Attività commerciale

Come organizzare i tuoi documenti

Come trovare documenti importanti in modo rapido e semplice

L'unica volta in cui sembri pensare ai tuoi documenti importanti è quando ne hai bisogno. E, spesso, non riesci a trovarli quando ne hai bisogno perché non hai un sistema organizzato e centralizzato per archiviare i tuoi documenti importanti e / o l'ultima volta che ne hai avuto bisogno, l'hai semplicemente buttato nel mare di documenti nel tuo ufficio a casa invece di rimetterlo dove appartieni.

Suona familiare?

Con tutte le tue carte importanti sparse per tutta la casa, sprechi un sacco di tempo ed energie per cercarle. Sei anche a rischio di perdere alcuni di loro completamente. Ma con pochi semplici passaggi, puoi organizzare i tuoi documenti cartacei importanti in un'ora questo fine settimana!

Avrai bisogno di un piccolo schedario a due cassetti o di una scatola per documenti sospesa portatile, di file sospesi multicolori (6 colori diversi), di cartelle in alto a sinistra e di una cassaforte a prova di fuoco (opzionale). Oppure puoi acquistare un grande raccoglitore e inserti a schede. Una volta che hai preso la merce, ecco i sei passaggi che seguirai per organizzare i tuoi documenti.

Fase uno: raccogliere tutti i tuoi documenti

Prima di poter organizzare tutti i tuoi documenti importanti, devi individuarli. Questo a volte è più facile a dirsi che a farsi.

Controlla il tuo ufficio come nei cassetti e i documenti impilati sulla scrivania o sul tavolo. Controlla le pile di carta che ingombrano i tuoi piani cucina, cassetti e cestini da cucina. Guarda sul comodino e sul comodino della tua camera da letto (potresti averli lasciati lì al mattino e averli dimenticati). Infine, ma non meno importante, controlla il tuo borsellino o cartella per documenti importanti che stai ancora per caso portando con sé (opps).

Fase due: classifica i tuoi documenti

I documenti più importanti rientrano in una delle seguenti sei categorie. Ordina tutti i documenti raccolti come segue:

  • Documenti di proprietà e proprietà immobiliari - mutui, atti di proprietà, progetti di miglioramento della casa e ricevute, manuali e garanzie di apparecchi, informazioni sulla tassazione della proprietà, polizze di assicurazione sulla casa e manuali
  • Registri automatici - titoli, record di manutenzione, polizze assicurative e informazioni, informazioni sui prestiti e registri di pagamento
  • Cartelle cliniche - polizze assicurative, manuali delle prestazioni dell'assicurazione malattia, spiegazione delle prestazioni mediche, fatture mediche, elenchi di prescrizioni, informazioni di spesa flessibili, ricevute mediche, direttive mediche, polizze vita
  • Registrazioni finanziarie - estratti conto bancari, dichiarazioni fiscali, registrazioni di detrazioni fiscali, record di investimento, registrazioni di prestiti, estratti conto di carte di credito
  • Registrazioni elettroniche - contratti e manuali per telefoni cellulari; ricevute di vendita e garanzie per computer, laptop e iPad; piani e bollette via cavo e via Internet; ricevuta e manuale del router wireless
  • Documenti personali - certificati di nascita, certificato di matrimonio, certificato di divorzio, documenti di custodia, informazioni sulla sicurezza sociale, registri di vaccinazione, passaporti, documenti di servizio militare, documenti di battesimo e di conferma, testamenti, piano funebre e informazioni sul luogo di sepoltura. Se hai animali domestici, puoi anche includere i loro documenti importanti come informazioni veterinarie e vaccinali in questa categoria.

    Terzo passo: trova i tuoi documenti vitali

    La maggior parte dei tuoi documenti importanti può essere archiviata in un normale schedario o in una scatola per documenti sospesa. Ci sono alcuni, tuttavia, che dovrebbero essere conservati in modo sicuro in un deposito sicuro o off-site come una cassaforte.

    I documenti vitali sono documenti che sarebbe molto difficile o molto dispendioso in termini di tempo da sostituire. Possono contenere informazioni personali sensibili che potrebbero essere compromesse in caso di effrazione o rapina. Nel caso in cui la tua casa sia stata distrutta da un incendio o da un'inondazione, vorrai che questi documenti vitali rimangano intatti.

    Per la maggior parte delle persone, i seguenti documenti sarebbero considerati essenziali: informazioni sulla sicurezza sociale, certificati di nascita, polizze assicurative insieme alle informazioni di contatto del vostro agente, testamenti, proprietà immobiliari, titoli di auto, passaporto e qualsiasi contratto o accordo che richiedesse la vostra firma originale.

    Crea un elenco principale di tutti i documenti vitali che inserisci nella tua cassaforte antincendio o in una opzione di archiviazione fuori sede.

    Passaggio 4: duplica il tuo portafoglio

    La maggior parte di noi porta ogni giorno informazioni critiche nei portafogli. Sai tutto ciò che è nel tuo portafoglio? Cosa faresti se il tuo portafoglio venisse perso o rubato?

    Fai le copie della patente di guida, della carta del donatore, delle tessere di assicurazione sanitaria, delle tessere come le carte fedeltà del negozio di alimentari, i club del magazzino e, soprattutto, tutte le carte di credito e di debito (copia fronte e retro). Conservare queste copie insieme agli altri documenti cartacei importanti:

    Passaggio 5: creare un semplice sistema di archiviazione

    Più semplice è il sistema di archiviazione, più è probabile che lo si utilizzi su base coerente. Prendi ciascuna categoria di documenti importanti e assegnagli un colore per i file sospesi:

    • Home e documenti immobiliari
    • Registri automatici
    • Cartelle sanitarie
    • Record finanziari
    • Registrazioni elettroniche
    • Record personali

    Aggiungi il numero appropriato di file sospesi al tuo sistema di archiviazione per il numero di documenti che hai in ogni categoria.

    Usa le cartelle manila e crea una cartella per ogni singolo documento all'interno di ogni categoria. Posiziona le cartelle nella sezione del file appeso colorato appropriato.

    Se hai acquistato un raccoglitore a tre anelli di grandi dimensioni e inserti a rubrica, etichetta le schede con i nomi dei record sopra, carta perforare tutti i documenti e organizzarli. Se i fogli non devono essere perforati con carta, perforare una cartella e inserire i documenti nella cartella.

    Ora, se il lavoro di ufficio non è la tua cosa, questo potrebbe essere un momento di liberazione per te. È possibile eseguire la scansione di tutti questi documenti, salvarli su un disco rigido e quindi distruggere tutto. Ma usa la tua discrezione poiché alcuni documenti sono meglio conservati. Usa il tuo miglior giudizio.

    Manutenzione continua

    Ora che i tuoi documenti importanti sono organizzati, mantienili in ordine. Ogni mese, quando paghi le bollette, archivia tutti i nuovi documenti nella sezione appropriata del tuo sistema di archiviazione. Allo stesso tempo, cerca eventuali documenti che hai rimosso dal sistema durante il mese che potrebbero ancora essere fuori dal sistema di archiviazione. Ri-archiviarli. Almeno due volte all'anno, controlla i documenti nel tuo sistema di archiviazione per vedere se è possibile eliminarli. Un buon programma da seguire è il primo dell'anno e alla fine di ogni anno scolastico.

    Con un piccolo sforzo, puoi ottenere benefici a lungo termine organizzando i tuoi documenti cartacei importanti.

    A cura di Elizabeth McGrory.

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