Come comunicare in modo che i dipendenti ascoltino e agiscano per migliorare
I dipendenti hanno bisogno di feedback per sapere come stanno e se soddisfano le aspettative del loro manager. Tutti amano una critica quando offri elogi e soddisfazioni; è più difficile quando devi discutere di migliorare le prestazioni.
Le organizzazioni tengono una revisione delle prestazioni per fornire feedback, incoraggiare lo sviluppo dei dipendenti e valutare il progresso e il contributo dei dipendenti. Il fatto che un dipendente stia incontrando e superando le aspettative di lavoro è una componente fondamentale del feedback sulla revisione delle prestazioni.
Una revisione formale delle prestazioni mette in discussione le capacità comunicative del gestore perché il dipendente comprende che la revisione delle prestazioni influirà sul suo compenso. Ciò può causare conflitti, ansia e sentimenti feriti. Indipendentemente dal modo in cui la tua organizzazione pratica il feedback sul rendimento, quando hai bisogno di tenere una conversazione difficile, queste frasi e approcci aiuteranno. Ecco alcune tattiche per fornire feedback.
La tua prestazione è eccezionale
Questa comunicazione è facile, ma puoi migliorarne l'impatto e l'effetto. Indicare perché e fornire esempi dei motivi per valutare la performance del dipendente come eccezionale. Il dipendente imparerà dai tuoi esempi e puoi incoraggiarla a fare più delle azioni identificate come degne di nota.
Attualmente stai eseguendo e le tue prestazioni possono essere migliorate
Comunicare che il dipendente sta eseguendo e soddisfare le aspettative dei requisiti del lavoro, ma ha l'opportunità di migliorare le prestazioni e puntare a diventare un contributore eccezionale. Delinea le aree che richiedono attenzione.
Indica che mentre le sue prestazioni lo qualificano per un aumento perché sta portando a termine con successo i requisiti di lavoro più importanti, ti piacerebbe vedere un miglioramento in aree specifiche.
Fai notare che se il dipendente deve guadagnare il maggior aumento possibile di salario ogni anno, deve migliorare le prestazioni attuali per raggiungere questo obiettivo. Discutere le aree in cui ha maggiori opportunità di miglioramento.
Le tue prestazioni non sono aspettative di riunione
Nota che, mentre abbiamo discusso la sua performance durante le riunioni settimanali, non sta migliorando ed è ora di parlare di un piano d'azione. Tutti i dipendenti sono attesi al minimo per soddisfare le loro aspettative di lavoro.
Indicare le aree chiave delle prestazioni che devono essere migliorate prima di poter determinare che le sue prestazioni soddisfino le aspettative minime di lavoro.
Fai notare che il dipendente non sta eseguendo le aspettative minime di lavoro che hai discusso per l'anno. Potresti aggiungere: "Forse non sto comunicando chiaramente queste informazioni in modo che tu capisca le implicazioni della tua continua prestazione negativa. Ho deciso che il nostro prossimo passo è un piano di miglioramento delle prestazioni in cui stabiliamo obiettivi, facciamo accordi, fissiamo scadenze e date di scadenza e si incontrano frequentemente per valutare i tuoi progressi. "
Il dipendente non capisce cosa stai dicendo a lui
Non continuare a ripetere le stesse informazioni quando un dipendente non sembra capire cosa stai cercando di comunicare. Trova altri modi per dire la stessa cosa e spera che uno di loro comunichi chiaramente le tue preoccupazioni. (Ricorda che a volte una mancanza di chiarezza segnala il disaccordo).
Di 'al dipendente che sei aperto a qualsiasi domanda che possa aiutare a chiarire i punti che non capisce. Infine, chiedigli di riassumere la sua comprensione delle tue principali aree di interesse. (Puoi quindi determinare cosa non è compreso e quanto distanti sei nel comunicare).
L'impiegato non è d'accordo con quello che stai dicendo a lui
Quando si è cercato di comunicare chiaramente i problemi che si notano con le prestazioni di un dipendente e il dipendente non è d'accordo, l'interrogazione è un approccio consigliato.
- Puoi fornire esempi che mi mostreranno cosa c'è di sbagliato nella mia valutazione della tua performance?
- Cosa pensi che io stia fraintendendo dalle prestazioni che ho osservato regolarmente in questo trimestre?
Il feedback che ho ricevuto dai tuoi colleghi, membri del team e altri manager è coerente con le mie osservazioni. Di conseguenza, so che non sei d'accordo con la mia valutazione, ma oggi non ho sentito nulla che mi faccia venire voglia di alterarlo. Per ora, la mia valutazione sarà valida. Sarò felice di discutere ulteriormente la tua prestazione in un mese durante la nostra riunione settimanale dopo aver visto prove di miglioramento in queste aree ...
Riepilogando per garantire comprensione
Dì al dipendente: "John, riassumerai la nostra discussione qui oggi in modo che io sappia che tu ed io siamo sulla stessa pagina?" Esprimi fiducia nella capacità del dipendente di apprendere, crescere, cambiare o migliorare: "Sono fiducioso che sarai in grado di apportare le modifiche di cui abbiamo discusso oggi. Credo che sarai in grado di apportare questi miglioramenti perché hai il talento e capacità necessarie per prestazioni superiori alla media Sono disponibile ad aiutarti quando incontri ostacoli al successo o se ritieni di perdere una scadenza o una scadenza.
Fammi sapere quando questo si verifica non appena ne sei a conoscenza. "
Stabilire il piano per il follow-up
Stato: "Facciamo un piano insieme per perseguire questi miglioramenti.Voglio avere punti di feedback abbastanza frequentemente in modo da sapere quando si sta verificando un problema. Prenditi il tempo tra ora e giovedì per trovare un piano per apportare queste modifiche. Giovedì, tu ed io possiamo concordare gli obiettivi e le scadenze del piano, ci penserò anche io e vieni preparato con le mie idee ".
Raggiungere un accordo su un piano d'azione
Chiedi al dipendente: " Sei d'accordo che questo è un piano realizzabile? Abbiamo messo insieme questo piano e sono certo che sarai in grado di realizzare i miglioramenti necessari entro i tempi che abbiamo sviluppato. di cui possiamo parlare oggi? "
Annunciando una decisione di pagamento che sarà impopolare
Spiega al dipendente: "In base alla tua prestazione di quest'anno, ho stabilito che non sei idoneo per un aumento di stipendio." Poiché non hai raggiunto le tue aspettative di lavoro, non riceverai un aumento di questo ciclo. Sarò felice di discuterne ulteriormente in 4-6 mesi dopo aver visto un miglioramento continuo delle tue prestazioni. "
Indicare l'importo dell'aumento di stipendio e l'importo della retribuzione che l'aumento porterà nello stipendio del dipendente con un nuovo aumento di stipendio. Le percentuali non sono sempre motivanti. Mentre i dipendenti faranno probabilmente i conti, il tuo obiettivo è renderlo consapevole del cambiamento di retribuzione. Esempio: "Il tuo aumento di stipendio è di $ 500, portando il tuo stipendio totale a $ 55.000."
Quando comunichi chiaramente ed eviti una reazione difensiva, puoi esprimere le tue aspettative in un modo che il dipendente ascolta. Parla in modo che il dipendente ascolti, comprenda e migliori - dopotutto, non è questo l'obiettivo?