Attività commerciale

Per quanto tempo le risorse umane devono essere conservate?

Heads Up: leggi federali e leggi statali possono differire

Una delle grandi cose delle risorse umane è che abbiamo tonnellate di documenti. Tonnellate e tonnellate e tonnellate. Certo, molti di questi sono elettronici in questi giorni, ma il principio rimane. HR tiene il registro. E abbiamo bisogno di tenere quei documenti, ma per quanto tempo?

Ecco le linee guida di base per la conservazione dei record delle risorse umane. Ricorda, tuttavia, che le leggi dello stato possono variare rispetto a queste linee guida. Se le leggi dello stato e le leggi federali sono in conflitto, tenere sempre i registri basati su qualsiasi requisito più lungo. È meglio mantenere qualcosa per troppo tempo che non abbastanza a lungo.

Record di assunzioni: 1 anno

È necessario salvare tutti i resumes, le note di intervista, le domande e le offerte di lavoro e anche un record delle ricerche attraverso il sistema di tracciamento dei candidati per un anno dopo che è stata presa la decisione di fare un'offerta di lavoro. Quindi, se intervisti un candidato, e l'intero processo si protrae per tre mesi, non è fino a quando non viene presa la decisione finale sull'assunzione che l'orologio inizi a ticchettare.

Perché devi farlo? Se qualcuno dovesse mettere in dubbio la tua decisione di assunzione, dovrai dimostrare che non stai discriminando illegalmente in alcun modo, forma o forma. Leggi come American Americans with Disabilities Act, Title VII e molti altri ti richiedono di dimostrare che sei conforme. Mantenere questi record ti aiuta a farlo.

Record dei test sulle droghe: 1 anno o 5 anni per lavori di trasporto

Se hai bisogno di test anti-droga per il pre-impiego, è parte del record di assunzione e dovresti conservare una copia dei risultati per un anno. Se esegui ulteriori test anti-droga, a causa di un incidente sul lavoro o come parte di un controllo casuale, devi anche mantenere questi record per un anno. Tuttavia, se si è soggetti alle normative sui trasporti, il periodo di tempo minimo per i record dei test antidroga è di cinque anni.

Payroll / Timecard, Etc .: 3 anni minimo, 5 anni dopo la risoluzione raccomandata

La legge richiede che tu conservi questi documenti per tre anni, ma recenti cause legali significano che sarebbe più intelligente per te mantenerli più a lungo. Si desidera mantenere un registro di quanto è stato pagato ciascun dipendente e quante ore hanno lavorato per tutta la durata della propria azienda. Conserva i tuoi documenti per almeno cinque anni dopo che il dipendente se ne va, indipendentemente dalla ragione.

Per i dipendenti esenti, ovviamente, non è necessario mantenere record di tempo, poiché la loro retribuzione è la stessa indipendentemente dal numero di ore lavorate. Tuttavia, se hai mai erroneamente classificato un dipendente come esente quando avrebbe dovuto essere non esente, queste ore lavorate in record possono aiutarti a pagare gli straordinari dovuti.

Assicurati di includere il modo in cui la compagnia ha calcolato i salari. Ad esempio, è necessario tenere traccia della retribuzione, dello stipendio più una commissione, degli straordinari, del lavoro a cottimo o della retribuzione oraria regolare.

È necessario farlo non solo per questioni fiscali e retributive, ma molte altre decisioni si basano sul numero di ore lavorate. Ad esempio, l'idoneità per FMLA dipende dal numero di ore lavorate in un anno. Se si dispone di un dipendente esente a tempo parziale, è possibile prendere in considerazione la necessità di richiedere una registrazione temporale per determinare l'idoneità FMLA. Devi anche essere in grado di dimostrare che hai pagato i tuoi lavoratori per tutte le ore in cui hanno lavorato.

Modulo I-9: 3 anni dopo il noleggio, 1 anno dopo il termine, a seconda di quale periodo è successivo.

Mantenere il modulo I-9 del dipendente, conservato separatamente dai record del personale, per tre anni dopo aver assunto il dipendente e per un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale data è successiva.

