Attività commerciale

L'importanza della documentazione nelle risorse umane

Vedi esempi di documentazione corretta e non corretta in risorse umane

La documentazione è la registrazione scritta e conservata degli eventi di lavoro. La documentazione è composta da elementi governativi e obbligatori per legge, documenti richiesti dalla politica e dalla prassi aziendale, documenti suggeriti dalle migliori pratiche in materia di risorse umane e tenuta di registri formali e informali su eventi di lavoro.

Documentazione su un record di occupazione

La documentazione è una registrazione scritta delle azioni di un dipendente, discussione, episodi di coaching delle prestazioni, violazioni delle norme, azioni disciplinari, contributi positivi, ricompensa e riconoscimento, indagini, mancato raggiungimento dei requisiti e degli obiettivi, valutazione delle prestazioni e altro.

La documentazione consente al datore di lavoro o al dipendente di conservare una registrazione scritta degli avvenimenti e delle discussioni che si sono verificati intorno a un evento specifico. La documentazione del rapporto di lavoro fornisce una registrazione scritta che potrebbe essere necessaria per supportare azioni quali la promozione dei dipendenti, l'aumento dei salari dei dipendenti e l'azione disciplinare, inclusa la cessazione del rapporto di lavoro.

La documentazione sui dipendenti è generalmente positiva e negativa, quando necessario. È reale e non giudicante. Descrive gli eventi come si verificano non le opinioni e le opinioni dell'osservatore sull'evento. La documentazione descrive anche le azioni che sono state intraprese in casi importanti, ad esempio quando fornisci un riconoscimento formale dei dipendenti o intraprendi un'azione disciplinare.

Ricordare che è necessario creare la documentazione il più vicino possibile a quando si verifica l'incidente, in modo che la documentazione sia tempestiva, dettagliata e accurata.

In un procedimento legale, la documentazione relativa alle prestazioni passate di un dipendente è spesso fondamentale per il risultato che il datore di lavoro ha vissuto durante l'evento. L'obiettivo è quello di fornire un'immagine chiara delle prestazioni del dipendente senza focalizzarsi esclusivamente sugli eventi negativi.

Tipi di documentazione

Le politiche, le procedure, il manuale del dipendente e i piani di sviluppo delle prestazioni sono anche forme di documentazione che registrano il comportamento previsto dei dipendenti e i requisiti sul posto di lavoro per mantenere un posto di lavoro ordinato e equo in cui i dipendenti sappiano ciò che ci si aspetta da loro.

La documentazione è anche la registrazione scritta delle dichiarazioni dell'accusato, dell'accusatore e dei testimoni di eventi sul luogo di lavoro ostili che riguardano comportamenti scorretti dei dipendenti come le molestie sessuali.

La documentazione può essere formale e conservata nel file personale del dipendente. I dipendenti devono firmare questa documentazione per riconoscere di aver ricevuto una copia e averne esaminato il contenuto. (La firma non significa accordo con le dichiarazioni nella documentazione.)

Questa documentazione include anche i documenti permanenti come la domanda di lavoro firmata, i riferimenti di lavoro scritti, i materiali di domanda come curriculum e lettere di accompagnamento e i controlli di background. Oltre al file del personale dipendente, viene conservata anche la documentazione del modulo I-9 che verifica l'idoneità del dipendente a lavorare negli Stati Uniti, così come le cartelle cliniche, i record FMLA e così via.

La documentazione può anche essere informale come nel resoconto di un manager delle sue discussioni con un dipendente nel corso di un anno. È importante che i manager mantengano questa documentazione su tutti i membri dello staff che redige il report; nessun dipendente dovrebbe essere individuato a causa delle prestazioni. (Questo potrebbe essere interpretato come discriminazione in un secondo momento.)

Uso della documentazione

Si consiglia inoltre la documentazione degli incidenti critici, sia positivi che negativi, in modo che i manager abbiano una registrazione delle prestazioni dei dipendenti per un periodo di tempo.

La documentazione viene utilizzata in altri modi nelle organizzazioni. Questi possono includere procedure, istruzioni di lavoro e istruzioni del software per computer, per citarne alcuni, ma per gli scopi della funzione Risorse umane, questi sono gli usi comuni della documentazione. E queste sono istruzioni su come documentare in modo appropriato.

Esempi di documentazione delle prestazioni

La documentazione sulla performance di un dipendente ti consentirà di disciplinare, terminare o promuovere, premiare e riconoscere in modo equo i dipendenti. Senza documentazione, creare un caso per nessuna di queste azioni è difficile e potenzialmente rischioso per il datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve evitare qualsiasi potenziale accusa sul trattamento discriminatorio dei dipendenti. A parte la legalità, i buoni datori di lavoro vogliono creare un ambiente di lavoro che sia equo, coerente e di supporto agli obiettivi dei dipendenti e ai piani di carriera.

Questo ambiente è supportato dalla documentazione professionale del manager sulla performance dei dipendenti, sia per il comportamento ludico che per le azioni che necessitano di correzione o miglioramento. In precedenza, come documentare è stato discusso in dettaglio. Questi esempi ti forniscono altri esempi di documentazione appropriata.

Esempi di documentazione

Sbagliato :

Mark di solito è in ritardo per lavoro. Mark manca troppo lavoro.

A destra :

1 aprile: Mark ha chiamato malato e ha perso 8 ore di lavoro.

4 aprile: Mark è arrivato al lavoro alle 10 del mattino, con due ore di ritardo rispetto all'orario di inizio previsto.

6 aprile: Mark ha programmato un appuntamento con un medico e poi è rimasto a casa per far installare un nuovo forno.

12 aprile: Mark ha chiamato malato e ha perso 8 ore di lavoro.

Sbagliato :

Mary è inaffidabile. Non fa quasi mai ciò che si è impegnata a fare.

A destra :

2 maggio: Mary ha promesso che la prima bozza della proposta di prodotto sarebbe disponibile per la revisione alla riunione settimanale di oggi. Mary non ha prodotto una bozza di documento come previsto. Disse che era stata troppo occupata e le persone di cui aveva bisogno l'aiuto non le avevano restituito.

Manager ha risposto: di quale aiuto avevi bisogno? Informazione? Chi non ti ha restituito e cosa hai bisogno da loro?

Carl e Michael avevano bisogno di aggiornare Mary sui loro progressi.

Cosa ti sta rendendo così impegnato da non aver avuto il tempo di seguire il tuo impegno? Fa troppi impegni con un numero limitato di ore per soddisfarli.

Cosa posso fare per aiutarti?

Quando renderà disponibile la bozza del documento per la revisione?

Questi esempi forniscono una panoramica di come appare la documentazione efficace rispetto alla documentazione scritta in modo errato. Segui questo consiglio per documentare in modo efficace e legale le politiche, le prestazioni e gli eventi sul posto di lavoro.

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.


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