Un rapporto sullo stato di avanzamento è costituito da un'intestazione, un sommario esecutivo, una descrizione dei componenti più piccoli, un'indicazione di quando è previsto il rapporto successivo. Dovresti scrivere il rapporto seguendo questo modello e poi inviarlo al tuo capo o ad un altro superiore gerarchico come designato.
Intestazione
L'intestazione contiene informazioni identificative per il report. Immetterai il titolo, la data in cui viene pubblicato il rapporto, lo stato del semaforo di qualsiasi cosa stai segnalando (rosso, verde giallo) e la metrica complessiva, forse la percentuale completa, il piano rispetto all'effettivo. Nota: un rapporto sui progressi come questo è più spesso utilizzato per i progetti, ma può anche essere utilizzato per riferire su altre cose. Ad esempio, se ti è stato assegnato il compito di ridurre il numero di ore per disegno per una società di ingegneria, utilizzerai un rapporto sui progressi per mostrare i tuoi progressi nel ridurre il numero di ore per disegno.
- Titolo: relazione sullo stato del progetto X.
- Data: 30 maggio 20xx
- Stato: verde
- Percentuale completata: 63 effettivi, 59 piani.
Sintesi
Scrivi il riepilogo esecutivo per ultimo. Questo è il riepilogo di tutti i principali punti elencati di seguito nel corpo del report. A seconda del tuo pubblico, a volte il sommario esecutivo è limitato. Dipende dal tuo pubblico, dal numero di persone che ricevono il rapporto e dai loro livelli all'interno dell'organizzazione. Un sommario esecutivo è rivolto a quei dirigenti che potrebbero non avere il tempo di leggere l'intero rapporto. Se il rapporto è diretto al supervisore diretto, si presume che leggerà il rapporto e che il riepilogo esecutivo potrebbe non essere necessario.
Tuttavia, se si tratta di un rapporto ampiamente distribuito a molti dirigenti in tutta l'organizzazione, potrebbe essere necessario includere un sommario esecutivo per quegli individui che non hanno il tempo di leggere l'intero rapporto.
Progresso dei pezzi componenti
Questo è il corpo principale del rapporto. In questa sezione del report, dettagli i tuoi progressi in tutte le aree componenti del progetto. Elencherai i tuoi progressi e le tue realizzazioni riguardo a tutte le metriche durante questo periodo di tempo. Tu mostri il tuo piano per il prossimo periodo di tempo. E poi elenchi non solo i blocchi ma anche quali sforzi stai intraprendendo per eliminarli. Infine, la sezione mostrerà quale ulteriore assistenza è necessaria dal tuo capo o da un altro destinatario del rapporto sullo stato di avanzamento.
Sommario
Il corpo del report è seguito nella sezione di riepilogo. Include meno dettagli rispetto ai progressi riportati nella sezione precedente. Includere le stesse informazioni, metriche, risultati, piano per il periodo successivo e qualsiasi blocco, ma fornire meno dettagli per ogni categoria. Ad esempio, il riepilogo potrebbe essere una singola frase, ad esempio "tutti i risultati sono puntuali", mentre l'annotazione sull'avanzamento nella sezione precedente potrebbe dire "Deliverable A, due xx / xx / xx verrà consegnato tre giorni prima.
Il rapporto Y verrà consegnato in tempo su xx / xx / xx. E il rapporto C, in ritardo di due settimane durante l'attesa per la grafica, dovrebbe essere consegnato nella sua data di scadenza rivista di xx / xx / xx. "
Prossima relazione Scadenza
Qui elencherai quando verrà inviato il prossimo rapporto. Ad esempio, se si tratta di un rapporto settimanale, si visualizzerà la data di scadenza del prossimo rapporto come una settimana successiva. Per un rapporto mensile, visualizzerai la data il mese prossimo in cui il rapporto verrebbe inviato. Le persone che ricevono il rapporto si aspettano che questi dati siano accurati come i dati nei report.
Linea di fondo
La relazione sullo stato di avanzamento comprende il riepilogo esecutivo facoltativo, la segnalazione dello stato di avanzamento di tutti i componenti all'interno del progetto, il riepilogo dettagliato e la tempistica. Rendili il più precisi possibile.