I datori di lavoro intelligenti gestiscono 4 file diversi per i record dei dipendenti
Vuoi sapere quali documenti dei dipendenti conservare come datore di lavoro? Il datore di lavoro conserva quattro file di record dei dipendenti per ciascun dipendente. Inoltre, il datore di lavoro conserva altri file dei record dei dipendenti per tutti i dipendenti.
File del personale delle registrazioni dei dipendenti
Viene mantenuto un file personale per ciascun dipendente. Questi file personali contengono documenti riservati e sono gestiti e gestiti dallo staff delle risorse umane. I file del personale sono le principali registrazioni dei dipendenti utilizzate dal datore di lavoro, dal dipendente e dal manager del dipendente, in alcune aziende.
In altri, e questo è l'approccio consigliato, l'accesso al file del personale dipendente è limitato alle risorse umane e al dipendente sotto supervisione.
I documenti tipici in un fascicolo del personale includono la domanda di lavoro, un modulo di contatto di emergenza familiare, una cronologia delle azioni disciplinari documentata, un curriculum, la ricevuta del dipendente del dipendente, il foglio di firma del datore di lavoro, la valutazione periodica, la valutazione del lavoro o la prestazione piano di sviluppo, certificati di formazione e prove di presenza, e informazioni di contatto personali attuali su ciascun dipendente.
Non tutti i file del personale contengono gli stessi documenti, ma ogni file del personale ha alcuni documenti uguali. La documentazione delle prestazioni di un dipendente non appartiene al fascicolo del personale a meno che non giustificasse un'azione disciplinare, un premio o qualche altro segno di successo eccezionale. Tali note sulla performance quotidiana appartengono al file che i manager tengono traccia delle prestazioni, degli obiettivi e dei contributi dei propri dipendenti.
File del libro paga delle registrazioni dei dipendenti
I file del libro paga conservano anche i record dei dipendenti. I file di gestione stipendi contengono una cronologia dei lavori, dei reparti, dei compensi, delle decorazioni, dei prestiti e di altre informazioni essenziali del dipendente per pagare un dipendente e conservare una copia della cronologia dei compensi del dipendente.
Il file del libro paga conterrà anche la cronologia di moduli governativi come W-2, W-4 e documenti di ritenuta di sicurezza sociale compilati dal dipendente. Il file conterrà anche informazioni sui benefici per i dipendenti e il permesso di prelevare i pagamenti dallo stipendio del dipendente.
File medici delle cartelle dei dipendenti
Anche il datore di lavoro conserva una cartella clinica dei dipendenti. Le registrazioni dei dipendenti nella cartella medica non sono disponibili a nessuno, eccetto il personale designato dalle Risorse umane e il dipendente i cui record sono conservati nel file. I file medici contengono note mediche, documenti di applicazione FMLA, informazioni sui test antidroga, informazioni fisiche richieste e altra documentazione correlata alla salute medica di un dipendente o del suo familiare.
I file medici, a causa della riservatezza dei dati dei dipendenti, ricevono il più alto grado di archiviazione sicura e riservatezza. Si consiglia di conservare i file medici in cassetti di file bloccati chiusi in una stanza non accessibile ai dipendenti diversi dal personale addetto alle risorse umane.
I-9 Files of Employee Records
I-9 I file ospitano i record dei dipendenti che vengono mantenuti per tutti i dipendenti in un file separato dagli altri record dei dipendenti. I datori di lavoro mantengono questo registro dei dipendenti separato dagli altri documenti dei dipendenti per mantenere la riservatezza dei dipendenti da funzionari governativi e altre entità autorizzate a rivedere i dipendenti I-9.
Mantenendo gli I-9 in una posizione separata si accerterà che, se si è selezionati per una revisione del file I-9 federale, i dipendenti del governo non avranno accesso a nessun altro record relativo al dipendente o al suo impiego presso la propria organizzazione ad eccezione dell'attuale Modulo I-9. Queste indagini sono in aumento ogni anno, quindi assicurati che i tuoi dipendenti abbiano compilato correttamente i moduli I-9 o che tu possa essere soggetto a multe e potenzialmente al carcere.
Accesso alle registrazioni dei dipendenti da parte dei dipendenti
I dipendenti possono visualizzare i record dei dipendenti contattando una persona dello staff delle risorse umane durante il normale orario lavorativo. Nessun dipendente può modificare o rimuovere alcun documento nei suoi registri che deve essere visualizzato in presenza di una persona dello staff delle risorse umane.
È necessario che il personale dipendente registri la politica di visualizzazione nel manuale del dipendente e la segua indiscriminatamente in relazione alle richieste dei dipendenti di visualizzare i propri file.
Se un dipendente invia una richiesta scritta per una copia dei propri documenti personali dopo aver lasciato il proprio impiego, è necessario inviarne una copia.
Occasionalmente, incontrerai un dipendente che è sospettoso riguardo al tipo di documenti dei dipendenti conservati dal dipartimento Risorse umane. Questi sono i dipendenti che sono più propensi a richiedere una copia dei propri file dei dipendenti. Ancora una volta, senza discriminazioni, fare una copia del file e inviarlo. (Probabilmente riceverete un riscontro sul fatto che il dipendente è rimasto sorpreso dalla scarsa documentazione conservata dallo staff delle risorse umane.)
In alcune giurisdizioni, è lecito addebitare al dipendente il costo della duplicazione e dell'invio del file.
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