Ogni progetto può beneficiare di una verifica di volta in volta. Ma non preoccuparti, non è così spaventoso come sembra. Un audit di progetto è dove una persona imparziale rivede il tuo progetto e fornisce una guida su cosa potrebbe essere fatto in modo diverso per migliorare le sue possibilità di successo. Questo articolo spiega tutto e illustra come preparare un audit del progetto.
Quanto è formale l'auditing di un progetto
Un audit di progetto è normalmente un esercizio formale. L'equivalente informale è normalmente chiamato una revisione tra pari. È qui che un collega controlla il tuo progetto e la documentazione associata e ti dà un feedback su dove dovresti trascorrere un po 'più di tempo.
Gli audit di progetto sono formali in quanto di solito hanno una serie definita di domande e sono eseguiti da qualcuno che fa regolarmente questo tipo di cose.
Chi esegue i controlli di progetto
La persona che esegue l'audit del progetto potrebbe essere un altro project manager (probabilmente qualcuno con una grande esperienza nell'esecuzione di progetti) ma è più probabile che sia qualcuno del Project Office che esegue spesso audit.
Sarà qualcuno che può considerarsi imparziale, quindi non sarà il tuo line manager o sponsor del progetto. Potrebbe anche essere una squadra di persone, a seconda delle dimensioni del progetto.
Come prepararsi per un audit di progetto
La prima e principale cosa da organizzare è avere copie della documentazione del progetto da revisionare per l'auditor. Se hai un coordinatore di progetto, chiedi loro di riunire un pacchetto di documenti (preferibilmente elettronico). Dovresti avere tutte le tue informazioni facilmente accessibili, ma anche se lo fai, questo passaggio può richiedere ancora del tempo. Come minimo, assicurarsi di disporre del piano di progetto, del registro dei rischi, del registro dei problemi, del budget e della pianificazione disponibili per il revisore.
Chi ha bisogno di essere coinvolto
Questo dipende dal tipo di cose che l'auditor vuole guardare. Tu, come project manager, dovrai trascorrere del tempo con loro. Aspettatevi che anche i membri del vostro team vengano chiamati per chattare con l'auditor.
Tenete a mente che più a lungo dedicano il lavoro alle attività di audit, meno tempo hanno per il lavoro del progetto, quindi potrebbe essere necessario riprogrammare alcune attività e lavorare più lentamente durante il periodo di controllo.
Quanto dura un audit di progetto
Non esiste un periodo di tempo fisso per un audit di progetto. Su progetti di grandi dimensioni, troverai che ci vuole molto più tempo. Su piccoli progetti, l'auditor potrebbe essere fatto entro poche ore. Non appena sapete che il vostro progetto verrà sottoposto a verifica, chiedete al vostro team di revisione per quanto tempo anticiperanno il loro lavoro.
Ciò che l'audit cerca
Se l'audit è stato chiamato a causa di una particolare preoccupazione, come il mancato raggiungimento degli obiettivi di qualità, allora si aspetta che sondaggi quell'area in profondità. Un audit di routine analizzerà ampiamente le diverse aree della gestione del progetto e i risultati finali su cui il progetto sta lavorando. Coprirà il tempo, i costi e la qualità del tuo progetto e il coinvolgimento degli stakeholder.
L'obiettivo dell'audit è scoprire se il progetto sta per raggiungere o meno i suoi obiettivi. Se l'auditor ritiene che sulla base delle prestazioni attuali il progetto non colpirà tali obiettivi, lui o lei avanzerà delle raccomandazioni per l'azione.
I consigli dipendono da ciò che viene trovato
Le raccomandazioni nel rapporto del revisore dipenderanno da ciò che hanno trovato. Aspettatevi che siano positivi e formulati in modo da consentirvi di adottarli facilmente. Dovrebbero essere pratici.
Ad un estremo, il revisore può raccomandare che il tuo progetto sia chiuso, anche se ciò avverrebbe solo se ritengono che non vi sia alcuna possibilità che qualsiasi progetto di lavoro da questo punto in avanti possa fornire qualsiasi tipo di valore per l'organizzazione.
Guarda l'audit del tuo progetto come un'esperienza positiva. Dovrebbe avvisarti in anticipo di qualsiasi segno che il tuo progetto sia nei guai ed è un'opportunità per lavorare con un professionista del progetto con esperienza. L'implementazione delle loro raccomandazioni dovrebbe rendere più efficaci te, la tua squadra e il tuo progetto, e questa può essere solo una buona cosa.