Cos'è un piano di gestione degli stakeholder?
Nella gestione del progetto, un piano di gestione degli stakeholder è un documento formale che illustra come le parti interessate saranno coinvolte nel progetto. Uno stakeholder è una persona o un gruppo che ha un interesse acquisito nel progetto. Pensando a quando e come saranno coinvolte le parti interessate, un team di progetto può massimizzare l'impatto positivo degli stakeholder sul progetto.
Cosa sono le parti interessate?
Le parti interessate possono essere interne ed esterne all'organizzazione. Esempi di stakeholder interni includono dirigenti e unità di business come la contabilità e la tecnologia dell'informazione. Le unità aziendali hanno generalmente rappresentanti nel team di progetto. Le parti interessate esterne possono essere gruppi di interesse, imprese e organizzazioni civiche. È raro che le parti interessate esterne siano rappresentate nel team di progetto. Per le agenzie con autorità di regolamentazione, le industrie che regolamentano sono solitamente il gruppo di stakeholder esterni più importante per qualsiasi progetto.
Se uno stakeholder viene identificato dal team di progetto, tale stakeholder dovrebbe essere contemplato nel piano di gestione degli stakeholder.
Non è pratico che un gruppo di progetto sia composto da membri che rappresentano ogni gruppo di stakeholder. In molti casi, è impossibile. Tuttavia, il team del progetto ha bisogno di input e di buy-in da parte degli stakeholder per il successo del progetto. Ad esempio, un'organizzazione governativa desidera rinnovare e modernizzare completamente il suo software proprietario più diffuso. Quasi tutti nell'organizzazione usano il programma in qualche modo. Ogni tipo di utente non può essere rappresentato direttamente nel team di progetto, quindi il team elabora metodi per raccogliere input dagli stakeholder e decide su come informare gli stakeholder sullo stato del progetto.
Questi metodi di raccolta di input e strategie di comunicazione sono documentati nel piano di gestione degli stakeholder.
La differenza tra un piano di gestione degli stakeholder e un piano di comunicazione
Ci può essere una quantità significativa di dissanguamento tra il piano di gestione degli stakeholder di un progetto e il piano di comunicazione. Le loro funzioni sono molto simili. Un piano di gestione degli stakeholder è più ampio in quanto facilita l'input per il progetto e gli output dei contorni. Un piano di gestione degli stakeholder è più ristretto in quanto si rivolge solo a coloro che hanno interessi acquisiti, mentre un piano di comunicazione potrebbe includere un pubblico più ampio.
Un piano di gestione delle parti interessate si evolve durante un progetto
Il piano di gestione degli stakeholder viene generalmente gestito dal project manager. Mentre il progetto procede, il project manager rivede il piano di gestione degli stakeholder e periodicamente lo riporta al team di progetto per prendere in considerazione gli aggiornamenti. Un progetto può apparire molto diverso nel mezzo della sua timeline rispetto a quanto fatto nelle fasi di pianificazione, quindi è importante assicurarsi che i documenti guida di un progetto vengano modificati se le circostanze lo richiedono.
Esempio di come funziona un piano di gestione degli stakeholder
Ecco un esempio di come un piano di gestione degli stakeholder può cambiare nel corso di un progetto. Un'agenzia di stato si imbarca in un progetto normativo. All'inizio, lo sponsor del progetto e il project manager elaborano un elenco di parti interessate da inserire nel piano di gestione degli stakeholder. Uno dei primi compiti del team di progetto è quello di dare corpo al piano. Dopo alcuni mesi, un membro del team di progetto identifica uno stakeholder che nessuno pensava all'inizio del progetto. Il project manager aggiunge il nuovo stakeholder al piano e chiama una riunione del team di progetto per discutere su come coinvolgere il nuovo stakeholder.
Una volta che il team decide cosa fare, il project manager informerà lo sponsor del progetto.
Chiaramente, il piano di gestione degli stakeholder è un documento vivente. Man mano che il progetto cambia, il piano di gestione degli stakeholder può cambiare con esso per soddisfare meglio le esigenze del progetto. Con un agile piano di gestione degli stakeholder, un team di progetto può raccogliere in modo appropriato input e feedback dagli stakeholder e tenere informati gli stakeholder.