loro situazioni,
- Potenti capacità di ascolto e comunicazione, e
- La capacità di strutturare gli interventi e gli eventi di gruppo per produrre i risultati desiderati per il gruppo.
Sotto la guida di un esperto facilitatore, riunioni, sessioni di team building e corsi di formazione possono ottenere risultati non possibili senza un leader. Questo perché i partecipanti al gruppo di un gruppo spesso non dispongono delle competenze, dell'autorizzazione e del supporto necessari per facilitare efficacemente i propri processi lavorativi.
Evitare conversazioni in competizione nelle riunioni
Spesso è difficile avere rapporti di lavoro efficaci con le persone al lavoro. È qui che la facilitazione diventa utile. L'efficace facilitazione del gruppo nelle riunioni gestisce l'interazione di persone difficili che tengono conversazioni in competizione.
Le conversazioni fuori tema tra due o più membri della riunione sprecano tempo, inibiscono il progresso del gruppo e limitano i contributi degli individui alla squadra nel suo insieme. Inoltre, le conversazioni in competizione in diversi piccoli gruppi, anche quando sono on-topic, privano i membri del team delle intuizioni che i membri del team stanno discutendo.
Questo alla fine si traduce in idee limitate prodotte nelle riunioni.
Che tu sia il leader dell'incontro, un manager o un membro del gruppo, puoi utilizzare le seguenti idee per riunire il gruppo quando i membri del gruppo tengono più di una discussione alla volta.
Gestire le conversazioni in competizione
- Usa la comunicazione non verbale: guarda costantemente i partecipanti per un momento. Alza le sopracciglia mentre guardi o saluta i partecipanti. Fermare la persona che ha il pavimento per un minuto mentre gli altri partecipanti si ricongiungono al gruppo. Non aver paura di farlo: fa parte del lavoro di un manager o di un team leader per controllare le riunioni.
- Fai una domanda: chiama uno dei membri del gruppo che partecipa alla conversazione in corso. Con un breve riassunto della discussione che si svolge nell'incontro nel suo insieme, chiedi la sua opinione. Chiedigli di condividere le loro idee con il resto delle persone presenti all'incontro.
Di ': "Credo che saremmo tutti interessati ai tuoi pensieri su questo argomento, Kerry". Questo potrebbe essere un po 'scomodo per te, ma ha due scopi: porta la conversazione secondaria nella conversazione principale e fa sapere a tutti che il comportamento non è permesso.
- Interviene verbalmente: chiedi direttamente ai membri del gruppo che partecipano alla conversazione in corso di riunirsi alla discussione di gruppo, senza usare il sarcasmo o la rabbia. Di ': "Ho paura che manchino le buone idee quando tutti parlano contemporaneamente, so che non posso tenere traccia di tutti questi pensieri". In generale, è meglio usare questa tattica come secondo o terzo tentativo di coinvolgere le persone. È diretta e molto efficace, ma può mettere in imbarazzo i membri del team.
- Stabilire un segnale di gruppo: il segnale di gruppo ricorda ai partecipanti di tenere una discussione alla volta. Un segnale che funziona in modo efficace è quello di fare un segnale di timeout non verbale seguito dal tenere premuto un dito indice per indicare una riunione. Se c'è una buona relazione tra i membri del team, uno scherzo può anche essere uno strumento efficace. Prova qualcosa come: "Ehi, John e Jane, smettila di provare a pianificare la tua acquisizione del mondo e torna all'incontro".
Una parola finale sulle conversazioni in competizione nelle riunioni
Le persone trascorrono buona parte della settimana lavorativa per partecipare alle riunioni di lavoro. È tua responsabilità in qualità di manager o leader del meeting assicurarsi che i dipendenti facciano buon uso del loro tempo. Una gestione efficace delle riunioni preserva il loro tempo e controllando le conversazioni laterali è possibile garantire che la riunione rimanga in discussione e produca un lavoro di qualità.