Quando vengono assunti per un nuovo lavoro, i dipendenti sono tenuti a dimostrare di essere legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. Il modulo I-9 è il documento che i dipendenti devono compilare per verificare la loro idoneità a lavorare negli Stati Uniti
Che cos'è un modulo I-9?
I datori di lavoro sono tenuti a verificare l'identità e l'idoneità a lavorare per tutti i nuovi dipendenti. Un modulo di idoneità all'impiego (I-9) è un modulo creato dal settore USCIS (Department of Homeland Security) del Dipartimento della sicurezza nazionale (DHS) che deve essere compilato per ogni dipendente assunto negli Stati Uniti.
Il modulo I-9 viene utilizzato per verificare l'identità di un dipendente e per determinare se è idoneo a iniziare a lavorare per l'azienda. Assicurati di utilizzare l'ultima versione dell'I-9, il modulo è stato rivisto con effetto dal 17 luglio 2017.
Quando i moduli di idoneità all'impiego sono stati completati
Un modulo di idoneità per l'occupazione (I-9) deve essere compilato per tutti i nuovi assunti. Il datore di lavoro deve verificare l'ammissibilità al lavoro e i documenti di identità presentati dal dipendente e registrare le informazioni del documento sul modulo I-9 entro tre giorni dall'assunzione.
Se un datore di lavoro non riesce a compilare e conservare moduli I-9 per ogni nuovo noleggio, possono essere soggetti a multe o altre ramificazioni legali dal Dipartimento del lavoro. I dipendenti devono fornire documentazione a supporto delle loro affermazioni e dimostrare di essere legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti
Inoltre, i dipendenti devono presentare documenti originali, non fotocopie.
L'unica eccezione è che un dipendente può presentare una copia certificata di un certificato di nascita.
Sul modulo, il datore di lavoro deve verificare l'ammissibilità al lavoro e i documenti di identità presentati dal dipendente e registrare le informazioni del documento sul modulo I-9.
Contesto sulla legislazione
L'IRCA (Immigration Reform and Control Act) del 1986 considerava i datori di lavoro americani legalmente responsabili della verifica dell'idoneità all'occupazione richiesta per tutti i nuovi dipendenti.
La prima parte del modulo I-9 deve essere compilata dal dipendente e il datore di lavoro è tenuto a completare la seconda sezione entro tre giorni dalla data di inizio del dipendente. Mentre il modulo I-9 non è richiesto per volontari o impiegati con contratto, i cittadini stranieri in visti di lavoro sono tenuti a compilare il modulo per indicare il loro status legale negli Stati Uniti.
Se un dipendente non è in grado di leggere o scrivere in inglese, il modulo consente a un traduttore o un preparatore legale di compilare il modulo per conto del dipendente. A partire da ottobre 2004, il processo di verifica I-9 può essere completato elettronicamente.
Documentazione richiesta per dimostrare l'idoneità a lavorare
Oltre alle informazioni personali di base, quando compili un modulo I-9, devi fornire un documento che stabilisca la tua identità e la tua idoneità a lavorare negli Stati Uniti. La documentazione di solito include alcuni tipi di foto di identificazione e conferma dello stato legale nel paese per verificare l'idoneità a lavorare negli Stati Uniti.
Documenti I-9 accettabili
Esistono tre categorie di documenti che è possibile inviare. I dipendenti sono tenuti a presentare uno dei documenti dell'elenco A o uno dei documenti dell'elenco B e uno dei documenti dell'elenco C.
