Molte industrie si basano su timesheet per monitorare la produttività dei dipendenti e calcolare guadagni e benefici. Alcuni usano un sistema di "clocking" con timecard ufficiali, altri si basano su un sistema di gestione del tempo che registra complessi dettagli sul modo in cui il tempo è stato speso ogni giorno. Quest'ultimo è quello usato dalle agenzie pubblicitarie, di marketing e di design di tutto il mondo.
I dati inseriti in questi timesheet, di solito dallo staff nel reparto creativo, registrano le ore che sono state spese in ogni parte del progetto. Ciò non significa solo la creazione della campagna, ma il briefing iniziale, la presentazione del cliente e anche il tempo trascorso presso le riprese e gli studi di produzione. Solo ottenendo un quadro chiaro del modo in cui il tempo è stato speso, un'agenzia può gestire efficacemente il carico di lavoro, l'accordo di fatturazione del cliente e il modo in cui viene ripartito il tempo tra i team.
The Timesheet in a Nutshell
Nei primi giorni della pubblicità, come in molti altri compiti di quell'epoca, il tempo veniva registrato manualmente su carta con penne e matite (e un sacco di cancellature). In questi giorni, il tempo è inserito nel computer o in un tablet utilizzando un sofisticato software in grado di generare report di tutte le varietà. La maggior parte dei negozi ha un modello molto simile che include:
- Il numero del lavoro
- Il cliente
- Il compito a portata di mano
- Qualunque personale assegnato
- La data e il numero di ore lavorate
- Il prezzo all'ora
- Col tempo
Quando si avvia un progetto per un cliente, l'account manager o il gestore del traffico apriranno un numero di lavoro e inizieranno a tracciare le ore. Questi di solito corrispondono alla proposta o offerta data al cliente, e saranno suddivisi in ore spese principalmente in: ricerca, pianificazione e strategia, sviluppo creativo, produzione e amministrazione del progetto.
Se tutto va come previsto, le ore effettivamente spese per il progetto si correlano bene con la stima, ma di solito non è così. Lo sviluppo creativo spesso consuma più tempo di qualsiasi altra parte del processo, a causa di un cambiamento di direzione, del feedback dei clienti o dell'incapacità di rompere il brief. Questo può diventare un punto di contesa con il cliente perché non vuole spendere molti soldi extra in termini di tempo creativo perché il reparto creativo ha difficoltà a identificare una soluzione.
Tuttavia, la scheda attività deve essere compilata correttamente per tracciare tale orario e mostrare al cliente come sono stati spesi i soldi e come ha operato l'agenzia. È un buon modo per vedere se alcuni progetti sono troppo laboriosi per ottenere un profitto, o se altri sono così redditizi da meritare investimenti in quel cliente per ulteriori lavori. E in poche parole, questo è il ruolo della scheda attività.
I professionisti del Timesheets
Ecco perché i timesheet sono la linfa vitale di qualsiasi agenzia:
- Money - Timesheets mostra un'agenzia (anche interna) per quante ore sono state registrate per ogni parte di ogni campagna. È facile quindi vedere se ne vale la pena, o se è il momento di mettere il cliente su base progetto per progetto. Con un'agenzia interna, quella volta potrebbe non portare direttamente alle fatturazioni, ma mostra alla direzione quanto efficacemente stanno utilizzando il tempo del dipartimento creativo. Se si scopre che stanno spendendo il 90% del loro tempo in un solo aspetto del business, questo può creare delle bandiere rosse.
- Trasparenza - Se i timesheet vengono eseguiti correttamente, è facile vedere dove le cose funzionano senza intoppi e dove si insinuano i colli di bottiglia o le inefficienze. Perché un copywriter trascorre metà del tempo su un client piuttosto che un altro? E se sono necessarie più creatività, una rapida occhiata alla scheda attività vedrà se il reparto è oberato di lavoro.
- Impegno e responsabilità - La maggior parte dei clienti si aspetta un certo numero di ore da spendere per un progetto. Se non ritengono che la giusta quantità di sforzi sia stata messa in un lavoro, i fogli di lavoro possono fornire i dati per dire diversamente. È anche un modo per mostrare ad alcuni clienti quanto valore ricavano dall'agenzia.
- Analisi - Le performance passate sono spesso un buon indicatore del futuro. Se un cliente sta risucchiando la vita fuori dall'agenzia e rendendola un inferno su tutti, i dati dei timesheet possono mostrare se vale la pena tenere quel cliente in giro o se è il momento di lasciarli andare. Dall'altra parte dell'equazione, può mostrare a un'agenzia la redditività di alcuni clienti, che richiedono un lavoro e uno sforzo minimo di creatività, ma un massimo ritorno sull'investimento.
Gli aspetti negativi del Timesheets
Con tutti questi punti in più, qual è il problema? Beh, c'è una ragione per cui i timesheet sono universalmente detestati da quasi tutti tranne i numeri cruncher dell'agenzia:
- Tempo - Molte persone nelle agenzie, specialmente nei dipartimenti creativi, non vogliono dedicare il loro tempo all'amministrazione. Come creativo, può essere dannoso interrompere un grande brainstorm creativo per riempire le ore. Molti account manager hanno gli stessi problemi. È ironico, ma il tempo per i timesheets è raramente assegnato.
- Errori - Questo va direttamente al primo punto. Molte creatività lasceranno le schede attività fino all'ultimo minuto prima del rapporto di fatturazione di fine mese. Ciò significa che l'accuratezza di una scheda attività va da abbastanza buona a terribile. È difficile ricordare quanti minuti hai speso per un lavoro due settimane fa, quindi è spesso una supposizione. Se i timesheet sono tutti indovinati, li rende quasi inutili.
- Scarsa attenzione - Il tempo non è un grande indicatore di pubblicità eccellente. Un negozio potrebbe passare 40 ore e non produrre nulla di importante, un altro potrebbe funzionare 10 e produrre un capolavoro. I timesheet non registrano la qualità del pensiero, solo il tempo trascorso a farlo.
Il futuro dei fogli di lavoro
I timesheets sono qui per rimanere, e devono essere fatti manualmente. Il monitoraggio automatico del tempo non funziona, perché richiede l'avvio e l'arresto manuale. Se ti dimentichi di avviare l'orologio, perdi ore. Dimentica di fermarlo e alcuni clienti poveri vengono fatturati per ore di lavoro che sono stati spesi per un altro progetto. Ciò, a sua volta, potrebbe portare a problemi (e anche a cause legali) con fatturazione eccessiva e la perdita di un cliente prezioso.
L'unico modo per garantire un buon monitoraggio del tempo è quello di insistere che tutti i membri dell'agenzia aggiornino i timesheet almeno due volte al giorno, una volta prima di pranzo e poi di nuovo prima di andare a casa. Se questo è fatto, i tempi saranno accurati e utili. E se non viene fatto, le agenzie dovrebbero essere creative con la motivazione. Trova un modo per incentivare il processo di monitoraggio del tempo.
Dai ai dipendenti che mantengono una meticolosa registrazione del loro tempo un bonus settimanale o qualche ora di pausa il venerdì. Può sembrare uno spreco di tempo e denaro, ma i timesheet accurati possono valere molto di più per l'agenzia di qualche centinaio di dollari qua e là ogni settimana.