Attività commerciale

Gestire le modifiche sui progetti

Mantieni il progetto in evoluzione

I project manager dedicano molto tempo alla produzione di piani per ciò che il team sta per fare. Gli sponsor, le parti interessate e il team passano quindi molto tempo a modificare l'ambito del lavoro e il modo in cui il lavoro verrà svolto. Questo articolo esamina come è possibile gestire tali modifiche (con una semplice procedura di gestione delle modifiche) e mantenere la propria integrità. Oh, e continua il progetto andando avanti allo stesso tempo.

Vedremo anche alcuni degli strumenti di gestione delle modifiche che è possibile utilizzare e come la gestione dell'ambito del progetto entra in gioco.

Prima ancora di parlare di processi o strumenti, voglio discutere delle tue prospettive per cambiare.

Accetta i cambiamenti accadere

Le modifiche possono avvenire in qualsiasi momento del ciclo di vita della gestione del progetto.

Il modo più semplice per rendere la gestione dei cambiamenti sui progetti meno problematica è sapere che sta per accadere e pianificarlo.

Avere strategie in atto per affrontare i cambiamenti prima che accadano è il modo più veloce per coinvolgere tutti con ciò che sarà diverso.

Un processo di gestione delle modifiche definito e strutturato è il miglior punto di partenza. È il tuo libro di esercizi per ciò che accadrà se qualcuno suggerisce che il progetto dovrebbe fare qualcosa di diverso da ciò che è attualmente pianificato e un buon modo per evitare il fallimento del progetto.

Il processo di gestione delle modifiche

Il processo di gestione delle modifiche è simile a questo:

  • Ricevi informazioni sul cambiamento
  • Valutare il cambiamento, compresa la pianificazione di quanto lavoro sarà
  • Preparare una raccomandazione per valutare se vale la pena andare avanti.
  • Successivamente, lo sponsor del progetto prende una decisione in merito alla possibilità di incorporare o meno la modifica.

Diamo un'occhiata a ciascuno di questi passaggi a turno.

Ricevi informazioni sulla modifica

Riceverai una richiesta per cambiare il progetto. È possibile ricevere informazioni in centinaia di modi diversi: in una riunione, via e-mail, al telefono, nel corridoio mentre si precipita fuori dall'ufficio alla sera. Idealmente, riceverai le informazioni su un modulo di richiesta di modifica, ma dovresti sapere che nella vita reale molti stakeholder importanti ritengono che il completamento di questo tipo di pratiche burocratiche sia il lavoro del project manager. E nella tua azienda, potrebbe essere.

Usa il modello di richiesta di modifica del progetto (più su quello in un minuto) per catturare tutti i dettagli della richiesta, ma in modo informale arrivano con te. Quindi esegui il modulo oltre l'iniziatore in modo che tu sappia che hai accuratamente rispecchiato ciò che vogliono.

Ricorda che i cambiamenti potrebbero anche riguardare l'assunzione di lavoro. Non assumere sempre che i cambiamenti riguardino l'inserimento del lavoro. Il processo è lo stesso indipendentemente dal fatto che si stia aumentando o diminuendo l'ambito del progetto.

Effettuare la valutazione del cambiamento

Guarda la richiesta di modifica in dettaglio. Valuterai l'impatto su:

  • Programma
  • Documentazione
  • Lavoro svolto fino ad oggi e lavoro ancora da fare
  • bilancio
  • Misure di qualità
  • Scopo
  • Disponibilità delle risorse

Ad esempio, un cambio di software può essere stimato in 5 giorni. Ciò non aggiungerebbe solo 5 giorni alla pianificazione perché spingerebbe fuori un'altra attività e la sposterebbe in un lasso di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza. Anche questo compito dovrebbe essere spostato, quindi nel complesso questa modifica aggiungerebbe 8 giorni al programma. Sarebbe costato $ 5k e gli 8 giorni extra ci spingeranno in un altro mese con il contratto del fornitore, quindi ci sono anche dei costi da considerare. La qualità rimane la stessa, ma le modifiche allo scopo di incorporare la nuova modifica.

