Gli assistenti personali sono simili agli assistenti esecutivi o agli assistenti d'ufficio in quanto svolgono tutti compiti di tipo amministrativo di routine in modo che qualcun altro non debba farlo. È probabile che i compiti includano lo screening o la risposta a telefonate, lettere ed e-mail, la gestione degli orari e l'assunzione di appunti alle riunioni.
La differenza è che gli assistenti personali assistono solo una singola persona e possono anche aiutare con compiti personali come lo shopping o la programmazione di impegni sociali.
Alcune persone delegano il lavoro di progetto ai propri assistenti o fanno in modo che i loro assistenti intervengano in loro assenza.
Requisiti di lavoro per gli assistenti personali
Anche se non esiste un requisito minimo stabilito per gli assistenti personali in termini di istruzione, è utile un background nel lavoro aziendale o amministrativo. Una seconda o terza lingua può essere importante in alcuni casi. In generale, le abilità che hai sono più importanti della tua educazione. Una discussione di alcune di queste competenze necessarie può aiutarti a decidere se questo tipo di lavoro è per te.
Ecco una lista di abilità di assistente personale per curriculum, lettere di presentazione, domande di lavoro e interviste. Le competenze richieste variano in base al lavoro per il quale si sta applicando, quindi rivedere anche il nostro elenco di abilità elencate per tipo di lavoro e tipo di abilità. Guarda attraverso questa lista e vedi se hai usato queste abilità in lavori precedenti o li hai acquisiti attraverso la formazione.
Prendi nota di quando e come hai usato o sviluppato queste abilità.
Quindi aggiungili al tuo curriculum e lettera di presentazione o tienili a portata di mano per compilare le domande di lavoro. Le persone che eseguono lo screening delle applicazioni sono spesso alla ricerca di competenze chiave. Abbina le tue abilità con quelle pubblicate come richiesto per il lavoro. Quindi assicurati che siano menzionati nella tua lettera di accompagnamento e elencati sul tuo curriculum.
Dovresti anche sviluppare le risposte alle interviste su come hai usato le tue abilità nelle posizioni precedenti. Hai un esempio di come hai risolto un problema sul posto di lavoro utilizzando una o più di queste abilità. Mostra come l'utilizzo delle tue abilità ha contribuito al successo di un progetto.
Esempi di abilità di Assistente personale
Questo elenco non è esaustivo, ma include alcune delle più importanti e ricercate competenze per gli assistenti personali.
Organizzazione e gestione del tempo
In qualità di assistente personale, gran parte del tuo lavoro sarà di mantenere qualcun altro organizzato e nei tempi previsti. Devi quindi essere ben organizzato da solo. Fortunatamente, l'organizzazione può essere appresa. Esistono tecniche specifiche che puoi adattare per rendere più efficiente l'utilizzo del tuo tempo e per tenere in ordine la tua vita e quella del tuo manager.
Comunicazione scritta e verbale
Dovrai capire e seguire le istruzioni e dovrai trasmettere le informazioni in modo chiaro e onesto. A seconda dei dettagli della tua posizione, potresti anche dover accogliere i clienti, rispondere alla corrispondenza o creare rapporti e presentazioni. Tutti questi compiti richiedono capacità di comunicazione di alto livello tra cui parlare e scrivere, ascoltare e leggere.
Precisione e attenzione ai dettagli
L'attenzione ai dettagli è una componente essenziale sia per essere organizzata che per comunicare bene.
La vaghezza o l'inesattezza creano al meglio l'inefficienza e potrebbero anche causare seri errori o allontanare i colleghi del proprio manager.
Conoscenza del software pertinente
Il software che dovrai gestire potrebbe variare, ma probabilmente includerà elaborazione di testi, fogli di calcolo, database, calendari, desktop publishing e PowerPoint, o qualcosa di equivalente. Essere in grado di fornire almeno un supporto tecnico minimo è un vantaggio. Potrebbe essere necessario valutare diversi programmi e app tra cui scegliere autonomamente che fornisce gli strumenti migliori per raggiungere gli obiettivi del proprio manager. Sempre, il tuo compito è rendere il lavoro del tuo manager più facile e più semplice, e questo potrebbe richiedere un sacco di problemi nel risolvere i problemi dietro le quinte.
Tatto e discrezione
Come assistente personale, sarai spesso esposto a materiale sensibile, da segreti commerciali a informazioni altamente personali che dovrai mantenere riservate.
Un'abilità correlata è il tatto, la capacità di reagire delicatamente o di non avere informazioni che altre persone potrebbero trovare difficili o imbarazzanti. In altre parole, devi essere una persona sicura per il tuo manager con cui essere vulnerabile. Dopotutto, solo tu saprai quanta assistenza hanno bisogno.
Lista delle abilità di Assistente personale
Competenze amministrative
Queste abilità fanno spesso parte della descrizione del lavoro per un assistente personale o sono abilità di valore aggiunto. Il tuo datore di lavoro potrebbe aver bisogno di qualcuno che possa fare questi compiti per lei.