Elenco A (documenti che stabiliscono sia l'identità che l'ammissibilità al lavoro)
- Passaporto degli Stati Uniti
- Carta di residenza permanente o carta di ricevuta di registrazione dello straniero (I-551)
- Carta di soggiorno temporanea (I-688)
- Documento di autorizzazione all'occupazione (I-766, I-688B o I-688A)
- Passaporto straniero con timbro I-551 temporaneo
- Per gli stranieri autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro, passaporto straniero con il modulo I-94 che autorizza l'impiego presso questo datore di lavoro
Elenco B (Documenti che stabiliscono solo l'identità)
- Patente di guida rilasciata da uno stato o da un possedimento periferico
- Carta d'identità rilasciata da uno stato o da un possedimento periferico
- Documento tribale nativo americano
- Patente di guida canadese o carta d'identità con una fotografia (per gli stranieri canadesi autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro)
- Carta d'identità della scuola con una fotografia
- Scheda di registrazione dell'elettore
- Carta militare degli Stati Uniti o bozza
- Carta d'identità del dipendente militare
Elenco C (Documenti che stabiliscono solo l'ammissibilità al lavoro)
- Numero di carta di conto di sicurezza sociale senza restrizioni di lavoro
- Copia originale o certificata di un certificato di nascita con un sigillo ufficiale rilasciato da un'agenzia governativa statale o locale
- Certificazione di nascita all'estero
- Carta d'identità dei cittadini degli Stati Uniti
- Documento tribale nativo americano
- Modulo I-94 che autorizza l'impiego presso questo datore di lavoro (per gli stranieri autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro)
- Rapporto consolare di nascita all'estero (modulo FS-240)
Quando non è necessario completare un modulo I-9
Da quando la legge è stata istituita il 6 novembre 1986, i lavoratori più pagati sono tenuti a presentare moduli I-9. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni alla regola. Non hai bisogno di un modulo I-9 se:
- Sono stati assunti entro il 6 novembre 1986 e stanno continuando a lavorare con l'aspettativa di continuare con la vostra azienda in futuro.
- Sei assunto per "lavoro domestico occasionale", come fare il babysitter, fare il bagno o pulire, in una casa privata su base intermittente.
- Sei un imprenditore indipendente.
- Non stai lavorando fisicamente negli Stati Uniti.
Nessuna documentazione I-9?
Un dipendente che non riesce a produrre il documento richiesto o una ricevuta per un documento sostitutivo (in caso di smarrimento, furto o distruzione di documenti), entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio dell'occupazione, può essere risolto. Un dipendente che mostra una ricevuta ha novanta giorni per presentare i documenti originali.
I-9 Processo di riverifica del modulo
I moduli I-9 dei cittadini degli Stati Uniti sono validi a tempo indeterminato a meno che non si verifichi una differenza occupazionale superiore a un anno. I cittadini stranieri con visto di lavoro o studenti e gli ospiti di scambio devono avere il loro I-9 riverificato con ogni estensione, o dopo che il visto è scaduto con un nuovo permesso di autorizzazione di lavoro è rilasciato.
I moduli I-9 devono essere conservati dal datore di lavoro per tre anni dopo la data di inizio di un dipendente o un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale data è successiva.
Clausole anti-discriminazione
L'IRCA include anche clausole anti-discriminazione. Ai sensi dell'IRCA, i cittadini degli Stati Uniti, i residenti permanenti e i richiedenti asilo legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti legalmente non può essere negato un impiego o essere forzatamente licenziati in base all'origine o alla cittadinanza. Inoltre, i datori di lavoro devono accettare uno qualsiasi dei suddetti documenti per il modulo I-9 purché i documenti siano originali o copie certificate. L'IRCA è applicabile per tutti i datori di lavoro con tre o più lavoratori.
Verifica del datore di lavoro delle informazioni I-9
I datori di lavoro possono verificare online le informazioni relative ai dipendenti I-9 per evitare multe o sanzioni utilizzando il sistema E-Verify. Si tratta di un servizio online fornito dal governo federale che mette a confronto le informazioni ottenute dal modulo I-9 di un dipendente, la verifica dell'idoneità all'impiego, alle informazioni dei registri dell'amministrazione della sicurezza interna e della sicurezza sociale degli Stati Uniti per confermare l'ammissibilità all'occupazione.
Sanzioni per i datori di lavoro che assumono lavoratori non autorizzati
I datori di lavoro che assumono lavoratori non autorizzati possono essere multati tra $ 250 e $ 5, 500 per lavoratore, a seconda della gravità della situazione. Accettare documenti fraudolenti può anche indurre un'azienda a pagare tra $ 375 e $ 3200 per il primo reato, e il doppio di quest'ultimo per documento per ulteriori occorrenze.
Infine, i datori di lavoro possono essere multati o soggetti ad altre ripercussioni per discriminazioni basate sulla cittadinanza, l'origine nazionale, la frode o il rigetto dei documenti o le ritorsioni.