Dovrebbe essere aggiornata tutta la documentazione pertinente, compresi il piano di progetto e i manuali di formazione, che sono già stati avviati.

Come puoi vedere, un semplice cambiamento di 5 giorni può avere effetti ad ampio raggio. È importante sapere tutto di questi prima di decidere se apportare o meno la modifica, in quanto l'immagine completa può modificare il risultato.

Preparare e presentare una raccomandazione

Ora che conosci l'impatto completo del cambiamento, puoi fare una raccomandazione sul fatto che valga la pena andare avanti.

In alcuni casi, non lo sarà, perché il beneficio percepito sarà inferiore al costo. In altri casi, potrebbe esserci un vantaggio sufficiente a compensare il costo di eseguire il lavoro aggiuntivo. In altri casi, tuttavia, potresti notare che la modifica avrà un effetto negativo sui costi, ma non c'è nulla che tu possa fare al riguardo in quanto si tratta di un problema normativo o di conformità, o per qualche altro motivo interno come una ristrutturazione organizzativa.

Prendi la decisione

Per piccole modifiche che rientrano nel limite di autorizzazione, puoi decidere se accettare o meno la modifica (con il giusto input dal team). Qualunque cosa più grande dovrebbe essere approvata dallo sponsor del progetto o dal comitato di progetto.

Ricordati di tornare indietro e di dire a qualcuno se il loro cambiamento è stato rifiutato. Se vuoi puoi evitare di annoiare i tuoi stakeholder del progetto!

Strumenti di gestione del cambiamento

Esistono numerosi strumenti di gestione delle modifiche che è possibile utilizzare per rendere questo processo più semplice e più snello. Consiglierei:

  • Una checklist o una mappa dei processi che guida le persone esattamente attraverso ciò che devono fare per aumentare la portata del progetto.
  • Un modulo di richiesta di modifica del modello. Questo potrebbe essere online tramite un flusso di lavoro automatizzato.

Diamo un'occhiata a cosa accadrà in una richiesta di modifica del progetto successiva.

Cosa entra in una richiesta di modifica del progetto

Il modulo di richiesta di modifica del progetto dovrebbe includere:

  • Il nome della persona che richiede la modifica (il "richiedente").
  • Un identificatore univoco, come un numero di modifica (è possibile aggiungerlo in un secondo momento in quanto è improbabile che le persone che sollevano la richiesta e utilizzino il modulo sapranno cosa inserire in quella casella).
  • Una descrizione del cambiamento proposto, con tutti i dettagli che possono gestire.
  • La categoria del cambiamento. Idealmente, prepopolare questa sezione in modo che devono solo spuntare la casella. Questo è un buon posto per annotare se un cambiamento ha a che fare con la regolamentazione o la conformità interna come se fosse (realmente), quindi è possibile ignorare molte delle fasi di pianificazione e valutazione e semplicemente andare avanti con esso.
  • Il "perché" del cambiamento. Qual è la giustificazione per farlo? Perché il richiedente lo vuole?
  • L'impatto del cambiamento su diversi elementi del progetto, tra cui tempo, costi, qualità, ambito. Potrebbero non avere tutti i dettagli, quindi potrebbe essere necessario collaborare con loro durante la fase di valutazione delle modifiche per riempire gli spazi vuoti. Dovrebbero completare il più possibile. Il minimo che stai cercando a questo punto è per loro di confermare se aumenterà, diminuirà o cambierà i parametri di progetto esistenti.

    Nella parte inferiore del modulo di richiesta di modifica vi saranno alcuni dettagli da compilare in quanto la modifica verrà ulteriormente discussa. Il tuo modello dovrebbe anche includere spazio per:

    • Cambia decisione: Accetta, Rifiuta o Rinvia
    • Nome della persona che prende la decisione (o gruppo) più la data in cui è stata presa la decisione e eventuali commenti aggiuntivi.

