Per diem è latino per giorno o per ogni giorno. Mentre per diem ha diversi significati, in relazione alla risorsa umana, è l'indennità giornaliera corrisposta ai dipendenti per le spese sostenute durante il viaggio per affari. Queste spese potrebbero essere per alloggio, pasti, mance, taxi e altri costi di trasporto via terra. Le spese di viaggio incluse tra le spese di viaggio includono anche le spese di lavaggio a secco, lavanderia, uso del telefono, WiFi e assistenza per gli accompagnatori.
Quando non si applicano le tariffe Diem
Quello che una tariffa giornaliera non copre è il costo del trasporto da e verso la sede di lavoro di un dipendente. In tal caso, i datori di lavoro pagano separatamente i costi di trasporto, solitamente direttamente alla compagnia aerea, al treno, al bus e così via. Oppure, i dipendenti utilizzano la propria fonte di trasporto personale e vengono rimborsati in base al tasso di rimborso miglia IRS.
Esempi di rimborso del datore di lavoro per il viaggio
Un esempio di datore di lavoro che paga separatamente i costi di trasporto dei dipendenti è quando un dipendente lavora in un luogo per la stessa azienda che è diverso dal luogo in cui il dipendente di solito lavora. Ad esempio, il lavoro e l'ufficio di un dipendente si trovano nel Michigan ma, una volta al mese, si recano in Pennsylvania per lavorare da diversi uffici regionali per diversi giorni.
Un altro esempio è se un dipendente allena nuovi dipendenti presso le sedi della propria azienda in tutto il paese e in ogni luogo è richiesto un pernottamento. Un altro esempio è una persona dello staff delle risorse umane che di solito lavora presso la sede principale dell'azienda, ma ogni volta che l'azienda apre una nuova sede, lavora per un periodo di tempo nella nuova sede mentre assume e porta a bordo lo staff.
Tutte e tre queste situazioni funzionerebbero bene con la compagnia che paga al dipendente un diario perché il viaggio è frequente o lungo. Pertanto, i dipendenti sono felici perché non devono registrare tutte le spese e salvare le ricevute come prova. Né hanno bisogno di passare il tempo a compilare le note spese.
Impostazione per Diem Rates
Un datore di lavoro imposta le tariffe per diem in base a una serie di fattori. Questi includono il costo delle spese di viaggio in varie località, il periodo di tempo in cui il dipendente si allontana dall'ufficio e l'attuale tariffa federale del diario.
La maggior parte dei datori di lavoro utilizza la tariffa federale del diario e l'Amministrazione generale dei servizi americana (GSA) è l'organo di governo che stabilisce le tariffe federali giornaliere di ogni anno il 1 ° ottobre.
La GSA stabilisce una politica di viaggio che include le tariffe giornaliere (ma solo) per i dipendenti federali in trasferta ufficiale lontano dalla loro stazione locale o dalle aree di collocamento lavorativo, come definito dalla loro agenzia. Le aziende tendono a utilizzare il tasso federale di diario perché i pagamenti giornalieri al di sopra del tasso federale sono reddito imponibile per i dipendenti sui loro moduli W-2. Per ulteriori informazioni sulla complessità dei prezzi giornalieri e sulla tassazione, vedere le aliquote giornaliere alle leggi e alle imposte commerciali statunitensi.
Comprensibilmente, i tassi giornalieri dei datori di lavoro sono normalmente fissati in quantità diverse per località diverse e variano in base al livello delle spese di viaggio che il dipendente subirà. I dipendenti che viaggiano a Las Vegas, NV, ad esempio, ricevono circa un terzo del rimborso del diario che un dipendente in viaggio a New York riceve in base alle spese locali (in tariffe federali).
Vantaggi della tariffa giornaliera
Ai dipendenti viene risparmiato il tempo che altrimenti investono per tenere traccia delle spese, per il risparmio delle ricevute e per la compilazione delle note spese quando tornano in ufficio. I dipendenti sono autorizzati a mantenere il denaro che non spendono durante il viaggio, il che può incoraggiare la parsimonia e scoraggiare la spesa eccessiva.
Il datore di lavoro beneficia del fatto che non è necessario che il personale investe tempo per rivedere le spese, controllare la quantità di denaro speso e il tempo impiegato dal dipendente a compilare i documenti. In sostanza, il datore di lavoro sta dicendo che hanno preventivato la somma di denaro che sono disposti a spendere per i viaggi dei dipendenti e che il dipendente è stato informato prima di sostenere le spese.
Il processo del diario può comportare notevoli risparmi per il datore di lavoro rispetto alle imprese che pagano le spese effettive dei dipendenti. E, naturalmente, non è saggio e anti-dipendente aspettarsi che i dipendenti coprano le proprie spese quando viaggiano su attività commerciali legittime.
Per Diem Occupazione
In alcune professioni e industrie, il diario può anche riferirsi al lavoro temporaneo a breve termine. Questo programma giornaliero di solito consiste in diversi giorni di lavoro per un dipendente di diario che ha chiesto di compilare un dipendente malato o in vacanza. Due esempi sono insegnanti sostitutivi e operatori sanitari che vengono pagati ogni giorno.