Qual è il modo migliore per iniziare una lettera? Quando si scrive una lettera per scopi professionali, un saluto appropriato è estremamente importante. Il tuo saluto dà il tono alla tua lettera ed è un indicatore delle tue abilità comunicative scritte.
I migliori modi per iniziare una lettera
Quando decidi quale formula usare, dovresti considerare se conosci la persona e quanto bene. Se stai scrivendo a qualcuno con un livello professionale che conosci personalmente da molti anni, è appropriato usare solo il loro nome.
Altrimenti, è meglio usare Mr., Ms. o Dr come saluto di lettera commerciale appropriato. Se hai qualche dubbio su quale formula di saluto dovresti usare, approfitta della prudenza e usa lo stile più formale di indirizzo.
Cerca di non essere tentato di iniziare la tua lettera professionale con saluti informali come "Salve", "Saluti", "Ciao, " o "Buongiorno" se non conosci il nome della persona da contattare.
Mentre quegli stili informali di saluto vanno bene per email casuali agli amici o anche per email più formali che potresti inviare a gruppi di persone, in una lettera professionale dovrai usare un saluto personale, uno con un primo e / o un cognome ("Dear Mr. Doe") o titolo di lavoro ("Dear Hiring Manager").
Esempi di saluti di lettere professionali
- Caro Nome Cognome; ad esempio, caro John Doe
- Caro signor / m. Cognome; ad esempio, caro signorina o cara signora doe
- Caro signor / m. Nome e cognome; ad esempio, caro signor John Doe o cara signora Jane Doe
- Caro Direttore del Personale
- Caro signore o signora
- Per chi è coinvolto
- Gentile responsabile delle risorse umane
- Caro Nome Azienda Reclutatore; ad es., caro reclutatore della compagnia ABC
Come trovare un referente
Se possibile, usa il nome di un contatto quando scrivi. Questo rende la tua lettera più personale e crea una relazione immediata con il lettore. Se non hai un nome di contatto, puoi fare qualche ricerca per cercare di trovare la persona giusta a cui indirizzare la tua lettera.
A volte il nome sarà sul sito web dell'azienda, o potresti essere in grado di trovare la persona giusta su LinkedIn. Forse uno dei tuoi colleghi o contatti potrebbe sapere chi potrebbe essere la persona appropriata. Puoi anche chiamare l'ufficio della persona sconosciuta che stai scrivendo e chiedere al receptionist il loro nome spiegando il motivo della chiamata ( Esempio: "Sto facendo domanda per un posto di lavoro con la tua azienda. Puoi dirmi il nome del tuo Manager in modo da sapere a chi rivolgere la mia lettera di presentazione? ").
Non ci vuole molto tempo in più per fare il tentativo di trovare un nome, e il sentimento che trasmette è valsa la pena.
A volte, nonostante i tuoi migliori sforzi, non riesci a trovare un nome per indirizzare la tua lettera a. In tal caso, hai una varietà di scelte, tutte professionali e appropriate. Più informazioni hai su dove stai inviando la lettera, meglio è (per esempio, al dipartimento risorse umane dell'azienda, o al responsabile del dipartimento relativo alla tua richiesta). In questo modo puoi fare una scelta più mirata quando selezioni il tuo saluto.
Quando hai un nome ma non sei sicuro del genere della persona a cui stai scrivendo, è accettabile lasciare l'onorificenza e usare solo il nome e il cognome.
Suggerimenti per scrivere e inviare una lettera
Dopo il tuo saluto, inizieresti il tuo primo paragrafo, che di solito è un'introduzione che consente al lettore di sapere chi sei e di cosa stai scrivendo. Se hai una conoscenza reciproca che ti ha indirizzato al lettore, dovresti menzionarli in questo momento.
Il corpo della tua lettera normalmente consiste in un paragrafo o due di testo. Qui puoi approfondire il tema della tua lettera e fornire dettagli di supporto all'argomento. Dovrai tenerlo conciso e pertinente alla persona e all'argomento. Siate accurati ma non ripetetevi o continuate a parlare di dettagli insignificanti.
Quindi, dovrai riassumere la tua lettera. Il tuo sommario dovrebbe includere un ringraziamento alla persona per il suo tempo e considerazione. Se hai intenzione di seguire più tardi, puoi anche fornire i dettagli di quando e come lo contatti.
Completa la tua lettera professionale con una chiusura, ad esempio "Cordiali saluti" o "Saluti". Se prevedi di inviare la lettera con il servizio postale, la tua firma dovrebbe essere seguita dal tuo nome digitato. Se invii un'email, il tuo nome digitato dovrebbe essere seguito dalle tue informazioni di contatto, che puoi digitare manualmente o farlo automaticamente per te. Ecco come impostare una firma e-mail automatica.
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