    La persona che ha fatto la richiesta non conoscerà ancora il risultato - nessuno lo farà - quindi queste caselle rimarranno vuote fino a quando il gruppo giusto si sarà riunito per discutere la tua raccomandazione e prendere una decisione.

    Modifiche e gestione dell'ambito del progetto

    La gestione dell'ambito del progetto è il modo principale in cui controlli ciò che è nel progetto e ciò che non lo è. Quando si riceve una modifica all'ambito del progetto, è necessario riflettere su come influisce sul progetto nel suo complesso. Il tuo processo di gestione delle modifiche ti aiuta a farlo e, per impostarlo nel contesto, la gestione del cambiamento è una piccola parte della gestione dell'ambito.

    Vale la pena parlare qui di come una guida al Project Management Body of Knowledge (Guida PMBOK®) - La quinta edizione riguarda la gestione del cambiamento del progetto perché non è così intuitiva come si potrebbe pensare. La Guida PMBOK® include un processo chiamato "Scopo di controllo" nella sezione Gestione dell'ambito del progetto e questo è un ottimo punto di partenza. Tuttavia, il processo di gestione delle modifiche sui progetti deve essere gestito in modo più integrato e ciò si riflette nel testo. Gli utenti di PMBOK® Guide dovrebbero anche fare riferimento al processo Perform Integrated Change Control perché questo stabilisce come tutti i collegamenti sono collegati.

    Ai fini di diventare un PMP, è necessario comprendere in che modo la Guida di PMBOK® copre la gestione del cambiamento in quanto è ciò su cui verrai esaminato. Tuttavia, dovresti tenere presente che il processo di gestione delle modifiche che utilizzi effettivamente nei tuoi progetti deve essere integrato, facile da seguire e pratico.

    5 modi per aiutare la tua squadra attraverso il processo di cambiamento

    Il tuo team di progetto è fondamentale per il successo del tuo progetto, quindi aiuta a mantenerli in posizione verticale quando gestisci le modifiche al tuo progetto.

    Qui ci sono 5 modi in cui puoi aiutarli rapidamente a fare i conti con il processo di gestione delle modifiche del progetto.

    1. Parla dei cambiamenti. Fai loro sapere che il cambiamento sui progetti è normale e che dovrebbero aspettarselo.

    2. Condividi la procedura. Sopra abbiamo parlato del processo di gestione del cambiamento, ma questo non è naturale per tutti. I membri del tuo team non sapranno cosa fare e cosa ci si aspetta da loro, a meno che tu non dica loro. Prepara un briefing per seguire il processo con loro e fagli sapere quale sarà il loro ruolo in esso.

    3. Rendi facile. Quando un progetto passa attraverso un cambiamento di ambito può essere abbastanza disorientante. Il programma è sbagliato, il budget potrebbe essere diverso, i requisiti sono sicuramente diversi. La squadra può trovare un cambiamento sconvolgente, specialmente uno grosso o uno che inverte una decisione che in precedenza avevano pensato fosse scolpita nella pietra (sì, quelli che succedono). Rendere il processo il più semplice possibile per loro.

    4. Essere lì per aiutare. Un nuovo modo di lavorare richiede un po 'di tempo per entrare. Se in passato hai gestito il cambiamento del progetto in modo informale (o non del tutto), un passaggio a un processo formale potrebbe richiedere del tempo per diventare "il modo in cui facciamo le cose qui intorno '. Di 'alla squadra che sei lì per aiutarli se vogliono correre qualcosa oltre te.

    5. Non aver paura di dire di no. Non tutti i cambiamenti sono proposte sensate. Fai sapere al tuo team che se si sentono fermamente convinti che un cambiamento non è la cosa giusta per il progetto in questo momento, lo sosterrai nella conversazione con il richiedente il cambiamento.

    Non gestire efficacemente il cambiamento è uno dei modi in cui puoi far deragliare il tuo progetto, quindi fai attenzione. Armati di queste informazioni ora sei in grado di iniziare a gestire i cambiamenti del progetto in modo controllato.

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