Quale struttura funziona meglio per te?
Il modo in cui è strutturata la tua organizzazione influenza il modo in cui gestisci ed esegui i progetti. Può anche influenzare la quantità di autorità e di raggiungere il tuo lavoro come project manager.
Esistono tre strutture organizzative comuni e i project manager funzionano in tutti: funzionale, progetto e matrice. Diamo un'occhiata ai vantaggi e agli svantaggi di ciascuno in modo che tu sappia a cosa stai andando incontro quando entri in una nuova struttura.
Struttura organizzativa funzionale
In una struttura organizzativa funzionale, il project manager e tutte le risorse lavorano nella stessa divisione aziendale, come il reparto vendite e marketing. Generalmente, il manager funzionale ha più autorità del project manager.
vantaggi
La struttura funzionale ti dà la minima potenza come project manager, ma offre molti altri vantaggi:
- Funziona bene per piccoli team e piccoli progetti perché la funzione ha il pieno controllo sui membri del team e sulle altre risorse richieste.
- Puoi accedere facilmente agli esperti di cui hai bisogno perché si trovano nella stessa area funzionale.
- È facile riunire tutti per risolvere i problemi relativi al progetto.
- È possibile limitare gli strumenti di comunicazione del progetto che è necessario utilizzare perché il team è relativamente piccolo e semplice.
- Ottieni spesso membri entusiasti del team che sono desiderosi di lavorare al progetto perché offre loro opportunità di carriera. Il lavoro di progetto può essere un ottimo modo per motivare la tua squadra.
- Se stai consegnando il progetto a un team funzionale, sarà il team funzionale in cui lavori, il che può rendere più facile la chiusura di un progetto.
svantaggi
Sebbene questa struttura abbia molti vantaggi, considera anche alcuni aspetti negativi:
- Il lavoro si svolge in un silo, il che potrebbe significare che non hai accesso a persone al di fuori della tua divisione funzionale.
- Le persone nel team di progetto potrebbero essere più fedeli al proprio dipartimento o al team manager che al loro lavoro sul progetto, che può creare conflitti.
- Un grande progetto può finire con un project manager funzionale per ogni funzione. Può portare a un lavoro che cade attraverso le fessure se tutti i project manager non lavorano armoniosamente insieme.
- Il lavoro funzionale può essere isolato dal fatto che non si ha l'opportunità di collegarsi in rete con l'azienda. Mantenere un focus strategico può essere più difficile.
Struttura organizzativa del progetto
I team dedicati sono messi insieme per lavorare su progetti in una struttura organizzativa del progetto. Il project manager ha probabilmente responsabilità di gestione di linea per i membri del team di progetto. Esempi di questo includono costruzioni di grandi dimensioni, ma anche iniziative aziendali che richiedono un team dedicato. Il project manager ha la massima autorità, riferendosi allo sponsor del progetto e al comitato di progetto. Le persone sul lavoro di squadra direttamente per il project manager.
vantaggi
L'ovvio vantaggio di una struttura di progetto è che hai più controllo sul team, ma esistono anche altri vantaggi.
- Le squadre possono avere un forte senso di identità. È la struttura più semplice in cui creare una forte cultura di squadra.
- L'intero team è focalizzato sugli obiettivi della squadra, quindi esiste un conflitto di lealtà con il lavoro giornaliero per le persone che lavorano al progetto. Il loro giorno di lavoro è il progetto.
- Le risorse sono dedicate al progetto, quindi è molto più facile programmare il lavoro. Saprai quando i membri del team saranno disponibili e non c'è alcun rischio che vengano trascinati con breve preavviso in un normale lavoro per un altro manager.
- I progetti eseguiti in questa struttura sono ottimi ambienti per migliorare le capacità di gestione del progetto e le capacità tecniche di leadership.
svantaggi
La struttura del progetto è la più semplice da utilizzare ma presenta ancora alcuni inconvenienti.
- Avere un team dedicato a un progetto è un impegno costoso. Tende ad essere un'opzione solo su grandi progetti.
- Se rimuovi le persone dai loro lavori funzionali, potrebbero trovare difficoltà a tornare indietro, specialmente se il progetto è lungo. Il lavoro del progetto si sta estendendo e il ritorno a quello che hai fatto prima dopo un periodo di lavoro in un ambiente multidisciplinare su un nuovo, impegnativo progetto non è una prospettiva allettante per molte persone. Gestire la transizione del team quando si chiude un progetto diventa ancora più importante.
