Suggerimenti su come essere più efficienti
Nell'odierno posto di lavoro frenetico, il ridimensionamento e l'aumento dei carichi di lavoro ci hanno costretto a lavorare in modo più intelligente. Tim Kehl, uno specialista di work-life balance con sede a Madison, Wisconsin, offre questi suggerimenti su come lavorare in modo intelligente ed essere più efficienti.
Adottare la giusta combinazione di pratiche di gestione del tempo può ridurre lo stress e risparmiare fino a un'ora al giorno, secondo Kehl. Ecco i suoi consigli su come arrivarci.
Usa la tecnologia
Non puoi essere più produttivo se sei disorganizzato e circondato da disordine. Sbarazzati di quelle pile casuali di carte e note adesive e usa invece un semplice sistema di archiviazione elettronica.
Numerosi programmi software possono aiutarti a organizzare un'ampia gamma di informazioni su prodotti e clienti, consentendo un accesso rapido e semplice. Considera anche l'adozione di un programma di pianificazione personale che ti permetta di tenere un calendario, elenchi di cose da fare, piani di lavoro e una directory di contatti.
Raggruppa i tuoi messaggi in arrivo
Controllare e rispondere costantemente a e-mail, segreteria telefonica e altri messaggi interrompe solo il tuo pensiero. Può ostacolare la produttività, specialmente in lavori che richiedono un pensiero creativo, innovativo o strategico.
Impara a rispondere ai messaggi in arrivo in batch e valuta di controllarli solo tre o quattro volte al giorno, a meno che, ovviamente, non sia sempre essenziale per il tuo lavoro e la tua produttività. Anche in questo caso, prova a pianificare i tempi per il check-in e tieni chiaro altrimenti.
Utilizza il principio "Fai, Delega, Elimina o File" per gestire e-mail, lettere, fatture, messaggi di testo, messaggi vocali e altre richieste.
Drop Time-Wasters
Gran parte del tempo viene sprecato procrastinando, facendo "lavoro impegnativo", visitando siti Web che distraggono, in particolare siti di social media, partecipando a riunioni inutili, sovrascrivendo rapporti e interagendo con colleghi chiacchieroni.
Concentrati sui compiti e sulle attività che effettivamente "spostano l'ago" dell'azienda, e riduci o elimina quelli che non lo fanno.
Scatta frequenti mini-pause
Anche le persone più occupate hanno bisogno di schiarirsi le idee e allungare le gambe di tanto in tanto. Fai una pausa di 5-10 minuti dalla tua scrivania o lavori periodicamente. Fai una camminata fuori, se puoi. Fai degli esercizi di stretching o cammina su e giù per le scale un paio di volte. Bere acqua. Mangia uno spuntino sano.
Allontanandoti brevemente dal tuo lavoro rilasserai il tuo corpo e ringiovanirai la mente. Potresti anche scoprire che sei meno abbattuto quando torni a casa dopo ore.
Delegato, Delegato, Delegato
Non devi fare tutto. Veramente. Altre persone sono in grado di gestire alcuni dei compiti che in genere riservi a te stesso.
Considera quali compiti potresti condividere con gli altri, poi inizia lentamente a suddividere alcune di quelle responsabilità. Ti permetterà di concentrarti sui tuoi articoli ad alta priorità dando ai tuoi colleghi la possibilità di crescere e brillare.
Impara a dire di no
È una parola così piccola eppure così difficile da dire. Quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa che non sia la tua passione o priorità, declina educatamente ma fermamente. Ricorda a te stesso che dire no a una cosa ti dà la libertà di dire si a qualcos'altro che è più appagante e degno del tuo tempo e delle tue abilità.
Smetti di mirare alla perfezione
Raramente lo raggiungerai comunque, ed è quasi sempre inutile. Il perfezionismo può portare a microgestione, relazioni scadenti con i colleghi di lavoro, procrastinazione, bassa produttività, depressione, stress e ansia.
Le persone di maggior successo sono quelle che sono soddisfatte quando un lavoro è ben fatto. Salvano il loro bisogno di perfezione per le poche cose veramente importanti.
Sapere quando chiedere aiuto
Se sei sopraffatto dal lavoro e ti sta causando uno stress eccessivo, non soffrire in silenzio. Tira l'immagine Superwoman / Superman e spiega la tua situazione al tuo capo o supervisore. Solitamente le situazioni di lavoro insostenibili possono essere alleviate, ma ci vorrà un po 'di assertività da parte vostra.
Se una vita equilibrata continua a sfuggirti o stai vivendo uno stress cronico, parla con un professionista come un consulente, un operatore della salute mentale o un clergyperson. Approfittate dei servizi offerti dal vostro Employee Assistance Program (EAP) se uno è a vostra disposizione.
Permettere alla tua vita di travolgerti settimana dopo settimana, mese dopo mese, può portare a gravi problemi fisici, mentali e sociali. Sii positivo e sappi che ci sono soluzioni ai tuoi problemi, ma devi cercare aiuto.