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Quali sono i verbali delle riunioni e chi li registra in una riunione?

Come e perché registrare i verbali delle riunioni

I verbali delle riunioni sono la documentazione scritta o registrata utilizzata per informare i partecipanti e i non partecipanti su ciò che è stato discusso e su ciò che è accaduto durante una riunione. I verbali delle riunioni sono generalmente presi o registrati durante la riunione in modo che i partecipanti abbiano una registrazione di ciò che è emerso durante la riunione.

I minuti solitamente includono:

  • i nomi dei partecipanti
  • le voci dell'ordine del giorno coperte
  • decisioni prese dai partecipanti
  • azioni di follow-up intraprese dai partecipanti
  • date di scadenza per il completamento degli impegni
  • qualsiasi altro evento o discussione che valga la pena documentare per una recensione o una cronologia futura

Riunione dei verbali come documento storico

Come documento storico, i minuti sono utili per documentare le idee chiave oi punti di discussione che hanno portato a una decisione. Ad esempio, i verbali delle riunioni efficaci possono specificare le cinque alternative discusse dal team e il motivo principale per cui uno è stato selezionato rispetto agli altri.

I verbali delle riunioni per la tipica riunione di lavoro non devono registrare ogni discussione. Inoltre non hanno bisogno di, e non dovrebbero, dichiarare chi ha detto cosa. Né dovrebbero documentare ciò che ogni partecipante dice in dettaglio. Naturalmente, questa regola è diversa per altri tipi di riunioni, come le situazioni in cui è in discussione un'azione legale, le udienze in tribunale e così via. Questi minuti richiedono una registrazione esatta della conversazione e delle dichiarazioni. Ma, a meno che le risorse umane non stiano discutendo una causa legale, la riunione tipica sul posto di lavoro non documenta ogni virgola.

Quando e come condividere i verbali della riunione

Idealmente, i verbali delle riunioni vengono divulgati per incontrare i partecipanti per via elettronica alla fine della riunione. In questo modo, i partecipanti hanno immediato avviso dei loro impegni e scadenze e possono sollevare qualsiasi domanda o chiedere chiarimenti. Se ciò non è possibile (ad esempio, chi prende appunti desidera verificare la presenza di errori), l'addetto alle note dovrebbe sempre divulgare i verbali della riunione entro 24 ore dalla riunione.

I verbali servono anche come promemoria degli impegni assunti dai membri del team durante la riunione. Aiutano i partecipanti a trasferire i loro impegni di riunione ai loro calendari e alle loro liste di attività giornaliere.

Inoltre, vorrai rivedere i verbali della riunione precedente all'inizio della prossima riunione in modo che le persone possano controllarli per la correttezza e i passaggi successivi.

In che modo le organizzazioni gestiscono l'assunzione dei verbali delle riunioni?

Per quanto riguarda il successo di una riunione, l'addetto alle note o il registratore documenta la riunione per i partecipanti, per avere una cronologia registrata e per i dipendenti che non sono stati in grado di partecipare alla riunione. Senza i verbali della riunione, le prospettive di successo della riunione sono ridotte perché le persone, a conti fatti, non possono assorbire e quindi ricordare una grande quantità di informazioni contemporaneamente.

Il dipendente che prende i verbali della riunione è di solito un membro della squadra e prende gli appunti mentre partecipa alla riunione. Nelle riunioni che hanno procedimenti legali o governativi o in riunioni del consiglio di amministrazione, un individuo non partecipante prende i verbali ufficiali e spesso registra i procedimenti.

Il dipendente che registra i minuti deve avere un orecchio per i dettagli da registrare con precisione e la capacità di rimanere concentrato. Il dipendente deve anche multitasking in modo efficace per partecipare alla riunione durante la registrazione dei minuti.

In alcuni incontri, lo stesso dipendente prende i minuti in ogni riunione. Oppure, il ruolo del minuscolo è passato da dipendente a dipendente. Il ruolo del portatore di note crea leadership, comunicazione ed efficaci capacità di leadership nell'incontro e può essere un lavoro ambìto.

Requisiti di un verbale della riunione Nota Taker?

I requisiti per l'acquirente di note includono la capacità di:

  • Registra accuratamente le decisioni, gli impegni e i principali punti di discussione presi durante una riunione
  • Registra gli elementi di azione che incontrano i membri impegnati a fare insieme alla data di scadenza a cui i membri si sono impegnati. (Gli elementi di azione hanno un nome allegato, ma la discussione generale non indica chi ha detto cosa in riunioni di lavoro informali.)
  • Riesaminare le principali decisioni e gli incarichi o gli impegni volontari e le azioni al termine della riunione in modo che i partecipanti possano concordare gli impegni prima di lasciare la riunione
  • Diventa un giocatore di squadra e sii flessibile perché i partecipanti possono aggiungere o correggere qualsiasi cosa con cui non sono d'accordo nei minuti.
  • Lavora opportunamente per distribuire copie dei verbali della riunione entro 24 ore dalla riunione, che è stata la raccomandazione standard di incontrare i facilitatori per decenni. Poiché la maggior parte dei registratori sta acquisendo i minuti su un dispositivo elettronico come un laptop o un iPad, l'addetto alle note dovrebbe distribuire le note della riunione dopo una rapida revisione dell'ortografia, della grammatica e della chiarezza.

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