Come scrivere una RFP

Come creare una richiesta di proposta (RFP) per ottenere risultati

Una richiesta di proposta, talvolta denominata RFP o RFQ ("richiesta di offerta"), è un documento che un'azienda emette quando desidera acquistare un prodotto e desidera rendere disponibili le sue specifiche al pubblico. Questo è solitamente il caso in cui diverse aziende fanno un'offerta per il lavoro e la RFP invita a prezzi più competitivi. Ma se non si prepara correttamente la RFP, il tuo sforzo potrebbe produrre offerte che sono una perdita di tempo o, peggio, nessuna offerta. Ecco come procedere per creare una richiesta di offerta per garantire i migliori risultati.

Difficoltà: media

Tempo richiesto: diversi giorni

I 12 passi

1. Fai i compiti: scopri cosa ti serve, cosa vuoi e cosa è possibile prima di iniziare a scrivere la tua richiesta di preventivo. Non pubblicare una richiesta di offerta per una macchina che può produrre 1.500 widget all'ora se non ne hai mai venduti più di 25 al mese. Non ha senso emettere una RFP per un'auto ad alta potenza quando un messaggero può attraversare il traffico altrettanto velocemente su una bicicletta.
2. Distinguere tra esigenze e necessità: se si desidera acquistare un'applicazione in grado di trasmettere immagini tra la sede centrale ei furgoni sul luogo di lavoro, è possibile specificare il numero di immagini necessario al secondo, la dimensione massima delle immagini necessarie e la risoluzione necessaria. Mentre potrebbe essere bello avere quelle immagini a colori, decidere se è veramente necessario. Se hai davvero bisogno di un determinato specifico, usa parole come "will", "shall" e "must". Questo indica che questi sono i requisiti. Le specifiche che sono semplicemente "vuole" dovrebbero essere identificate da parole come "può", "può" e "facoltativo".

1. Decidi come sarà il vincitore : le proposte che ricevi in ​​risposta alla tua richiesta di offerta differiranno. Ogni società che risponde avrà punti di forza e punti di debolezza diversi. Alcuni si concentreranno sul costo più basso. Altri si concentreranno sulla migliore qualità. E altri offriranno un set di funzionalità completo. Decidi in anticipo cosa stai cercando: il costo più basso, la consegna più veloce o una combinazione dei due.
2. Organizzare il documento : tutto ciò che scrivi per le imprese dovrebbe essere oggetto di una grande riflessione e dovrebbe essere organizzato. Una struttura è un buon punto di partenza. Come minimo, avrai bisogno di sezioni per un'introduzione, requisiti, criteri di selezione, tempistiche e processi. Molte di queste sezioni avranno sottosezioni.

1. Scrivi l'introduzione : è qui che spiegherai ai potenziali offerenti perché stai pubblicando la RFP e ciò che speri di ottenere facendo così. L'introduzione può anche includere un riassunto dei punti chiave estratti dalle altre sezioni, inclusa la data di scadenza. L'introduzione di una RFP per un sistema di trasmissione di immagini potrebbe leggere qualcosa del genere: "La società XYZ richiede proposte per un sistema altamente affidabile e di facile utilizzo in grado di trasmettere immagini dall'ufficio principale ai furgoni ovunque nell'area metropolitana. deve essere ricevuto entro lunedì 5 marzo 2007, alle 8:00 PST. "

1. Spiega i requisiti: questa sezione è una delle più importanti e di solito richiede più tempo. Dovrai specificare la dimensione e la chiarezza delle immagini da trasmettere e la velocità necessaria. Sii specifico, ma non dire agli offerenti come si desidera che il lavoro sia compiuto a meno che ciò sia essenziale. Potresti voler suddividere questa parte in sottosezioni. Ad esempio (a) la dimensione e la qualità dell'immagine (b) della trasmissione, che potrebbe includere sia la velocità desiderata che qualsiasi requisito che rende sicura la trasmissione (c) le opzioni desiderate, in cui è possibile elencare il colore come un'opzione auspicabile.

1. Criteri di selezione : qui puoi indicare agli offerenti come selezionare l'offerta vincente. Puoi divulgare quanto o quanto vuoi. È una buona idea includere una frase come "L'offerente vincitore, se presente, sarà selezionato esclusivamente dal giudizio di XYZ Company." Potresti voler creare un foglio di calcolo che assegna a ciascuna offerta un determinato intervallo di punti in ciascuna categoria. Quindi, chiedi a una squadra di scegliere l'offerta migliore tra quelle con i primi tre punteggi.
2. Linee temporali : questa sezione indica alle aziende la rapidità con cui devono agire e la durata prevista del processo. Sii ragionevole quando imposti le scadenze. Non chiedere proposte per sistemi complessi quindi dare agli offerenti solo pochi giorni per rispondere. Concedi più tempo per preparare un'offerta se la tua RFP è ampia, se l'acquisto desiderato è complicato o se richiedi una risposta molto dettagliata. Questo è anche il punto in cui puoi dire agli offerenti quanto tempo impiegherà il processo di valutazione quando saranno avvisati se hanno avuto successo e quanto tempo dovranno consegnare ciò che hanno promesso.

1. Processo: utilizzare questa sezione per spiegare come funzionerà il processo, dall'invio della RFP all'aggiudicazione del contratto e al momento in cui inizierà il lavoro. Questa sezione potrebbe dire: "Le offerte devono essere pagate alla data specificata al passaggio 8. Tutte le offerte verranno esaminate per assicurarsi che soddisfino tutti i requisiti e siano reattive. Tutte le offerte reattive verranno conteggiate nelle categorie X (puoi nominare le categorie se si desidera) e le prime tre offerte saranno valutate dal team di proposta per selezionare l'offerente vincente e un supplente.Le trattative con l'offerente vincitore si tradurranno in un premio del contratto entro due settimane. "

1. Decidi come inviare la RFP : la maggior parte delle RFP viene spedita, ma non è necessario. È possibile inviare una richiesta di offerta tramite e-mail o pubblicarla sul sito Web della propria azienda. Assicurati di specificare il nome (o il numero di offerta) che gli offerenti dovrebbero utilizzare per identificare la RFP a cui stanno rispondendo.
2. Decidi chi riceverà la RFP: potresti aver già identificato i fornitori da cui desideri acquistare. La tua azienda potrebbe persino avere un elenco di fornitori accettabili. In caso contrario, è possibile trovare possibili venditori attraverso la propria rete professionale, effettuando ricerche online o chiedendo ai fornitori di fiducia altri materiali per le loro raccomandazioni. Non limitare il tuo elenco di chi riceve la tua richiesta di preventivo a solo grandi aziende o fornitori stabiliti. Potresti trovare idee migliori e prezzi ancora migliori da venditori più piccoli che sono spesso più desiderosi di vincere la tua attività.

1. Avvisa il vincitore: una volta completati tutti i passaggi precedenti, è il momento di fare il salto e informare la RFP vincente che è ora di andare avanti con il progetto.