Tempo di fatturazione 101
Il monitoraggio e il tempo di fatturazione per i clienti è una parte importante e inevitabile del lavoro in uno studio legale. I partner, i soci, i paralegali, il personale di supporto per le controversie legali e altri cronometristi fatturano il loro tempo in incrementi di sei, dieci o quindici minuti, a seconda della politica aziendale e delle direttive dei clienti. Se non si riesce a fatturare il tempo, l'azienda non può fatturare il cliente e l'impresa non viene pagata. Pertanto, il cronometraggio è una funzione vitale per il successo dello studio legale.
All'aumentare delle spese legali, i clienti sono diventati più attenti ai costi e esperti di tecnologia. Di conseguenza, i clienti stanno esaminando le fatture legali più da vicino e impiegano una varietà di applicazioni database per ordinare e analizzare elettronicamente i dati di fatturazione. Una crescente tendenza alla fatturazione elettronica (fatture elettroniche) ha sottoposto a fatture legali un maggiore controllo, negoziazione e contenzioso.
Indipendentemente dal fatto che tu sia nuovo al tempo di fatturazione o un veterano del tempo, i suggerimenti qui sotto possono aiutarti a creare voci temporali puntuali, accurate e precise.
Descrivere le descrizioni dettagliate di fatturazione
Le descrizioni dettagliate delle attività sono una componente fondamentale di una fattura ben redatta. È importante che la descrizione dei tuoi sforzi contenga dettagli sufficienti per consentire al revisore di valutare la natura e il merito del compito.
Trovare il giusto equilibrio tra brevità e dettaglio può essere difficile. Una descrizione del compito troppo lunga e prolissa aumenta l'ambiguità e diluisce la comprensione. Una descrizione troppo breve rende difficile valutare l'adeguatezza del compito svolto e il tempo impiegato. Ad esempio, frasi superficiali come "revisione di file", "preparazione di prova" e "revisione di documenti" fanno poco per raccontare la storia di ciò che hai fatto e perché ti sei impegnato in un particolare compito. Invece di "revisione del documento", una descrizione migliore è "Revisione del secondo gruppo di interrogatori dell'attore".
Evita la fatturazione a blocchi
La fatturazione in blocco è la pratica di elencare un gruppo di attività in un riepilogo di blocco in un'unica voce temporale. Ad esempio: "Bozza di richieste di interrogatorio; conferenza telefonica con il dott. Brown: relazione degli esperti; riassumere la deposizione di Mr. Smith; rivedere e revisionare la corrispondenza con il difensore avversario. 7, 3 ore. "
I clienti riconoscono la fatturazione in blocco come una strategia per mascherare l'inefficienza. Inoltre, molti tribunali non consentono la fatturazione in blocco perché ostacola un rimborso effettivo delle spese legali a seguito di un giudizio. Un modo più efficace di fatturazione consiste nel classificare separatamente ciascuna attività indipendente e il tempo corrispondente.
Registra tempestivamente
Registrare il tempo immediatamente dopo aver completato un'attività è il modo migliore per garantire la precisione. Cercare di ricostruire dopo un giorno le attività di un giorno (o della settimana o dei mesi) è difficile e incoraggia il "riempimento" del tempo (aumentando il tempo effettivo speso per un'attività per colmare le lacune di tempo non trascorso).
Potrebbe non essere pratico inserire ogni attività nel tuo software di cronometraggio nel momento in cui lo completi. Pertanto, è consigliabile sviluppare un sistema per la registrazione del tempo che incoraggi il cronometraggio tempestivo. Alcuni cronometristi dettano ogni compito immediatamente dopo averlo eseguito e averlo trascritto alla fine della giornata. Altri trovano più facile tenere un quaderno del tempo, registrando ogni attività manualmente e quindi inserendola (o facendola entrare segretamente) alla fine del giorno, della settimana o del periodo di fatturazione.
Ricorda il tuo pubblico
Come ogni documento che preparate per la revisione di un altro, è importante tenere a mente il vostro pubblico quando registrate le voci del tempo. Potresti conoscere l'individuo che esamina le tue fatture, forse il consulente interno assegnato al file. Capisci, tuttavia, che la revisione potrebbe non finire qui. In molti casi, una fattura viene elaborata da un numero di individui a vari livelli all'interno e all'esterno dell'azienda, inclusi professionisti legali, contabili con la società cliente e revisori di terze parti. Nel registrare il tuo tempo, è meglio evitare le abbreviazioni, lo slang e il gergo complesso.
Usa una terminologia legale concisa, ma ricorda che i tuoi timesheet possono essere esaminati da persone che non sono addestrate nella legge.
Familiarizzare con le politiche di fatturazione dei clienti
Ogni cliente ha le proprie politiche e procedure di fatturazione. Queste politiche sono spesso contenute nella lettera di fidelizzazione o di impegno del cliente. Queste politiche di fatturazione possono stabilire limiti di personale, linee guida di bilancio, politiche di esborso e linee guida specifiche per il cronometraggio. Diventando consapevoli delle regole di base sin dall'inizio, è possibile tenere conto in modo responsabile del proprio tempo e soddisfare le aspettative del cliente.
I clienti aziendali stanno facendo un maggiore uso della fatturazione basata sulle attività. La fatturazione basata su attività tiene traccia della fatturazione di un'impresa in caso di controversia. Ad ogni attività sostanziale viene assegnato un codice computer preselezionato dal cliente. La fattura codificata viene quindi smistata e analizzata elettronicamente, consentendo un'analisi approfondita di una fattura. Parte della familiarizzazione con le politiche di fatturazione dei clienti sta imparando e applicando correttamente la miriade di codici di fatturazione specifici basati su attività specifici per ogni cliente.