Come intraprendere azioni disciplinari efficaci e legali con i dipendenti
Nessuno vuole sentire che le loro prestazioni sono meno del previsto. Dopo che il counseling e il coaching da parte di un manager non hanno portato alcun miglioramento, tuttavia, deve iniziare un'azione disciplinare scritta, per proteggere gli interessi dell'azienda e proteggere gli interessi del dipendente.
I dipendenti sono a disagio con un'azione disciplinare come un rimprovero dei dipendenti. Sono tristi e scomodi quando il loro manager dice loro che la loro esecuzione merita un avvertimento verbale, il passo finale prima dell'inizio dell'azione disciplinare scritta.
I manager si chiedono perché i dipendenti non solo migliorino le loro prestazioni man mano che la gravità dell'azione disciplinare progredisce. Un processo di azione disciplinare efficace e comunicativo dovrebbe tenere il dipendente informato e responsabile in ogni fase del processo.
Molti manager non amano la parte disciplinare del loro lavoro più di ogni altra cosa. Infatti, negli studi, i manager classificano licenziare un dipendente in cima alla lista di azioni in cui detestano maggiormente il ruolo. I manager preferiscono trascorrere il loro tempo in attività come la definizione degli obiettivi, la revisione dei progressi e l'eliminazione dei problemi che i dipendenti provano mentre si sforzano di completare il proprio lavoro.
Scopo e progressi nelle azioni disciplinari
Dal punto di vista aziendale, un rimprovero dei dipendenti dimostra che l'azienda stava lavorando con il dipendente per aiutarlo a migliorare. Allo stesso tempo, la società ha documentato la sua crescente infelicità con le prestazioni del dipendente e il fatto che l'infelicità crescente è stata condivisa con il dipendente.
Il rimprovero scritto dei dipendenti mostra che il dipendente è stato anche informato dei problemi di prestazioni e delle loro conseguenze se non sono stati corretti. È per questo che i datori di lavoro chiedono ai dipendenti di firmare un documento che indica che hanno letto e compreso il contenuto del documento.
Seguendo la lettera di rimprovero, a seconda delle politiche di azione disciplinare della società, ulteriori passaggi possono includere successive lettere di rimprovero con sanzioni di accompagnamento come i giorni di pausa dal lavoro senza retribuzione.
Se il supervisore ha fiducia che il dipendente possa migliorare la propria prestazione, in qualsiasi momento durante il procedimento disciplinare, e preferibilmente prima della prima lettera di reprimenda, il supervisore può introdurre un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP).
Il PIP è un documento più formale e dettagliato con obiettivi, aspettative e tempistiche, l'opportunità del supervisore di comunicare chiare aspettative di lavoro e rendimento al dipendente inadempiente. Quando un dipendente si trova su un PIP, il dipendente incontra generalmente il manager, e spesso con lo staff delle risorse umane, ogni settimana o due settimane per notare i progressi verso il miglioramento delle prestazioni.
L'azione disciplinare, come un rimprovero dei dipendenti, può essere vincente se il dipendente tiene conto del messaggio. Se il dipendente non lo fa, la società e il gestore hanno protetto in modo efficace i loro interessi e gli interessi dei dipendenti che si stanno comportando in modo soddisfacente.
L'obiettivo è prevenire un impatto negativo sullo svolgimento di dipendenti il cui morale è influenzato dal dipendente che non sta facendo il proprio lavoro. In realtà, nulla ha un impatto maggiore sull'esecuzione dei dipendenti rispetto al dover lavorare a fianco di un dipendente che non sta eseguendo. Questo è particolarmente vero se vedono che questo dipendente è idoneo per gli stessi rilanci e benefici che ricevono.
Problemi da considerare nelle azioni disciplinari dei dipendenti
Come strumento di comunicazione con i dipendenti, un rimprovero dei dipendenti deve essere equo. I datori di lavoro devono accertarsi che stiano utilizzando lo strumento in modo appropriato e che esistano determinate condizioni per il suo uso efficace e di successo.
- Devono esistere descrizioni del lavoro dei dipendenti che descrivano l'area di prestazione richiesta per la quale il dipendente riceve la reprimenda. Se le prestazioni del problema si verificano in una funzione di lavoro non essenziale, è necessario prendere in considerazione o una descrizione del lavoro riscritta.
- Il rimprovero del dipendente deve essere congruente con il processo di azione disciplinare descritto nel manuale del dipendente. Manuali ben scritti per i dipendenti suggeriscono potenziali azioni disciplinari, ma consentono la discrezionalità del datore di lavoro in base alle circostanze delle azioni o delle prestazioni del dipendente.
Nessuna azione disciplinare dovrebbe essere promessa o ritenuta essenziale. Un elenco delle azioni disciplinari richieste ostacola la capacità del datore di lavoro di rimuovere un dipendente che non sta eseguendo. Possono rendere felici gli avvocati, ma causano un dolore non necessario per il dipendente non performante, i suoi collaboratori e l'organizzazione.
- Le pratiche passate dell'azienda, in situazioni analoghe con altri dipendenti, devono essere coerenti con l'attuale rimprovero dei dipendenti. L'incoerenza è un potenziale motivo di accusa di discriminazione se i dipendenti di un gruppo protetto sono sovrarappresentati nei casi di azione disciplinare. Se scopri che è così, riconsidera le tue pratiche di assunzione, le politiche e qualsiasi altra pratica di lavoro che possa essere una bandiera rossa per un trattamento discriminatorio.
- Il grado o il tipo di azione disciplinare adottata si adatta ai problemi di rendimento dei dipendenti. Un avvocato ha chiesto una volta perché una società cliente ha fornito sempre più tempo libero dal lavoro per i dipendenti che hanno avuto problemi di frequenza. La domanda mi ha indotto a ripensare alla pratica, ma in tutta onestà ai datori di lavoro, le opzioni sono limitate quando la violazione dei dipendenti delle regole e delle politiche è il problema.
Ciò che è importante, al di là della coerenza in situazioni simili, è cercare di rendere l'azione disciplinare "adeguata al crimine". Ad esempio, un'auto aziendale è stata rimossa dall'uso di un dipendente per un periodo di tempo perché il dipendente aveva addebitato il tag EZPass dell'azienda per un viaggio personale, facendo pagare alla compagnia i suoi pedaggi personali.
In un secondo esempio, un dipendente è stato rimosso da due comitati aziendali sui quali si è divertito, perché il ritardo e l'assenteismo hanno influito sulla sua normale giornata lavorativa. In un terzo, un dipendente ha perso l'uso anticipato della carta di credito dell'azienda perché le sue spese violavano il codice di condotta aziendale.
Un rimprovero dei dipendenti, utilizzato in modo appropriato come parte di una serie di azioni disciplinari, può aiutare un dipendente a migliorare le sue prestazioni e riunirsi ai ranghi dei dipendenti che eseguono. Ecco come scrivere un rimprovero dei dipendenti.
Esempio di lettere di rimprovero
- Esempio di lettera di rimprovero: indiscrezione della direzione
- Campione di rimprovero scritto: Presenze
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