Informazioni sulle prestazioni sanitarie / previdenziali: 6 anni

Devi tenere i registri dei tuoi piani per tutti i tuoi benefici per un minimo di sei anni. I tribunali hanno affermato che se un dipendente ti fa causa, dicendo che merita una pensione più alta, ad esempio, è responsabilità del datore di lavoro dimostrare che non devono più, non la responsabilità del dipendente di dimostrare che lo fanno. Conserva tutte queste descrizioni del piano di riepilogo.

Se hai ex dipendenti che sono idonei per COBRA, estendendo i loro benefici per la salute, dovresti tenere quei record per sei anni solo per essere sicuri. La legge non specifica la conservazione, ma poiché potrebbe applicarsi ai sensi della legge sulla sicurezza dei redditi da lavoro dipendente (ERISA), questa legge richiede la conservazione per sei anni. Per essere al sicuro, non buttare fuori quei dischi.

Record FMLA: 3 anni

Quando un dipendente richiede FMLA, è necessario mantenere quella traccia cartacea, anche se si nega il congedo. Assicurati di tenere traccia del congedo di ogni dipendente - quando è iniziato e quanto tempo è stato utilizzato. Se il dipendente ha FMLA intermittente, assicurarsi di tenere traccia di ogni congedo e documentare il numero di ore utilizzate. Le date e il numero di ore devono essere documentati. Ricorda che il congedo intermittente può essere utilizzato per alcune ore al giorno o per alcuni giorni in una settimana. Documenta tutto e conserva quei record.

Ricorda, questo non è un elenco completo e si applica solo agli statuti federali. Potresti essere soggetto a ulteriori leggi sulla conservazione dei documenti se, ad esempio, sei un contraente federale o il tuo stato ha standard diversi. In caso di dubbio, non buttarlo fuori.

È possibile accedere a ulteriori risorse sulla tenuta dei registri e sulla segnalazione obbligatoria presso la Società per la gestione delle risorse umane (SHRM).

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.

Raccomandato
Il business della musica, in generale, non è formale come alcune altre aziende. Lavorare in jeans è abbastanza normale, e a volte il lavoro comporta l'ascolto di musica dal vivo e un paio di drink. Ma la cosa che spesso separa coloro che possono guadagnarsi da vivere nell'industria musicale da coloro che non possono farlo è la possibilità di godere di questi benefici mentre prendono sul serio il lavoro. In
Sappiamo quali sono i regali che il tuo manager vuole davvero Stai pensando di far fare al tuo capo un regalo per il suo compleanno, le vacanze o un'altra occasione speciale? Comprare un regalo per il tuo capo può essere complicato perché vuoi ottenere qualcosa che sia un bel sentimento e anche utile, ma non esagerato dove sembra che tu sia un po 'bruno-noser.
Opzioni di carriera per studi ambientali / Science Majors Le major di studi ambientali o di scienze ambientali (ES) studiano una vasta gamma di argomenti e possono avere diversi tipi di opzioni professionali. Se sei uno studente in questi campi, avrai bisogno dell'atteggiamento scientifico per comprendere e applicare concetti complessi in biologia, chimica, geologia e fisica e imparerai ad applicare le capacità analitiche sia quantitative che qualitative per risolvere i problemi e interpretare i dati di ricerca.
Ti interessa una carriera a Kmart? Di proprietà della Sears Holdings Corporation, la consociata di merchandising di massa gestisce negozi full-line e specializzati in 47 stati e online. Le opportunità di lavoro sono disponibili in una vasta gamma di categorie, tra cui addetti alle vendite, assistenza clienti, settore automobilistico, riparazioni, prevenzione delle perdite, servizi per i membri, risorse umane e gestione.
L'esercito ha più MOS (Specialità professionali militari) arruolate o posti di lavoro, rispetto a qualsiasi altro ramo - quasi 200 MOS separati. L'Esercito è l'unica branca in cui ogni singola recluta spedisce alla formazione di base con un lavoro garantito nel suo contratto di arruolamento. L
Il diritto degli Stati Uniti al diritto del lavoro a volte è confuso con quello del lavoro a volontà o semplicemente non significa quello che alcuni pensano che faccia. Ad esempio, ciò non significa che tutti i cittadini statunitensi hanno il diritto di lavorare se lo desiderano. Mentre questo è generalmente vero, non è il diritto al lavoro che significa in legalese. In