- A volte chiudere un progetto può significare perdere il lavoro se l'azienda si è trasferita e un altro ruolo non è disponibile per te.
- Per loro natura, i team dedicati assorbono risorse per lavorare su una sola cosa. Possono limitare il numero di progetti che l'azienda può fare in qualsiasi momento, specialmente quando progetti diversi richiedono le stesse competenze.
- I project manager in questo tipo di struttura gestiscono anche la gestione delle linee per i loro team, il che significa dedicare tempo e sforzi a compiti di risorse umane che non dovreste fare in altre strutture. Se ti piace questo elemento del lavoro con le persone, questo fattore potrebbe essere un vantaggio.
Struttura organizzativa della matrice
La terza opzione è una struttura a matrice. Le risorse sono condivise tra lavoro tradizionale e lavoro di progetto. Potrebbe significare avere due manager o responsabilità "punteggiata" per un project manager e per il team manager. La struttura della linea di gestione funzionale è normalmente in primo luogo e il project manager prende la linea tratteggiata.
Questa struttura divide potere e autorità tra il team manager funzionale o di divisione e il project manager. Avrai bisogno di usare le tue capacità di negoziazione per il loro pieno potere!
vantaggi
Le strutture a matrice sono molto comuni perché consentono ai manager di fare scelte flessibili con il modo in cui le persone trascorrono il loro tempo. Probabilmente lavorerai in un ambiente matriciale ad un certo punto della tua carriera. I vantaggi di questa struttura sono i seguenti:
- Le risorse sono utilizzate in modo efficiente e possono spostarsi tra i progetti secondo necessità.
- Puoi lavorare su molte cose diverse, a volte in parallelo, anche se questo punto può essere considerato uno svantaggio.
- Squadre e individui possono essere molto reattivi. Se arriva un nuovo progetto che deve avere la priorità, è abbastanza facile ruotare e improvvisamente concentrarsi su qualcos'altro. Non è possibile farlo facilmente in una struttura di progetto, che richiede più tempo per sciogliersi e riorganizzarsi.
- La struttura richiede che tutti utilizzino lo stesso ciclo di vita e metodologia di gestione del progetto, quindi spostarsi tra i progetti è semplice. Le persone possono unirsi a un team di progetto con relativamente poco onboarding richiesto quando la terminologia e i processi sono comuni.
svantaggi
Come con tutte le configurazioni, anche questo ha le sue insidie. Nonostante sia una struttura comune, non molti ambienti di lavoro moderni hanno rotto i problemi di sovraccarico. Dare troppo tempo agli individui può essere facile se non si dispone di sistemi per gestire e monitorare l'intero carico di lavoro. Altri svantaggi sono i seguenti:
- Il conflitto tra i progetti è comune perché potresti lottare per le stesse risorse di un altro progetto.
- L'altro progetto potrebbe avere separato le migliori risorse - le persone più appropriate con le giuste competenze - o il loro manager di linea potrebbe non renderle disponibili per il lavoro del progetto.
- Può esserci qualche conflitto tra le attività business-as-usual e il lavoro di progetto per gli individui, specialmente quando entrambi i manager stanno dando loro priorità diverse.
- Le risorse potrebbero avere un conflitto su quale percorso di sviluppo intraprendono per le loro future carriere. Sebbene tu possa sapere che vuoi rimanere nella gestione dei progetti, potresti avere la possibilità di passare a un ruolo funzionale più senior o ad un ruolo più orientato al progetto. Ma avere molte opzioni di carriera è una buona cosa, anche se è una decisione difficile.
Una struttura organizzativa che funzioni perfettamente per tutto il lavoro business-as-usual non sempre funziona per i progetti, e devi gestire all'interno dell'ambiente in cui lavori. Fare esperienza in ognuna di queste strutture è una buona idea in modo che tu possa sperimentarle in prima persona. Ti aiuterà a decidere quale ambiente ti si adatta meglio e si adatta alle tue abilità e preferenze. Quindi puoi fare una scelta informata se hai la possibilità di decidere il tuo futuro ambiente di lavoro.
Comprendere i pro e i contro di ogni struttura organizzativa del progetto ti dà la possibilità di trovare il modo migliore per spendere tempo e influenza per ottenere il massimo dal tuo team e aiutare il tuo progetto a concludersi con successo.