Attività commerciale

Utilizzo di organigrammi come strumento di gestione

I grafici delle organizzazioni o le classifiche dell'organizzazione sono utilizzati per mostrare alle persone la struttura prevista dell'organizzazione. Questa organizzazione "formale" dovrebbe riflettere la struttura di potere della compagnia. A volte le Carte Org servono solo a confondere le persone su cosa sia realmente la struttura. Questo di solito non è intenzionale, ma piuttosto RIFLETTE la confusione delle persone coinvolte.

Tuttavia, è anche possibile utilizzare un organigramma come strumento di gestione, per favorire il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. Esamineremo esempi tipici di grafici di organizzazioni "standard". Analizzeremo i grafici delle organizzazioni confusionari. Infine, discuteremo l'uso dell'organigramma come strumento di gestione.

Grafici organizzativi "standard"

Le classifiche organiche standard vengono solitamente utilizzate per mostrare alle persone la struttura prevista dell'organizzazione. Questa organizzazione "formale" dovrebbe riflettere la struttura di potere della compagnia. Spesso riflette solo la struttura delle responsabilità. Il vero potere nell'organizzazione spesso segue linee di comunicazione invece di linee nell'Org Chart.

I grafici in genere hanno forma piramidale. Mostrano il responsabile in alto. Sotto di lui o lei sono subordinati in cluster, di solito in scatole sempre più piccole. Di solito, gli individui mostrati sullo stesso livello orizzontale nell'Org Chart sono percepiti come "pari" all'interno dell'organizzazione.

Questo Org Chart del Department of Computing (DOC) dell'Istituto Imperiale è tipico della tabella piramidale. Il capo del dipartimento ha cinque direttori che gli riferiscono direttamente, oltre a un vice capo e un comitato di ricerca. Ciascuno degli amministratori ha i loro rapporti diretti mostrati negli ovali verdi sotto le loro commissioni.

Diagrammi organizzativi confusi

A volte le Carte Org possono confondere le persone su cosa sia realmente la struttura. Questo di solito non è intenzionale, ma piuttosto riflette la confusione delle persone coinvolte. Se non si è sicuri delle relazioni funzionali del gruppo o se cambiano di frequente, è praticamente impossibile descriverle accuratamente.

Forse il luogo più comune per trovare le classifiche Org confusionari è nel governo federale degli Stati Uniti. L'Org Chart per la Divisione Computer Science & Mathematics del Laboratorio di Oak Ridge non trasmette rapidamente una comprensione della struttura dell'Organizzazione. Sembra suggerire che undici funzioni riportino direttamente al direttore.

Mentre l'intervallo di controllo (il numero di rapporti diretti che un manager può effettivamente controllare) varia considerevolmente, trovo difficile credere che questa sia un'organizzazione che funziona in modo ottimale. Sospetto che alcuni dei capi delle funzioni siano "più uguali". Se dovessimo tracciare il flusso delle comunicazioni all'interno di questa organizzazione e la quantità di tempo trascorso da ciascun subordinato con il direttore, alcuni dei report diretti avrebbero probabilmente bisogno di essere riclassificati come subordinati di altre funzioni.

Organigrammi come strumento di gestione

Le Carte Org sono di solito un dispositivo reattivo, piuttosto che proattivo. Abbiamo creato un'organizzazione o permesso che si evolva ed è cresciuta. Non è più chiaro alle persone all'interno dell'organizzazione o alle persone con cui interagiscono, chi è responsabile di cosa. Quindi disegniamo un mucchio di scatole e linee per mostrare a tutti chi fa cosa. Quindi aggiungiamo linee tratteggiate e dispositivi artificiali simili per dimostrare che ciò che abbiamo disegnato per primo non è sempre il caso.

Un'opzione migliore, tuttavia, è creare un organigramma che rifletta il punto in cui si desidera che l'organizzazione vada, piuttosto che riflettere semplicemente come è ora. Se si desidera un'organizzazione orizzontale piatta, disegnare l'organigramma in questo modo. Mostra che sei o otto (o anche undici come abbiamo visto sopra) i manager riferiscono al VP. Mostra che tutti e dieci i programmatori segnalano direttamente al Project Manager.

Se la tua organizzazione fa affidamento su circoli di qualità o team di produzione per portare a termine la sua missione, dovresti mostrarla nel tuo Organigramma. Non sentirti costretto ad aderire ai raggruppamenti orizzontali e alle linee verticali. Se i tuoi dipendenti comprenderanno più chiaramente i loro ruoli, puoi utilizzare cerchi, triangoli invertiti o qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno.

Ci sono molti prodotti software sul mercato che ti aiutano a mostrare come vuoi che funzioni la tua organizzazione. OrgPlus è un esempio dei tipi di strumenti che possono essere utilizzati per chiarire molti aspetti dell'attività, inclusi i grafici delle organizzazioni.

Il modo in cui dovrebbe essere fatto

L'esempio qui sotto è una rappresentazione di un organigramma, che mi ha colpito molto. È stato rilasciato per inaugurare una nuova era per un'azienda che ha richiesto un'azione creativa e nuova da parte di tutti i suoi dipendenti.

Mostra chiaramente la struttura piatta e orizzontale destinata a favorire la comunicazione e l'innovazione. Mostra chiaramente la squadra formata dai primi due ufficiali, indicativa di ciò che i dipendenti dovrebbero fare. Eppure mantiene le linee inequivocabili della responsabilità finale. Il presidente guida chiaramente la società, ma tutti sanno che devono fare la loro parte per avere successo.

Il modo in cui un organigramma dovrebbe essere

È ancora troppo presto per dire se questo Org Chart avrà l'effetto desiderato. È stato sul posto solo un paio di settimane. Tuttavia, i funzionari della compagnia lo hanno chiaramente usato come uno strumento di gestione efficace per guidare la propria organizzazione verso i suoi nuovi obiettivi.


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