Nelle aziende di servizi professionali che fatturano i clienti ogni ora, come la consulenza manageriale, la contabilità pubblica o gli studi legali, il tasso di utilizzo è una metrica comune per valutare il contributo economico dei membri del personale. Generalmente viene calcolato come le ore fatturabili effettive del singolo diviso per il numero di ore di lavoro standard nel periodo in questione, in genere 40 ore alla settimana.
Importanza per le carriere
I tassi di utilizzo, indipendentemente dal fatto che le aziende lo riconoscano o meno, spesso ricoprono un ruolo di primo piano nelle decisioni in materia di compensi e promozioni, sebbene in genere non in modo completamente esplicito o completamente formulato. Le culture di molte di queste aziende sono spesso caratterizzate dall'utilizzo come argomento di discussione comune tra i membri del personale e una fonte di vantag- gio per coloro che hanno riferito i livelli più alti.
Maggiori dettagli sul calcolo
Il numeratore del tasso di utilizzo è il numero effettivo di ore di lavoro del professionista in questione che sono state fatturate ai clienti in un determinato periodo di tempo, ad esempio una settimana, un mese, un anno solare o un anno fiscale. Il denominatore normalmente si basa sul normale orario di lavoro standard di 8 ore al giorno, 5 giorni a settimana (normalmente dal lunedì al venerdì).
Pertanto, il denominatore sarà 40 (5 giorni per 8 ore al giorno) per un calcolo settimanale. Per un calcolo mensile, probabilmente rifletterà il numero effettivo dei giorni feriali dal lunedì al venerdì in quel mese, che può arrivare fino a 23. Per un anno, il denominatore sarà probabilmente arrotondato a 2.000 (che corrisponde a 50 settimane a 40 ore per settimana).
Di conseguenza, un membro del personale che fattura 60 ore ai clienti in una determinata settimana avrà un tasso di utilizzo del 150% (60 ore diviso per 40 ore) per quella settimana. Allo stesso modo, una persona con un numero di ore fatturabili pari a 2.500 per un calendario o un anno fiscale avrebbe un tasso di utilizzo del 125% (2.500 ore diviso per 2.000 ore) per quell'anno. Un tasso di utilizzo del 150% o più spesso è considerato un segno distintivo di un top performer.
Difetti nella metrica di utilizzo
Oltre alle ore fatturate ai clienti, i membri dello staff nella consulenza gestionale, nella contabilità pubblica e in altre società di servizi professionali trascorrono inevitabilmente un notevole lasso di tempo in attività amministrative interne che non producono entrate, almeno non direttamente. Ad esempio, il tempo dedicato alla ricerca di clienti o allo sviluppo di presentazioni per possibili impegni non si riflette nelle statistiche di utilizzo. Di conseguenza, l'eccessivo peso attribuito ai tassi di utilizzo in alcune imprese può ingiustamente svalutare lo sforzo di lavoro fornito da vari membri del personale.
Ingiustizia: i membri del personale ai livelli più bassi di una società di consulenza, contabilità o altri servizi professionali hanno in genere una discrezione minima nell'organizzare e programmare i loro incarichi di lavoro. Pertanto, qualcuno che viene incaricato da uno staff senior per una successione di compiti amministrativi non fatturabili nel corso di un periodo di valutazione è destinato ad avere un tasso di utilizzo che sottovaluta ingannevolmente il suo sforzo lavorativo e il suo contributo all'impresa.
In alcune aziende, le decisioni in merito alla retribuzione e alla promozione (in particolare in un'azienda con una politica aggressiva di aumento o di riduzione) possono essere fortemente ponderate sulle statistiche di utilizzo. Inoltre, i sistemi interni di reporting gestionale all'interno dell'azienda non possono contenere dettagli sufficienti sulla natura e sul valore preciso delle ore non fatturabili e degli incarichi che hanno occupato il tempo dei membri del personale.
In una tale situazione, quei membri dello staff con alte proporzioni di ore non fatturabili potrebbero essere svantaggiati rispetto ai loro coetanei con tassi di utilizzo più elevati durante le revisioni delle prestazioni. Ciò è particolarmente vero se le revisioni e le decisioni in merito alla compensazione e alla promozione sono condotte in gran parte da partner che potrebbero non aver avuto molti contatti personali con i membri dello staff in questione.
Pressioni sul personale
Le società di servizi professionali, quali (ma non limitate a) società di consulenza e di contabilità, in genere avranno politiche scritte formali (e daranno occasionali promemoria al personale, verbalmente o in forma di memoria) sull'assoluta necessità di onestà e integrità nella compilazione di fogli di lavoro e, quindi, nell'assegnazione di ore fatturabili a incarichi e clienti.
Tuttavia, se i partner o altri senior manager segnalano comunque che l'utilizzo è un fattore chiave nella retribuzione e nella promozione (o se una tacita comprensione di questo effetto è parte della cultura organizzativa), i membri dello staff sentiranno una pressione non così sottile da riempire i loro fatturabili ore.