Impara come scrivere una lettera di simpatia per aiutare un impiegato in lutto
Quando un dipendente o un collega sperimenta un lutto o un lutto, puoi prendere provvedimenti come datore di lavoro per esprimere solidarietà. Puoi anche aiutare l'individuo a gestire i suoi bisogni durante la malattia, la morte o un altro evento triste.
Non importa cos'altro fai per aiutare simpaticamente il tuo dipendente o collaboratore, è quasi sempre appropriato scrivere una lettera di simpatia. Le note di condoglianza sono sempre apprezzate dai dipendenti durante il loro periodo di dolore.
Questo modello ti aiuterà a scrivere la tua lettera di solidarietà. Sottolinea i fattori che renderanno la vostra nota condoglianze trasmettere il messaggio di solidarietà appropriato.
Strumenti per esprimere le tue sentite condoglianze
Scrivi il tuo messaggio di simpatia sulla carta intestata dell'azienda con il tuo nome, indirizzo e data.
L'e-mail è accettabile anche come mezzo di comunicazione, ma può lasciare l'impressione che la vostra corrispondenza fosse un'impresa commerciale, non il messaggio di solidarietà che stavate cercando di trasmettere.
A seconda del tuo rapporto con il dipendente, potresti dover scrivere una nota aziendale, ma potresti anche voler scrivere una seconda nota personale.
Suggerimenti ed esempi per la tua lettera ufficiale di solidarietà aziendale
In genere è più formale di una nota che invierai ad un amico o collega personale. Inizia la tua lettera con il motivo della tua simpatia.
Esempio: vogliamo esprimere la nostra solidarietà per la recente perdita di tua madre. Perdere un parente stretto è sempre triste e vogliamo che tu sappia che siamo molto dispiaciuti per la tua perdita.
Offrire assistenza al dipendente durante il periodo di crisi senza obbligare risorse aziendali o stabilire un precedente che non sarà in grado di offrire a tutti i dipendenti.
Esempio: facci sapere se c'è qualcosa che possiamo fare per aiutarti mentre ti occupi della perdita di tua madre.
Offrire ulteriori informazioni sulle risorse aziendali che sono disponibili per il dipendente durante il loro periodo di dolore. Termina la nota ripetendo la tua offerta di supporto. Il dipendente potrebbe non aver bisogno o volere nulla da te, ma è importante che tu faccia l'offerta: avrai dimostrato che ti importa.
Esempio: i membri dello staff delle risorse umane ti hanno aiutato ad accedere alle informazioni sui benefit e abbiamo condiviso con noi la nostra politica sul lutto. Se avete esigenze che vanno al di là dei parametri della politica, fatecelo sapere in modo che possiamo gestire la vostra situazione su base individuale.
La prassi aziendale passata è stata quella di concedere ulteriori tempi di congedo non retribuito per affrontare problemi legati alla morte, viaggi fuori dallo stato e lunghi problemi legali.
Esempio: ci impegniamo ad aiutarti in questo difficile momento del viaggio della vita. La perdita di tua madre è triste e sosteniamo i tuoi sforzi per andare avanti. Per favore fateci sapere come possiamo aiutare.
Fine: usa la tua firma normale. Saluti è un segnale comune per un messaggio di solidarietà.
Chiusure aggiuntive includono:
- calorosamente
- Cordiali saluti
- Cordiali saluti
- Ti penso
- Migliore
- Auguri
- Con simpatia
Non fare supposizioni
Tieni presente che quando scrivi il tuo messaggio di solidarietà, è improbabile che tu conosca tutti i dettagli della relazione del tuo dipendente con i suoi parenti. Inoltre, raramente avrai tutti i dettagli sulla malattia di un dipendente o sulla tragedia di un familiare.
Pertanto, limita le ipotesi che esprimi nella tua lettera di simpatia e mantieni neutrale il messaggio. Ad esempio, un dipendente e sua madre potrebbero aver avuto una relazione lontana e infelice per anni, quindi non scrivere un messaggio di solidarietà che presuppone una relazione stretta e amorevole.
Esempio di lettera di simpatia
Cara Elizabeth,Siamo così dispiaciuti di sapere della morte di tua madre. Perdere un membro della famiglia è sempre difficile. Fateci sapere se c'è qualcosa che possiamo fare per aiutarvi durante questo periodo di prova.
Hai diritto a tre giorni di ferie retribuite come indicato nella nostra politica sui lutti dei dipendenti. Abbiamo, in passato, concesso ulteriori permessi non retribuiti per i dipendenti quando i viaggi e le attività personali legate alla morte richiedevano più tempo lontano dal lavoro.
Si prega di comunicare al proprio responsabile o alle Risorse umane se è necessario richiedere ulteriori periodi di sospensione. Possiamo anche lavorare con un programma flessibile se qualsiasi azienda familiare deve essere curata durante l'orario di lavoro.
Ci impegniamo ad aiutarvi in questo difficile momento del viaggio della vita. Siamo solidali con la perdita di tua madre e vogliamo sostenere i tuoi sforzi per andare avanti con gli affari della tua vita. Per favore fateci sapere come possiamo aiutare.
Saluti,
Susan
Direttore delle risorse umane