I responsabili dell'ufficio si assumono la responsabilità di assicurarsi che l'intero ufficio o complesso di uffici funzioni senza intoppi. Ciò potrebbe includere compiti come la gestione e la supervisione di uno o più assistenti amministrativi. I responsabili di ufficio di solito non hanno bisogno di un'istruzione specialistica, ma hanno bisogno di molte esperienze pertinenti e di competenze ben sviluppate in entrambi i ruoli amministrativi e gestionali.
Se desideri questo tipo di lavoro, puoi migliorare notevolmente le tue possibilità di essere assunto conoscendo quali delle tue abilità ed esperienze evidenziare durante l'applicazione e il processo di intervista.
Come usare le liste delle abilità
Guarda oltre il seguente elenco di competenze ricercate. Potresti scoprire di possederne più di quanto pensassi. Usa i nomi delle tue abilità rilevanti come parole chiave nel tuo curriculum e lettera di presentazione, in modo che il supervisore assumente possa vedere chiaramente di avere ciò che stanno cercando.
Leggi attentamente la descrizione del lavoro, in modo da sapere quali sono le competenze più importanti per il potenziale datore di lavoro. Fai ricerche sulla società in modo che tu possa capire l'attività e qualsiasi altra esperienza o conoscenza rilevante che hai da offrire.
Quando ti prepari per il colloquio, fornisci almeno un esempio specifico di volta in cui hai dimostrato ciascuna delle abilità che ti aspetti di discutere. Non aspettarti che il potenziale datore di lavoro si esprima solo sulla tua esperienza.
Funzionalità importanti di Office Manager
Non tutte le posizioni del responsabile dell'ufficio richiedono esattamente lo stesso set di competenze. Molto dipende da quanti assistenti d'ufficio si devono supervisionare, quante persone usano l'ufficio che gestirai, e che tipo di software e altri sistemi utilizza il tuo datore di lavoro.
Esistono alcune abilità che praticamente tutti gli amministratori di ufficio efficaci hanno e non possono fare a meno. È inoltre possibile rivedere gli elenchi di abilità elencate per mestiere e tipi di abilità.
Competenze amministrative
In qualità di responsabile dell'ufficio, sarai responsabile del completamento di diverse attività amministrative. Questi includono assumere e licenziare dipendenti, condurre valutazioni delle prestazioni, formare nuovi dipendenti e supervisionare gli altri.
L'approvazione di richieste formali, lo svolgimento di operazioni commerciali generali e il mantenimento di documenti e record di personale possono cadere nella tua giurisdizione.
Dovrai anche pianificare, prendere in carico l'elaborazione della posta, pianificare e partecipare alle riunioni. Potresti essere chiamato a praticare la risoluzione del conflitto, delegare il lavoro ed essere un decisore politico e decisionale.
Capacità analitiche
Parte del tuo lavoro sarà trovare modi per fare meglio il tuo lavoro. Se riesci a identificare le inefficienze nel modo in cui il tuo ufficio è in esecuzione e fornisci soluzioni, potresti riuscire a risparmiare molto denaro al tuo datore di lavoro e a risparmiare un sacco di grattacapi ai tuoi colleghi.
Un grande dirigente d'ufficio si chiederà continuamente, riguardo tutti i processi, le pratiche e le procedure, "ha senso? È questo il meglio che possiamo fare? "Ecco un elenco di capacità analitiche che puoi includere nel tuo curriculum.
Attenzione ai dettagli
Come direttore dell'ufficio, il dollaro si ferma con te. Sarai responsabile di ordinare le forniture d'ufficio corrette in modo tempestivo, di conservare i registri in modo accurato e organizzato e di tenere traccia delle esigenze e dei problemi di tutti gli altri in ufficio. Se fai bene il tuo lavoro, l'ufficio sembrerà funzionare da solo. Se si ottengono alcuni dettagli errati, altre persone potrebbero non essere in grado di svolgere pienamente il proprio lavoro.
Abilità comunicative
Come gli assistenti d'ufficio, sarai spesso uno dei primi visitatori della gente a vedere, e potresti a volte essere l'unico a vedere se uno dei professionisti che lavorano nel tuo ufficio è fuori. Devi comportarti da receptionist efficace mentre svolgi le altre mansioni.
Potresti anche essere il punto di contatto principale tra le varie persone che utilizzano l'ufficio e, eventualmente, tra il tuo ufficio e altri all'interno della stessa organizzazione. Potrebbe essere necessario praticare la risoluzione dei conflitti e delegare il lavoro. Tutto ciò si traduce in molte comunicazioni, sia scritte che verbali, che devono essere sempre accurate, efficienti, amichevoli e professionali.
Competenze informatiche
È importante che i responsabili dell'ufficio abbiano una vasta gamma di competenze informatiche. Le specifiche dipenderanno dal tuo datore di lavoro ma di solito riguardano l'inserimento di dati, fogli di calcolo e attività IT generali.
La gestione degli uffici può comportare un'enorme quantità di responsabilità. I responsabili di ufficio generalmente lavorano all'apice di un'organizzazione, con le loro mani in ogni aspetto dell'azienda. Se questo ruolo centrale ti affascina, continua a rivedere l'elenco delle competenze per vedere se questa potrebbe essere una carriera per te.
Problemi finanziari
Le tue responsabilità possono includere la contabilità, la fatturazione, il bilancio e la contabilità. Potrebbe anche esserti richiesto di gestire le buste paga, piccoli contanti e voci QuickBooks. Anche i rapporti trimestrali e semestrali possono rientrare nella vostra gamma di compiti. Per lo meno, se il tuo ufficio gestisce i soldi, alla fine sarai responsabile di assicurarti che sia gestito bene.
Capacità di leadership
Come supervisore di quello che potrebbe essere un grande gruppo di assistenti d'ufficio, dovrai tenere tutti motivati e coordinati. Dovrai far succedere il lavoro di squadra. Il tuo lavoro includerà l'impostazione di uno standard per il lavoro di tutti gli altri e l'accertamento che tali standard siano soddisfatti. Dirigere spesso significa aiutare altre persone a crescere nelle loro carriere e aiutare le persone ad auto-iniziare e comunicare bene tra loro.
Abilità sociali
Le abilità interpersonali giocano un ruolo importante nell'essere manager di un ufficio. Ti verrà richiesto di avere un atteggiamento positivo, salutare i visitatori e impegnarsi in un lavoro di squadra.
Forze varie
I responsabili degli uffici tendono ad avere una serie di competenze che li aiuta a svolgere il loro lavoro in modo efficace. Ciò include prestare attenzione ai dettagli, essere generalmente flessibili su quali attività dovrete eseguire e essere affidabili. I responsabili di ufficio devono anche essere networker, pensatori logici, multi-tasker e risolutori di problemi. La gestione del tempo e l'organizzazione dovrebbero essere di secondaria importanza per le persone che servono in questo ruolo.