Come dare un feedback ai dipendenti difensivi

Il feedback è uno degli strumenti più potenti nel toolkit del manager per rafforzare le prestazioni sul posto di lavoro.

• Il feedback positivo si concentra sull'individuazione e il rinforzo dei comportamenti che promuovono alte prestazioni.
• Il feedback costruttivo, spesso definito come feedback negativo, è focalizzato sull'identificazione e sulla promozione di cambiamenti nei comportamenti che riducono le alte performance.

Il feedback efficace è specifico per il comportamento (negativo o positivo) e consegnato il più vicino possibile al verificarsi. Mentre i professionisti motivati ​​apprezzano un feedback positivo e costruttivo, i manager sono spesso a disagio nel consegnarlo, in particolare qualsiasi cosa sia considerato negativo. Nei sondaggi e negli studi di ricerca, i manager che hanno difficoltà a fornire feedback costruttivi sono preoccupati che non saranno graditi o che temono di creare un incidente offrendo critiche.

Seguendo e praticando i suggerimenti delineati in questo articolo, il manager può eliminare la paura di fornire feedback negativi e trasformare la conversazione in un evento costruttivo.

10 suggerimenti per aiutarti a fornire feedback negativo:

1. Metti sotto controllo le tue emozioni. Non vuoi criticare le azioni di qualcun altro quando sei arrabbiato o arrabbiato. Se gli animi sono caldi, prenditi il ​​tempo di lasciar raffreddare le cose. Mentre un feedback efficace e costruttivo viene consegnato il più vicino possibile al caso osservato, se la situazione si surriscalda, è bene programmare un incontro per il giorno successivo.
2. Non inviare mai feedback negativi davanti ai membri del team . Trova un posto privato. Conduci la riunione nel tuo ufficio o pianifica una sala conferenze per la discussione sul feedback.

1. Concentrati sul comportamento osservato, non sulla persona. Ricorda, lo scopo del feedback costruttivo è eliminare i comportamenti che riducono le prestazioni elevate. Se l'individuo percepisce di essere attaccato personalmente, si girerà rapidamente sulla difensiva e l'opportunità di una discussione significativa andrà persa.
2. Sii specifico . Il feedback efficace è specifico. Suggerire, "John, sei sicuro che questo è falso , " potrebbe essere vero, ma non dice a John cosa ha fatto di sbagliato. Lo stesso vale per dire a Mary che è in ritardo per lavorare troppo spesso. Invece, descrivi il comportamento molto specifico e identifica le implicazioni commerciali del comportamento. Ad esempio: "Mary, quando sei in ritardo per il tuo turno, ci impone di tenere qualcuno fuori dal turno precedente, questo ci impone di pagare gli straordinari, disturba il tuo collega e può ridurre la qualità se non capisci il tuo specifico lavoro. Capisci?

1. Sii tempestivo . Se hai mai ricevuto una lunga lista di commenti di feedback negativi su una revisione annuale del rendimento, capisci quanto sia inutile questo input per molto tempo dopo il fatto. Il feedback di tutti i tipi dovrebbe essere dato il prima possibile dopo l'evento.
2. Rimani calmo . Indipendentemente da quanto sei sconvolto, non paga mai perdere il controllo delle tue emozioni. Come indicato sopra, se hai bisogno di tempo per raccogliere le tue emozioni, rimanda la discussione qualche ora o al massimo un giorno. Ricorda a te stesso che l'intento del feedback è quello di promuovere il miglioramento e affrontare la discussione con questo atteggiamento positivo.

1. Riaffermare la tua fede nella persona . Rafforza la fase tre, ma qui dici che hai ancora fiducia in loro come persona e nelle loro capacità; sono solo le loro prestazioni che vuoi che cambino. Dì qualcosa come "sei un buon rappresentante del servizio clienti, quindi sono sicuro che vedi la necessità di essere più paziente con i clienti."
2. Smetti di parlare e invita l'altra parte a impegnarsi . Dopo che hai detto alla persona quali azioni specifiche e recenti sono state inappropriate, e perché, smetti di parlare. Offri all'altra persona la possibilità di rispondere alle tue affermazioni e fare domande di chiarimento.

1. Definire e concordare un piano d'azione reciprocamente accettabile. Concordare le prestazioni future appropriate per il dipendente. Se ci sono cose specifiche che il dipendente deve iniziare a fare o deve smettere di fare, assicurarsi che siano chiaramente identificate. Se c'è qualcosa che devi fare, magari una formazione aggiuntiva per il dipendente, concorda anche su questo.
2. Stabilire un tempo per il follow-up. Impostare una data e un orario chiari per rivedere le azioni e il miglioramento è una parte importante del processo di feedback. Stabilisce la responsabilità e migliora la probabilità di miglioramento delle prestazioni.

E ricorda, dopo aver fornito il feedback costruttivo e concordato una risoluzione e un piano di follow-up, andare avanti con il lavoro. Non nutrite cattiva volontà nei confronti del dipendente perché hanno commesso un errore. Non aleggiare su di loro per paura di commettere un altro errore. Monitora le loro prestazioni come fai tutti i dipendenti, ma non ossessionare.