I manager devono monitorare le attività della loro squadra e le forze esterne. Senza tale monitoraggio, non saprai se il tuo piano funziona o se deve essere modificato. Quindi, i manager devono controllare quegli elementi che possono controllare per far muovere tutti verso l'obiettivo.
Nell'attività di controllo, si monitora il lavoro in corso, si confronta l'avanzamento effettivo del piano e si verifica che l'organizzazione funzioni come l'ha progettata. Se tutto sta andando bene, non dovrai fare altro che monitorare. Tuttavia, ciò accade raramente. Qualcuno si ammala; l'iterazione di ciascun ordinamento di database richiede più tempo di quanto previsto; un concorrente chiave abbassa i loro prezzi; un incendio distrugge l'edificio della porta accanto e devi evacuare per diversi giorni, o qualche altro fattore influisce sul tuo piano.
Il passo di controllo ora impone di agire per minimizzare l'impatto e riportare le cose all'obiettivo desiderato il più rapidamente possibile.
Ciò significa tornare alla fase di pianificazione e adattare i piani. Ciò potrebbe richiedere un cambiamento nell'organizzazione e riorientare i membri del team verso i nuovi obiettivi. Quindi, controlla il nuovo piano e regolalo se necessario. Questo ciclo continua fino al completamento dell'attività.
Alcuni aspetti aggiuntivi di monitoraggio e controllo
- Mantenere il punteggio non è vincente: non è necessario monitorare se non si agisce in base alle informazioni. Non limitarti a tenere traccia. Assicurati di misurare le cose giuste e poi di prendere le misure appropriate per risolvere i problemi che le misure indicano.
- Non puoi gestire ciò che non misuri: a meno che non misuri qualcosa, non sai se sta migliorando o peggiorando. Non è possibile ottenere miglioramenti se non si misura per vedere cosa sta migliorando e cosa sta peggiorando. Questo articolo ti aiuta a sapere come e cosa misurare.
- Non lasciare che il processo si avvicini ai risultati: mentre questo articolo affronta specificamente il problema dell'overplanning, si applica anche all'attività di monitoraggio. Non concentrarsi così tanto sull'attività di monitoraggio da non assumere il controllo e apportare le modifiche necessarie.
- Addestramento per i dipendenti: quando intervenire: un buon manager monitorerà sempre ciò che i dipendenti stanno facendo, ma non interverrà per istruire i propri dipendenti, tranne in circostanze specifiche. Sapere quando lasciare che un dipendente commetta un errore da cui possono imparare e quando è necessario intervenire e istruirlo è un atto di equilibrio. Devi bilanciare le loro opportunità di imparare e crescere contro il danno che potrebbero fare a loro stessi, alla loro squadra e alla compagnia.
- Fornire feedback negativo: quando un manager deve intervenire e controllare l'attività della squadra o di un individuo, è spesso necessario dare un feedback negativo. Assicurati di farlo correttamente come descritto qui.
- Monitorare i progressi della tua squadra: per molti, la gestione dei progetti è il loro primo ruolo di gestione. Nei passaggi per il successo della gestione del progetto, vediamo anche il compito di monitorare il team.
- Il tuo capo ti sta osservando: i manager hanno l'obbligo nei confronti della loro azienda di monitorare le attività dei propri dipendenti per garantire la conformità alle leggi e alle politiche applicabili. Monitorate il loro comportamento, la loro adesione al codice di abbigliamento, il modo in cui salutano i clienti. La necessità di monitorare le loro attività elettroniche è altrettanto grande e le ragioni sono le stesse. Assicurati di far sapere ai dipendenti che sono monitorati. Fai sapere loro cosa viene monitorato e perché. Fai sapere loro cosa è accettabile e cosa no.