- Amministrativo
- appuntamenti
- Corrispondenza
- commissioni
- eventi
- Pianificazione degli eventi
- limatura
- Procedure di implementazione
- Manutenzione degli orari
- incontri
- Gestione dell'ufficio
- Gestione di progetto
- Ricerca
- programmazione
- Prendere Dettatura
- Prendendo messaggi
- Prendere appunti
- L'organizzazione del viaggio
- Pianificazione del viaggio
Capacità di comunicazione
Come assistente personale, tutti gli aspetti della comunicazione sono importanti per il lavoro. Sii pronto a mostrare la tua esperienza o formazione.
- Rispondi al telefono
- Comunicazione
- Saluto Visitatori
- Gestione delle richieste
- Networking
- Comunicazione non verbale
- Chiamate di screening
- Comunicazioni verbali
- Comunicazioni scritte
Competenze finanziarie
Hai esperienza o formazione per questi compiti?
- Contabilità
- budgeting
- Acquisto
- Reperimento
- Shopping
Competenze tecnologiche
Sei in grado di utilizzare diverse piattaforme e dispositivi e di eseguire la risoluzione dei problemi di base?
- Computer (PC, Mac, tablet)
- Gestione del database
- Microsoft Office
- Preparazione della presentazione
- Rapporti
- Elaborazione di testi
Abilità di padronanza personale
Queste abilità sono spesso parte della tua personalità. Mostra come li hai usati e li hai sviluppati.
- riservatezza
- Diplomatico
- Riservatezza
- Flessibilità
- interpersonale
- Multitasking
- Organizzazione
- Attitudine positiva
- Problem Solving
- Contegno professionale
- Auto-motivato
- Giocatore di squadra
- Gestione del tempo
- Lavorare indipendentemente
Se non hai utilizzato queste abilità in un precedente lavoro, guarda come le hai sviluppate in lavori volontari o non pagati o li usi nella tua vita personale. Utilizzi queste competenze come parte di una comunità di fede o per un progetto studentesco a scuola? Hai sviluppato abilità come parte di una squadra sportiva o di uno sport individuale? Quell'esperienza può anche essere preziosa e renderti un candidato migliore per la posizione.
Esempio Resume di Assistente personale
Nel seguente curriculum di esempio disegnato per un Assistente personale, prendi nota di come molte delle abilità menzionate sopra sono incorporate nel testo, in particolare del "Riepilogo delle qualifiche" iniziale.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
[email protected]
Telefono cellulare: 870.123.4567
Assistente personale
Assistente personale orientato ai dettagli e altamente organizzato, esperto nel fornire supporto senza soluzione di continuità ai dirigenti di livello C. Svolgere in modo impeccabile e indipendente le mansioni amministrative, di appuntamento e di pianificazione dei viaggi, di acquisto e di pianificazione degli eventi con efficienza senza sforzo. Competenze principali:
- Amministrativo : elaborare dati sensibili e gestire tutta la corrispondenza e dettatura con integrità e riservatezza senza compromessi. Garantire un ambiente privo di stress per il processo decisionale esecutivo attraverso il coordinamento proattivo di riunioni ed eventi speciali e la risoluzione delle complicazioni nelle fasi formative.
- Comunicazioni: costruire facilmente rapporti con clienti, fornitori e stakeholder del progetto sia di persona che per iscritto. Adept in networking diplomaticamente tra le parti per garantire l'esecuzione di qualità di progetti ed eventi.
- Amministrazione finanziaria: in grado di sfruttare l'istruzione in materia di contabilità per bilanciare accuratamente i libri ed eseguire funzioni di budgeting e di acquisto.
- Punti di forza: positivo e proficuamente professionale nel contegno, con la capacità di infondere fiducia e coinvolgimento degli altri. Le competenze tecniche includono Microsoft Office Suite, QuickBooks e Adobe Creative Suite. Fluente nello spagnolo.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Assistente personale del Presidente (dal 20XX al presente)
Fornire un supporto amministrativo e personale completo al fondatore della società di consulenza finanziaria boutique, con ambito di responsabilità che comprende dettatura, corrispondenza, gestione dell'ufficio, relazioni con i fornitori, pianificazione degli appuntamenti, coordinamento dei viaggi e funzioni di pianificazione degli eventi.
- Ha pianificato tutti i dettagli per eventi di relazioni con i clienti di grande successo, tra cui weekend nei campi da golf e nei campi da tennis, seminari sulla pianificazione finanziaria e banchetti per gli azionisti.
- Fornitori di viaggi e intrattenimento redditizi e sicuri, riducendo le spese di viaggio del 15%.
- Utilizzato Adobe Creative Suite per creare nuovi opuscoli di marketing visivamente accattivanti e una newsletter mensile.
Contabilità Creekside, Columbia, MO
Assistente amministrativo (da 20XX a 20XX)
Servito come assistente amministrativo per un gruppo di tre CPA. Accolto i clienti e raccolto i contatti personali e le informazioni finanziarie; file client organizzati. Pianificato e preso appunti alle riunioni, ha gestito la ricezione del telefono e ha elaborato la corrispondenza.
- Spesso elogiato sia dai clienti che dai datori di lavoro per un comportamento allegro e una forte attenzione ai dettagli.
- Aiutato ad addestrare sia i clienti che il nuovo personale in uso del software di gestione fiscale proprietario.
Formazione scolastica
BS in Business Administration (Minore: Contabilità); 3, 52 GPA
Università del Missouri, Columbia, MO
Squadra di Tennis, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, Anno Estero a Madrid, Spagna