Come manager, passiamo troppo della nostra giornata cercando di adattare più lavoro in meno tempo. Una risposta comune per i professionisti oberati di lavoro a tutti i livelli è di tentare di multitasking eseguendo più attività contemporaneamente. Il problema è che il multitasking non funziona.
Il multitasking non funziona
Ad esempio, immagina che mentre ti lavi i denti al mattino, inizi a pensare all'agenda per un grande incontro più tardi nella giornata. Non ci vuole gran parte della potenza di elaborazione del tuo cervello per lavarti i denti e potresti essere in grado di concentrarti sull'agenda mentre gestisci meccanicamente il tuo compito di pulizia dei denti mattutini.
Ma che dire di due compiti che richiedono più capacità del tuo cervello? Potresti parlare al telefono mentre stai preparando la colazione. È possibile che entrambe le attività vengano eseguite correttamente, ma l'opportunità di errori dovuti a errori di attenzione è ampia. E come tutti sappiamo, mescolando
Chunking funziona meglio
"Chunking" descrive come funziona l'utilizzo della memoria umana È importante ricordare questo concetto mentre guardiamo a completare diversi compiti simultaneamente, ma in effetti li stiamo scambiando piuttosto che nello stesso tempo (anche se nel caso di lavarti i denti è può sembrare che siano simultanei).
Immagina di essere al telefono quando qualcuno entra nel tuo ufficio. Chiedono il tuo consiglio o una rapida decisione su un problema. Smetti di ascoltare brevemente la persona al telefono, scansiona la nota di fronte a te, scrivi una risposta e torna alla chiamata. Non hai fatto le due attività contemporaneamente (telefonata e conversazione di persona).
In realtà hai fatto tre compiti in sequenza; ha iniziato la telefonata, ha avuto la conversazione di persona, e poi ha ripreso la telefonata. Proprio come nell'esempio sulla colazione sopra, avresti potuto fare entrambi meglio e in meno tempo, se li avessi fatti uno dopo l'altro invece che allo stesso tempo. Il motivo è che quando inizi ogni attività, devi concentrarti su di essa e iniziare.
Il tempo di avvio uccide il multitasking
Quando hai iniziato la telefonata, dovevi pensarci, trovare il numero di telefono e effettuare la chiamata. Quando sei stato interrotto, dovevi capire che cosa la persona desiderava da te per poter dare una decisione. Alla fine, quando hai ricominciato la telefonata, dovevi ricordare dove eri rimasto. Potresti anche aver dovuto dire "Oops, mi dispiace, qualcuno è entrato. Cosa stavi dicendo?"
Maggiore è il numero di avvii e arresti durante il giorno, maggiore è il numero di questi momenti di avvio che richiedono tempo. Questi momenti sono tempo non produttivo. Se hai un rapporto giornaliero da preparare, il momento dell'avvio è probabilmente piuttosto breve rispetto a quello del rapporto che fai solo trimestralmente. Tuttavia, se si sta preparando la relazione e si viene interrotti, si ha quasi lo stesso tempo di avvio ogni volta.
Posso scrivere il mio rapporto settimanale in circa 30 minuti senza interruzioni. Mi ci sono volute molte ore per completare semplicemente perché il mio lavoro è operativo e richiede che mi occupi di compiti non pianificati molto. (Questo è il codice perché ho un sacco di interruzioni nella mia giornata.) Tuttavia, il colpevole non erano le persone che mi hanno interrotto. Il colpevole era il tempo richiesto per i momenti di avvio ogni volta che riavviavo il rapporto.
Alcune volte devi multi-task
Ok, a volte devi fare il multitasking. Il tuo lavoro potrebbe essere operativo come il mio. Quindi cosa c'è di meglio del multitasking? Chunking è migliore.
Chunking è il concetto di dividere la giornata in pezzi più grandi invece di reagire a continue interruzioni. Più blocchi di tempo puoi dedicare a compiti specifici, meno momenti di avvio avrai e la tua efficienza migliora in modo proporzionato. Dal momento che non trascorrerai più tempo nei momenti di start-up, avrai più tempo e otterrai risultati migliori. Come bonus, dato che sarai in grado di concentrarti sul singolo compito, lo farai meglio.
Come una barra laterale, i project manager molto tempo fa hanno capito il potere di questa tecnica e hanno creato la loro versione di "chunking" attraverso il processo di struttura della ripartizione del lavoro.
Iniziare con Chunking
Quindi, come puoi iniziare a chunking?
- Inizia in piccolo finché non ne hai la sensazione. Scegli una singola attività, forse il tuo rapporto settimanale.
- Metti da parte i 30 minuti che sai che ci vorranno.
- Chiudi la porta o affiggi un cartello con scritto "Genius al lavoro" o qualcosa del genere e poi concentrati sul rapporto e nient'altro che il rapporto.
- Ignora il telefono.
- Non controllare la posta elettronica.
- Basta scrivere il rapporto.
Tentativo lo stesso con le chiamate telefoniche, riunioni dei dipendenti e altre attività regolari. Concentrati, metti a posto le tue giornate e, dopo poche settimane di pratica, sentirai e sarai più efficiente.
La linea di fondo
Non sprecare così tanto tempo a cercare di eseguire più operazioni. Invece, renditi più efficiente e produttivo con il chunking. Mentre il termine è scomodo, il concetto è efficace!
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Aggiornato da Art Petty